Tuotannonohjaus­jär­jes­tel­män hankinta – osana ERP-hanketta

Teollisuusyrityksen tuotannonohjaukseen soveltuvan järjestelmän hankinta on aina liiketoiminnan kehityshanke. Saat toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) päivityksestä tai uudesta järjestelmästä täyden hyödyn, kun lähestyt sitä keinona tehostaa toimintaprosessejasi — alkaen myynnistä ja tarpeesta, sisältäen tuotannon ja koko tuotteen elinkaaren hallinnan, päätyen toimitukseen ja asiakassuhteen hoitoon.

Tuotannonohjaus kattaa teollisuusyrityksen keskeiset tuotantoprosessin osat: tarvesuunnittelun (raaka-ainetarpeet, henkilöstötarpeet), materiaalivirrat, alihankinnan, valmistuksen ja kokoonpanon, varastoinnin, laadunhallinnan ja raportoinnin, palvelut, kumppaniverkoston palvelut, sisä- ja ulkologistiikan sekä jakelun.

Varsinaisen teollisen valmistuksen ohella myös yrityksen palveluliiketoiminta, myynti ja markkinointi sekä huolto- ja ylläpitotoiminta ovat parhaimmillaan hallittavissa yhdellä yhtenäisellä liiketoiminta-alustalla. Dataohjattu liiketoiminta perustuu siihen, että kaikki keskeiset järjestelmät ovat yhteydessä toisiinsa ja tieto ei pääse siiloutumaan erillisjärjestelmiin.

Tuotannonohjausjärjestelmälle asetettavat tavoitteet eivät rajoitu vain teollisuusyrityksen sisälle. Yhä useammin liiketoiminta edellyttää yrityksen ekosysteemin huomioimista: alihankkijoilla, kumppaneilla ja jälleenmyynti- sekä jakeluketjulla on kasvavia tietotarpeita saatavuuteen, tilauksiin, erikoiseriin, huoltoon ja tuotteen elinkaareen liittyen.

Kaikkea ei tarvitse uudistaa kerralla, mutta järjestelmää valitessa kannattaa panostaa ratkaisuun, joka kehittyy yrityksesi tulevien tarpeiden mukana. Hyvä järjestelmä joustaa liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

Teollisuusy­ri­tyk­sen tuotannonoh­jaus: tavoitteet ja tarpeet

Tuotannonohjausjärjestelmän hankinta vastaa kolmentasoisiin tavoitteisiin. Tyypillisiä tavoitteita ovat mm. seuraavat:

• Liiketoiminnan tavoitteet: ratkaisu mahdollistaa kasvun, tehokkuushyödyt ja uusien tuotteiden ja palveluiden tarjoamisen asiakkaille.

• Teknologiaan liittyvät tavoitteet: ratkaisu yhtenäistää käytössä olevia järjestelmiä tai korvaa vanhentunutta teknologiaa ja mahdollistaa dataohjatun toiminnan.

• Hankekohtaiset tavoitteet: ratkaisulla voidaan hakea esimerkiksi yhtenäistä toimintamallia eri liiketoimintojen tai maayksiköiden välille. Usein hankkeilla on myös tiettyjä taloushallinnon tarpeita, jotka ovat syntyneet liiketoiminnan kehittyessä ja laajentuessa sekä erilaisten säätelyyn ja raportointiin liittyvien velvoitteiden pohjalta.

Järjestelmän hankinta ja käyttöönotto ei ole pelkkä IT-hanke, vaan liiketoiminnan kehityshanke. Siksi omistajuus tulee olla liiketoiminnoilla ja kaikkien keskeisten päättäjien on oltava hankinta- ja käyttöönottoprosessin tukena.

Teollisuusyrityksen erityistarpeet vaativat toimialalle sopivaa ratkaisua ja kokenutta ratkaisutoimittajaa:

• Valmistavan teollisuuden keskeisiä kehityskohteita on tuotantoprosessi ja sen ohjaaminen. Valitun ratkaisun tulee olla tähän käyttöön suunniteltu.

• Tyypillisesti tuotannollisilla yrityksillä korostuu myös kysynnän ennakointi sekä materiaalivirtojen ja varastonhallinnan merkitys.

• Keskeisellä sijalla on myös suunnitteluprosessi sekä tuotannon rakenteesta riippuen jopa tuhansiin nousevien tuotevariaatioiden hallinta. Tuotteiden valmistuksessa yleistyvät jatkuvasti asiakaskohtaiset tuotekonfiguraatiot sekä asiakaskohtaisesti kustomoidut tuotteet.

• Ratkaisun on katettava tuotteen elinkaaren hallinta ja tuotteiden jäljitettävyys.

• Perustoiminnallisuutena tarvitaan myös asiakkuudenhallinta ja jakelunketjun hallinta.

• Kiinnostava mahdollisuus on myös perinteisen “valmista ja myy” -liiketoimintamallin muuttaminen palvelumalliseen liiketoimintaan, vuokraukseen tai leasingiin. Tällöin järjestelmän on tuotettava tarkkaa tietoa vuokratun tuotteen elinkaaresta ja sopimusten kannattavuudesta.

• Myös laadun hallinnan tulee kattaa kokonaisprosessi, kuten saapuvan tavaran tarkastukset, tuotannon laadun valvonta, poikkeamien kirjaus ja hallinta, lähetysten tarkastukset, asiakasreklamaatiot ja hyvityslaskut.

Tuotannonohjaukseen liittyy toisaalta yleisiä tarpeita, jotka eivät ole tiukasti sidoksissa teolliseen toimintaan, vaan toistuvat samankaltaisina kaikissa toiminnanohjausjärjestelmäänsä uudistavissa yrityksissä:

• Talouden ohjaus niin, että kaikki keskeiset prosessit saavat ja tuottavat mahdollisimman reaaliaikaista tietoa. Tilannekuvan tulee olla ajantasainen.

• Automatisointi ja manuaalisten työvaiheiden vähentäminen.

• Älykkäät toiminnot, jotka tarkkailevat, muistuttavat, varoittavat ja viestivät ennalta asetettujen sääntöjen mukaisesti.

• Liitettävyys yrityksesi nykyisiin järjestelmiin, jotta toimintaa voidaan suunnitella ja ohjata mahdollisimman yhtenäiseltä alustalta.

• Käytön ulottaminen hallinto-, talous- ja johtotasolta mahdollisimman laajasti myös tuotanto- ja palveluhenkilöstön käyttöön. Laajasti käytetty järjestelmä tuo laajimmat hyödyt.

• Helppo käytettävyys ja mobiilikäytön tai käsipäätteiden tuki.

• Data helposti hyödynnettävässä muodossa eri ratkaisujen välillä, jotta tieto ei siiloudu eri järjestelmiin.

Edellä kuvattujen toiminnallisuuksien lisäksi yhä tärkeämmäksi osa-alueeksi uudistumistarpeissa nousee asiakaskeskeisyys. Perinteisessä maailmassa riitti, että toimitus ja laskutus onnistuvat. Nyt kilpailukykyä tuo myös asiakaskokemus.

Kasvava palveluvalikoima ja asiakkaan vaatimus palvelutoiminnoille tuo tuotannolliset yritykset yhä lähemmäksi palveluyrityksille tyypillistä toimintaa. Asiakas on tottunut odottamaan nopeaa palvelua, ajantasaista tietoa, pitäviä toimitusaikatauluja ja ripeää poikkeustilanteiden käsittelyä. Tämä luo mahdollisuuksia teollisuusyrityksille, jotka ovat aidosti datajohdettuja ja pystyvät hyödyntämään tietoa kilpailuetunaan.

Teknologia luo mahdollisuuksia automatisoida palvelutoimintoja ja palvella asiakkaita 24/7. Nykyaikaisen järjestelmän avulla asiakkaalle voidaan tarjota esimerkiksi läpinäkyvyyttä juuri hänen tilauseränsä etenemiseen. Asiakkaan tilaushistorian perusteella voidaan myös ennakoida tulevia asiakastarpeita ja olla proaktiivisesti yhteydessä asiakkaaseen jatkomyynnin ja palvelutarpeiden osalta.

Näin hankit kattavan järjestelmän tuotannonoh­jauk­sen ja koko teollisuusy­ri­tyk­se­si käyttöön

Hankintaprosessi käyttöönottoineen voi olla hyvinkin nopea, kun hyödynnät teolliseen toimintaan valmiiksi paketoitua ja konfiguroitua ratkaisua sekä kokenutta toimittajakumppania. Ylipäätään perinteiset pitkät määrittelyprojektit ennen varsinaista käyttöönottoa ovat historiaa, sillä valmiiksi valikoidut toiminnallisuudet ja etukäteen tehty parametrointi nopeuttavat projektia huomattavasti. Huomioi hankintaprosessissa seuraavat vaiheet:

• Suhtaudu hankkeeseen kehityspolkuna: Kyseessä ei ole yksittäinen projekti. Nyt hankittava järjestelmä on alusta tulevalle kehitystyöllesi, joten huomioi roadmapilla myös tulevien vuosien tarpeet.

• Selkiytä liiketoiminnan tarpeet ja mieti, miten voisit tehostaa nykyisiä prosessejasi: Näin uusi järjestelmä ei vain toista vanhaa toimintatapaa vaan mahdollistaa nykyistä enemmän.

• Selvitä toimittajakumppaneita ja eri ratkaisuja: Tarvitset järjestelmän lisäksi kokeneen konsultin, joka auttaa toteuttamaan hankkeen ja mahdollisuuksien mukaan liittämään ratkaisuun myös muut keskeiset järjestelmäsi.

• Tee esiprojekti: Vertaa eri järjestelmävaihtoehtoja ja toimittajakumppaneita. Yllätyt, kuinka paljon tämä vaihe auttaa vielä tarkentamaan lopullista tarvemäärittelyäsi. Esiprojekti tai Proof of Value (POV) auttaa varmistamaan ratkaisun soveltuvuuden juuri sinun tarpeisiisi ja lähtötilanteeseesi.

• Selvitä vaiheittaista käyttöönottoa: Liiketoimintaasi ei pidä tulla katkoa käyttöönoton vuoksi. Suunnittele yhdessä toimittajakumppanisi kanssa vaiheistettu käyttöönottomalli. Tavoitteena on saada heti ensi askeleista lähtien konkreettisia hyötyjä - ei vasta projektin päättyessä. Pitkät projektit ovat muutenkin hankalia, sillä liiketoiminnan tarpeet ovat kenties jo ehtineet muuttua sen aikana.

• Hanki helppokäyttöisyyttä: Toiminnanohjausjärjestelmä on osa laajempaa liiketoiminta-alustaa, joka kuuluu yrityksesi tuotannonohjaajien mutta myös koko henkilöstösi käyttöön. Siksi käytön on oltava helppoa ja käyttäjien koulutukseen kannattaa panostaa.

• Jatka kehitystyötä käyttöönoton jälkeen: Yrityksesi liiketoimintatarpeet kehittyvät jatkuvasti. Hyvä järjestelmä muuntuu ja skaalautuu niiden mukana, ja toimii alustana, jonka varaan uudet tuotteet ja palvelut rakentuvat.

Ratkaisuna Dynamics 365 Template for Manufacturing

Palvelemme teollisuusyrityksiä Microsoft Dynamics 365 -ratkaisun avulla. Olemme kokenut teollisuuden tuotannonohjauksen toimittajakumppani ja Microsoftin useaan kertaan palkitsema partneri.

Olemme paketoineet teollisuusyrityksen parhaat käytännöt ja prosessimallit valmiiseen Dynamics 365 Template for Manufacturing -ratkaisuumme. Tähän markkinoiden johtavaan Microsoft-teknologiaan pohjautuvaan ratkaisukokonaisuuteen olemme valinneet tuotannolliseen toimintaan sopivat lisäarvotuotteet ja toimialakohtaiset laajennukset. Voit valita kokonaisuuteen tarpeittesi mukaan esimerkiksi PLM-ratkaisun tai tuotekonfiguraattorin. Kokonaisuus on valmiiksi parametroitu ja erittäin nopea ottaa käyttöön.

Näin hyödyt Dynamics 365 Template for Manufacturing -ratkaisustamme:

• Vastaa nykyisiin ja tuleviin tarpeisiisi: Perustuu Microsoft Dynamics 365 -toiminnanohjausjärjestelmään (Finance ja Supply Chain Management tai Business Central), joka on skaalautuva ja tehokas, helposti integroitavissa muihin Microsoft-ratkaisuihin sekä mahdollistaa kaikkien Microsoft-ekosysteemin lisäarvopalvelujen käytön.

• Toimialallesi etukäteen sovitettu: Sisältää valmiiksi parhaat käytännöt ja etukäteen poimitut ratkaisulaajennukset valmistavan teollisuuden tai palveluliiketoiminnan tarpeisiin. Vähäinen räätälöinnin tarve.

• Nopeasti käyttöönotettavissa: Valmiiksi parametroitu kokonaisuus ja ketterä toimitusmalli lyhentää olennaisesti järjestelmän käyttöönottoprojektin kestoa.

• Skaalautuva pilviratkaisu: Toimitetaan pilvipohjaisena, jolloin ylläpito ja päivitys on mahdollisimman vaivatonta. Järjestelmä kytkeytyy Azure-pilveen, joka tuo skaalautuvuuden ja reaaliaikaisuuden.

• Otetaan käyttöön heti omalla datallasi: Valmiiksi paketoidussa ja ratkaisulaajennuksiin pohjautuvassa toimitusmallissamme aikaa kuluu mahdollisimman vähän asiakaskohtaiseen sovittamiseen — pääset heti käyttämään järjestelmää omalla datallasi ja testaamaan todellista käyttöä.

Ratkaisutoimittajan rooli onnistuneessa järjestelmäuudistuksessa on keskeinen. Fellowmind on kokenut kumppani, joka osaa lähestyä hanketta liiketoimintasi tarpeista lähtien. Kokeneet konsulttimme tuntevat teollisuusyritysten tarpeet ja osaavat tukea prosessien tehostamisessa ja työnkulun sujuvoittamisessa. Vaiheistetun käyttöönoton ja ketterän toimitusmallin ansiosta hankkeessa voidaan edetä vaiheittain — pitkät ja työläät määrittelyprojektit ovat historiaa.