Tiedolla johtaminen Business Intelligenceä hyödyntäen

Liiketoimintatiedon hallinta, Business Intelligence, on perinteisesti rakentunut talousdatan hyödyntämiseen. Suunnittelu- ja päätöksentekotieto on ollut talousjohtamisen väline sekä ylimmän johdon keino käydä keskustelua euromääräisistä faktoista.

Monissa yrityksissä ajurin roolissa on ollut taloushallinto. Iso osa energiasta on käytetty konsernin kuukausittaisten tuloslaskelmien sekä ennusteiden laatimiseen. Järjestelmät on viritetty tuottamaan tietoa, joka ei välttämättä ole kovin hyödyllistä liiketoimintayksiköiden päivittäisen ja viikottaisen johtamisen kannalta, mutta täyttää taloushallinnon tarpeet. Tämä tilanne on nyt muuttumassa.

Ajatus siitä, että tiedolla johtaminen kuuluisi vain tietyn, ylemmän organisaatiotason käyttöön, on auttamatta vanhentunut. Toki Business Intelligencen edistynein käyttäjäryhmä on edelleen talousjohto ja ylempi liiketoimintajohto. He tarvitsevat entistäkin enemmän tietoa päätöksenteon tueksi.

Datavetoisessa yrityksessä tiedolla johtaminen laajenee kuitenkin organisaation kaikille tasoille. Se myös ymmärretään vihdoin oikein — tarkoituksena on johtaa käytännön operatiivista toimintaa tiedolla, ei pelkästään raportoida tai täyttää kirjanpitovelvoitteita.

Tiedolla johtaminen tarvitsee Business Intelligen­cea, mutta se ei yksin riitä

Business Intelligence -järjestelmät kehittyvät jatkuvasti. Kyky analysoida, visualisoida ja muokata datasta tietoa, on kehittynyt isoin harppauksin. Päättäjä saa kokonaiskuvan yrityksen nykytilasta ja pystyy yhdistämään tilannekuvaan suuren määrän tietoa. Tämä toimii nykyisellään erinomaisesti.

Taloustiedon lisäksi käytettävissä on usein tuotantotietoa, projektitietoa ja asiakkuustietoa. Kaikesta tästä tiedosta saatu tilannekuva tukee käyttäjän operatiivisia tai strategisia päätöksiä, mutta johtaa usein myös jatkokysymyksiin. Erilaisten lisäselvityksinä tehtävien tulevaisuusskenaarioiden, simulaatioiden ja herkkyysanalyysien tekeminen laajentaa Business Intelligencen toimintakenttää. “Mitä tapahtui?” -kysymyksen rinnalle nousevat “Miksi?” ja “Mitä tulee tapahtumaan?”.

Näin Business Intelligence limittyy laajemman datan käytön ja analytiikan kanssa, osaksi laajaa tiedolla johtamisen kokonaisuutta.

Tiedolla johtaminen on siis Business Intelligencea laajempi käsite. Pohjimmiltaan tiedolla johtamisessa on kyse datavetoisen päätöksenteon — sekä siihen annetun valtuutuksen eli mandaatin — tuomisesta organisaation kaikille tasoille ja kaikkiin osiin.

Tämä on iso toimintakulttuurin muutos ja iso mahdollisuus. Onnistuessaan tiedolla johtaminen tuo nopeutta, joustavuutta, oikea-aikaisuutta, parantunutta asiakaspalvelukykyä, kustannustehokkuutta ja uusia innovaatioita sekä toimintatapoihin että tuotteisiin ja palveluihin. Epäonnistuessaan se jää korulauseiksi ja hukkaa organisaatiossa piileviä resursseja.

Yrityksen johtamisesta työn johtamiseen: tiedolla johtaminen laajenee kaikille organisaatio­ta­soil­le

Tiedolla johtaminen siirtää kehittämisen painopisteen yrityksen johtamisesta työn johtamiseen. Yritysjohdolla ja talousosastolla on usein jo Business Intelligence -järjestelmät ja niiden kehittämisen roadmap. Sen sijaan muilla organisaatiotasoilla ja toiminnoilla ei useinkaan ole ollut yhtä hyvin resursoitua ja oman toiminnan tarpeisiin sovitettua ratkaisua datavetoiseen tilannekuvan muodostamiseen ja tiedolla tuettuun päätöksentekoon.

Tiedolla johtaminen avaa useita näkökulmia ja tarpeita:

• oman työn johtaminen tiedolla (operatiivinen taso)

• tiimin työn johtaminen tiedolla (operatiivinen taso)

• asiakkuuksien johtaminen tiedolla (taktinen keskijohdon taso)

• toiminnan kehittäminen sekä tuotteiden ja palveluiden kehittäminen tiedolla (taktinen ja strateginen taso)

• liiketoimintayksiköiden ja yrityksen johtaminen tiedolla (strateginen taso)

Tiedolla johtamisen datalähteet, mittarit ja tarpeet ovat laajemmat kuin perinteisen Business Intelligencen. Näin täytyykin olla, sillä tiedon käyttäjillä on hyvin erilaisia tehtäviä roolista ja organisaatiotasosta riippuen.

Tiedolla johtaminen ja Business Intelligence tarvitsevat datastra­te­giaa: palasista on rakennettava kokonaisuus

Datastrategia rakennetaan tukemaan valittua liiketoimintastrategiaa. Tavoitteena on, että luodaan kokonaissuunnitelma yrityksen kaiken datan keräämiselle ja hyödyntämiselle. Näin pystytään pitkällä aikavälillä välttämään yksittäisratkaisut, jotka ovat kenties hankalasti liitettävissä yhteen tai joiden investoinnit ovat päällekkäisiä.

Yritys tarvitsee datastrategian, jotta sillä on tilannekuva tämänhetkisestä datan käytöstä kaikissa eri muodoissaan ja kokonaissuunnitelma, jolla datasta saadaan vaiheittain yhä enemmän liiketoimintahyötyjä. Se on siis näkemys datan roolista yrityksen kilpailukyvyn ylläpitämisessä ja kehittämisessä. Se tuo mukanaan teknologiavalintoja, toimintalinjauksia ja investointien priorisointia.

Datastrategia ottaa kantaa seuraaviin keskeisiin asioihin:

1. Mikä on organisaation teknologian ja osaamisen nykytila?

2. Mitä asiakkaat ja markkina haluavat ja missä kilpailijat menevät?

3. Mihin liiketoimintatavoitteisiin pyritään ja millaisten vaiheiden kautta?

4. Millaiset roolit ja vastuut tarvitaan asian läpiviemiseksi?

5. Mitä teknologiavalintoja tehdään ja mikä on kokonaisarkkitehtuuri datan hyödyntämiselle? Kuinka hankkeet projektoidaan?

6. Miten asiat jalkautetaan yrityksen kaikille tasoille ja millaista muutosjohtamista se vaatii?

Yksi datastrategian osa-alue on mahdollinen päätös keskitetyn data-alustan eli Data Platformin käyttöönottamiseksi. Sen avulla kaikista eri lähteistä tuleva data voidaan yhdistää samalle alustalle ja näin helpottaa käyttöä.

Datastrategian tehtävänä on ottaa kantaa pidemmän aikavälin valintoihin ja piirtää strategista karttaa. Kysymyksiä on runsaasti, eikä kaikkeen tarvita tarkkoja vastauksia, sillä jo kysymysten käsittely antaa paljon.

• Tavoitellaanko datan hyödyntämisellä ja tiedolla johtamisella myös täysin uusien, datavetoisten tuotteiden ja palveluiden kehittämistä?

• Pitäisikö tiedolla johtamisen muuttaa joitakin yrityksen ydinprosesseja?

• Mahdollistaako datan käyttö uudenlaisen tavan myydä, markkinoida tai palvella?

• Mitä kolmansien osapuolten datalähteitä voidaan hyödyntää ja kannattaako johonkin niistä varmistaa yksinoikeus ennen kilpailijoita?

• Onko itse liiketoimintamalli kehittymässä uuteen suuntaan?

• Millaisia eettisiä kysymyksiä datan laajamittaisessa käytössä pitää huomioida?

• Millaisia kumppaneita toteuttaminen edellyttää?

• Entä mitä datan aiempaa suurempi hyödyntäminen tarkoittaa rekrytointien ja henkilöstön kouluttamisen suhteen?

Fellowmind Finland on palkittu ja kokenut tiedolla johtamisen ja Business Intelligence -ratkaisujen kumppani

Fellowmind Finland on useina vuosina kansainvälisesti palkittu tiedolla johtamisen ja Business Intelligence -ratkaisujen kumppani. Tunnustusten lisäksi olemme toimineet jo vuosia mm. Qlik- ja Workday Adaptive Planning -kumppaniohjelmien Partner Boardeissa, joissa meillä on syvä keskusteluyhteys ja uusin tieto kehityksestä.

Tiedolla johtamisen ja Business Intelligence -ratkaisuihimme kuuluvat Microsoft, Qlik, Workday Adaptive Planning ja uusimpana tulokkaana CCH Tagetik. Kaikki edustavat maailman kärkeä ja meille on kunnia-asia olla alan johtava toimittajakumppani.

Lisätietoja:

Johdetaanko yritystäsi aidosti tiedolla? Perustuvatko liiketoimintapäätöksesi oikeaan tietoon? Jos haluat keskustella yrityksesi kehittämisestä kohti aitoa datavetoista liiketoimintaa, ota yhteyttä meihin - autamme mielellämme sinua!

Voit myös lukea aiemmin julkaisemat blogimme aiheesta: Mitä on Business Intelligence? ja Tiedätkö, miten BI olet? – Yrityksen kypsyys kohti Business Intelligencen hyödyntämistä ja kokonaisvaltaista tiedolla johtamista