Työajanseuranta­jär­jes­tel­män hankinta – tehoa kenttätyöhön

Field Service -organisaatiot tekevät huollon, kunnossapidon ja valvonnan tehtäviä. Samaan liikkuvan työn ryhmään voi sijoittaa monet turvapalveluihin, kenttämyyntiin ja palveluliiketoimintaan liittyvät työt. Nykyaikaisen, liikkuvan kenttätyön tehokkuus edellyttää jatkuvaa optimointia, reititystä, resursointia ja työajan hallintaa.

Työajanseuranta kytkeytyy kenttäorganisaatioissa laajempaan kokonaisuuteen, jossa työtä optimoidaan etähuollon, ennakoivan huollon, laitteiden elinkaaren seurannan ja tekoälyn avulla.

Moderni Field Service -järjestelmä lisää tehokkuushyötyjen ja ohjattavuuden ohella myös asiakastyytyväisyyttä ja työntekijöiden työhyvinvointia. Kyse on paljon muustakin kuin työajan kirjaamisesta ja seurannasta.

Työnajanseu­ran­ta on tuottavuus- ja työhyvinvoin­ti­ky­sy­mys

Työajan seuranta on työnantajan lakisääteinen tehtävä. Työhyvinvointi ei kuitenkaan riipu vain työtuntien kirjaamisen ja raportoinnin helppoudesta sekä ylitöiden välttämisestä. Suurin työhyvinvointia lisäävä tekijä on työn sujuvuus ja työn imu: mielekäs, motivoiva tapa tehdä töitä.

Field Service -ratkaisun avulla sujuvoitat työntekijöittesi päivittäistä työtä. Reitität heidät oikea-aikaisesti oikeaan paikkaan ja päivität heidän työkalenteriaan myös päivän aikana sen mukaan, miten työt sujuvat. Voit myös tuoda edistyneitä kenttätyön tukiominaisuuksia suoraan mobiililaitteisiin, kuten kentälle tarjottavan etätuen, jolla ratkotaan tiimityönä yksittäisen asentajan tai huoltohenkilön kohtaamia ongelmia. Tämä lisää työn mielekkyyttä ja aikaansaamisen tunnetta.

Field Service -ratkaisua käyttämällä työntekijäsi kirjaa samalla oman työajan. Työaikaa voi kertyä myös automaattisen seurannan perusteella. Kaikki tapahtuu kätevästi mobiililaitteella. Työläs manuaalinen kirjaaminen poistuu ja riski virheisiin vähenee. Mobiililaitteella on myös päivittyvä työlista kaikkine tarvittavine taustatietoineen.

Yrityksesi johto ja esimiehet pysyvät ajan tasalla tilanteesta, kun kaikki kenttätyöntekijäsi käyttävät reaaliaikaisesti Field Service -ratkaisua työvälineenään liikkuessaan kentällä. Näin yrityksesi on helppo reagoida erikoistilanteisiin, poikkeamiin, poissaoloihin tai vain yksinkertaisesti työtehtävän keston pidentymiseen ja siitä aiheutuvaan aikataulujen uudelleenjärjestelyyn.

Tehokkuus­hyö­ty­jä ja parempi asiakasko­ke­mus

Kattavan Field Service -ratkaisun tuomat tehokkuushyödyt yrityksellesi ovat moninaiset:

• Suunnittelusi on dynaamista, ja se perustuu kulloiseenkin resurssi- ja työtilanteeseen päivittyen yksittäisen työpäivän aikana.

• Reititys ja resurssien optimointi helpottuu, kun kaikki käyttävät yhtenäistä alustaa päivän töiden suunnitteluun ja ohjaukseen. Tämä näkyy työajan tehostumisena sekä esimerkiksi polttoainekulujen vähenemisenä.

• Viive kulloisenkin hetken tilannekuvan saamisessa on mahdollisimman pieni; tieto liikkuvan työn tapahtumista on ajantasaista.

• Työvuorot ja työpäivän sisäisen optimoinnin voit järjestää niin, että vältätte kalliita ylityötunteja.

• Voit yhdistää kenttätyön ohjaukseen myynnin ja asiakaspalvelun keskeisiä toimintoja. Näin toisiinsa liittyvien työvaiheiden työnkulku on sujuvaa ja helppoa.

• Sujuva keino järjestää asiakaskohtainen, todelliseen käytettyyn työaikaan perustuva laskutus ja dokumentointi.

• Analysoimalla dataa todellisesta työajasta ja työnkulusta, voi kenttätyötä toteuttava organisaatiosi antaa asiakkaalle tarkempia ja onnistuneempia tarjouksia. Ali- ja ylihinnoittelun riski vähenee.

• Tarkka seuranta mahdollistaa olemassa olevien ylläpito- tai huoltosopimusten tarkan kannattavuuslaskennan.

• Tehokkaiden työtuntien määrä kasvaa, kun työntekijöittesi aikaa ei kulu turhaan siirtymiseen tai tiedon etsimiseen. Hukkareissujen määrä vähenee, tarvikkeiden etsiminen vähenee ja tarpeeton tyhjäkäynti poistuu.

• Töiden raportointi asiakkaille helpottuu ja automatisoituu. Asiakkaan käyttöön voit tarjota aina täydellisen tapahtumahistorian.

• Voit pyytää asiakkaaltasi sähköisen kuittauksen tehtyistä töistä, jolloin syntyy laskutusperuste ja varmuus siitä, että työsuorite on kentällä todella tehty.

• Asiakastyytyväisyytesi paranee ja yrityksesi parantunut palvelutaso auttaa vähentämään asiakaspoistumaa.

• Tarvittaessa työaikaseurannan eri osiot, kuten työaikakirjaukset ja ajopäiväkirjat voit automaattisesti linkittää palkanlaskentaan ja laskutukseen.

Edistyneillä ominaisuuksilla täydennetty järjestelmä voi tukea myös seuraavia, koko liiketoiminnan luonnetta muuttavia hyötyjä:

• Ennakoiva huolto ja sensoreihin perustuva kohteiden etätarkkailu auttaa sinua kohdistamaan resurssit juuri oikein ja välttämään asiakkaillesi aiheutuvia yllättäviä vikatilanteita.

• Etähuolto tuo tarvittaessa erikoisosaajasi paikalle etäyhteyden kautta - joko asiakkaasi käyttöön tai paikalla olevan kenttätyöntekijäsi asiantuntijatueksi.

• Laitteiden elinkaaren hallinta ja esimerkiksi käyttötunteihin perustuvat hinnoittelumallit ovat hallittavissa kunnossapidon toiminnanohjauksella ja resurssienhallinnalla (Asset Management).

• Järjestelmä ja siihen kertyvä data mahdollistaa erilaisten tilanteiden simuloinnin ja kehitysideoiden testaamisen.

Field Service –ratkaisulla helpotat ja sujuvoitat työntekijäsi päivää:

• Työntekijäsi voivat tarkistaa omat päivittäiset työtehtävänsä ja seurata reititystä työkohteisiin suoraan järjestelmästä mobiililaitteella.

• Liikkuvaa työtä tekevät työntekijäsi voivat kirjata helposti töiden etenemisen ja työtehtävät suoraan kentällä.

• Työn ja ongelmien raportointia varten työntekijäsi voi ottaa kuvia työtehtävän äärellä ja jakaa ne suoraan järjestelmään. Tämä mahdollistaa myös etätuen.

• Työntekijäsi voi kirjata helposti töihin liittyvät matkakilometrit ja ylityöt mobiilisti.

• Kenttätyöntekijäsi voivat tehdä loma-anomukset ja muut poissaolopyynnöt mobiilisti.

• Työturvallisuustarkastukset ja raportointi voidaan kirjata suoraan työkohteessa.

Asiakkaasi saa kenttäorganisaatiolta parempaa palvelua:

• Aikataulut pitävät tarkemmin paikkansa ja tarvittaessa uudelleenjärjestely on nopeampaa sekä luotettavampaa, koska järjestelmän avulla saat läpinäkyvyyden kaikkien työntekijöittesi tilanteeseen.

• Pystyt reagoimaan poikkeustilanteisiin nopeammin.

• Mahdollisten virheiden syyt on helpompi selvittää, kun seurantadata on kunnossa ja varmassa tallessa.

• Voit tuoda tarvittaessa erikoisosaamista etänä paikalle, jolloin tilanteen diagnosointi ja jopa ratkaiseminen ei vaadi huoltohenkilön fyysistä paikallaoloa.

• Etädiagnostiikalla ja -seurannalla voit välttää suunnittelemattomia katkoksia sekä ajoittaa huoltotoimenpiteet optimaalisesti.

• Työntekijälläsi on kaikki tarvittava tieto mukana helppokäyttöisessä järjestelmässä; esimerkiksi varaosien saatavuustiedot voi tuoda näkyväksi mobiililaitteeseen.

• Kun laitekanta ja siihen liittyvät vikailmoitukset on kenttätyöntekijälläsi kohteessa mukana, pystyy hän samalla käynnillä korjaamaan myös vikoja, jotka aikaisemmin ovat vaatineet useita käyntejä - näin pystyt palvelemaan asiakastasi paremmin.

• Asiakkaallesi annetut lupaukset ovat tarkempia ja pystytte ne myös pitämään.

Työajanseuranta­jär­jes­tel­mä osana laajempaa Microsoft Dynamics 365 for Field Service -kokonaisrat­kai­sua

Fellowmind Finlandin tarjoamassa kenttätyöhön soveltuva työajanseurantajärjestelmä on osa laajempaa Microsoft Dynamics 365 for Field Service -ratkaisuamme. Kaikkien perusominaisuuksien lisäksi olemme laajentaneet Microsoftin Field Servicen toiminnallisuutta edistyneillä lisäominaisuuksilla. Nämä olemme paketoineet Advanced Field Service by Fellowmind -kokonaisuuteen.

Voimme yhdistää Field Service -ratkaisun muihin keskeisiin liiketoimintajärjestelmiisi. Tyypillisesti liitämme kenttätyön ohjauksen osaksi yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmää sekä asiakkuudenhallintaa. Lisäksi voimme luoda yhteyden projektinhallintajärjestelmääsi sekä Business Intelligence -järjestelmiin tai taloushallinnon ratkaisuihin. Yhtä lailla valikoimiimme kuuluu loppuasiakkaille rakennettuja huollon ja ylläpidon portaaleja sekä sovelluksia.

Onnistuneessa toteutuksessa tärkeä liiketoimintatieto on kaikkien ydinjärjestelmiesi käytettävissä ja eri osat muodostavat yhtenäisen, integroidun liiketoiminta-alustan. Dynamics 365 for Field Service tarjoaa käyttäjille Microsoft-ratkaisuista tutun käyttöliittymän ja madaltaa käyttöönoton kynnystä.

Olemme toteuttaneet kenttätyön ratkaisuja mm. Normetille, Palmialle ja Assistorille. Etunamme on laaja kokemus käytännön toteutuksista useille eri toimialoille sekä paikallisesti että kansainvälisesti. Olemme saaneet tunnustusta Field Service -osaamisestamme ja eCraft onkin palkittu vuonna 2019 Microsoftin toimesta maailman 2. parhaana kenttätyön ja ennakoivan huollon kumppanina Microsoftin järjestämässä globaalissa kilpailussa. Voit luottaa kokemukseemme.

Kehitämme aktiivisesti alan uusimpia ratkaisuja Dynamics 365 Field Service Labissamme ja autamme asiakasorganisaatioitamme kehittämään ja digitalisoimaan kenttätoimintaansa mm. simulaatioiden ja käytännön harjoitusten avulla.

Field Service Labissamme asiakkaamme testaavat, kouluttavat ja ottavat käyttöön uutta teknologiaa. Kenttätyön modernisointi voi rakentua Microsoftin Dynamics 365 Field Service -ratkaisun lisäksi esimerkiksi IoT-sensoriteknologian, etävalvonnan ja ennakoivan huollon (predictive maintenance) varaan tai vaikkapa VR-lasien tukemaan etähuoltoon. Pääset tiimisi kanssa kokeilemaan käytännössä, miltä tuntuu ohjata kenttätyötä moderneilla järjestelmillä ja apuvälineillä. Kokeneet konsulttimme osaavat simuloida kanssasi omalle organisaatiollesi tyypillisiä palvelutilanteita. Ennen kaikkea, saat käsin kosketeltavan tuntuman siihen, kuinka voisit tarjota nykyistä parempaa palvelua asiakkaillesi.

Liiketoi­min­nan kehittämistä, ei yksittäisiä sovelluksia

Kun olet hankkimassa järjestelmää työajan seurantaan, mieti, miten haluat liiketoimintaasi laajemmin kehittää. Puhdas työajanseurantajärjestelmä auttaa täyttämään lakisääteiset tarpeet, mutta laajempi liikkuvan kenttätyön kokonaisuus voi viedä koko bisnestäsi eteenpäin. Erillisten työajan seurannan ohjelmistojen sijaan voi olla viisaampaa katsoa isoa kuvaa ja kaikkia työnkulun tehostamisen mahdollisuuksia.

Kenttätyön optimointi ja omien työprosessien tehostaminen tuo kilpailukykyä ja lisää asiakassuhteiden pysyvyyttä. Palvelukeskeisyys ja palveluhalukkuus lisääntyy, kun työntekijät pääsevät keskittymään oikeisiin töihin ja järjestelmä huolehtii rutiineista ja kokonaisuuden hallinnasta.

Oikein valittu alusta kenttätyön tarpeisiin mahdollistaa paremman palvelun, paremman asiakaskokemuksen ja tekee samalla työpäivästä työntekijän kannalta sujuvamman.

Ota yhteyttä

Kun haluat keskustella aiheesta lisää, olethan yhteydessä. Keskustelemme mielellämme kanssasi yrityksesi kenttätyön tehostamisesta.