Vauhdita yrityksesi liiketoimintap­ro­ses­se­ja automaatiolla – kevyellä RPA-kokei­lul­la alkuun

Helppo tapa aloittaa yksinkertaisempi prosessien automaatio on ohjelmistorobotiikka eli Robotic Process Automation (RPA). Jo pienten ohjelmistorobotiikan ratkaisujen avulla yritykselläsi on mahdollisuus suuriin konkreettisiin hyötyihin. Teknologian sijaan tärkeämpää on aluksi kuitenkin tunnistaa ja löytää oikeat automaation käyttökohteet yrityksestäsi. Kokosimme vinkkilistan, kuinka tunnistat liiketoimintasi parhaat automaation käyttökohteet ja pääset alkuun työtehtävien tehostamisessa automaation avulla.

Resepti liiketoimintap­ro­ses­sien automaatioon: Tunnista, osallista, testaa ja aloita automaatio

Jotta sinunkin yrityksesi pääsisi ketterästi alkuun liiketoimintaprosessien automaatiossa, kokosimme seuraavan listan avuksesi. Listan avulla tunnistat mahdollisia automaatiokohteita yrityksesi prosesseista ja pääset nopeasti käsiksi ensimmäisiin automaation mukana tuomiin liiketoimintahyötyihin.

1. Tunnista toistuvat, manuaaliset työtehtävät yrityksessäsi.

Manuaaliseen, samanlaisena toistuvaan rutiininomaiseen työhön kuluu usein paljon työaikaa ja mahdollisuus inhimillisille virheille on myös suuri. Tunnistamalla yrityksessäsi tehtävät manuaaliset, toistuvat ja suurimääräiset työt, pystyt helposti parantamaan, tehostamaan ja nopeuttamaan yrityksesi monia prosesseja.

Esimerkkejä tällaisista manuaalisista työtehtävistä ovat mm. tiedon tallentaminen, käsittely tai siirtäminen eri järjestelmien välillä. Automatisoimalla yrityksesi tärkeitä prosesseja voivat asiantuntijasi keskittyä jatkossa yrityksellesi enemmän arvoa tuottaviin suunnittelu- ja kehitystöihin robotin hoitaessa pakolliset rutiinityöt taustalla.

Vinkki! Yrityksesi mahdollisia kipukohtia manuaalisessa työssä ja kriittisimpiä pullonkauloja liiketoiminnan eri prosesseissa voit etsiä prosessilouhinnan (process mining) avulla. Prosessilouhinnan avulla lisäät myös ymmärrystä siitä, kuinka yrityksesi todelliset liiketoimintaprosessit eroavat suunnitelluista prosessikuluista. Se auttaa myös hahmottamaan, mitä prosessin osia tulisi lähteä tehostamaan, automatisoimaan tai muuten parantamaan.

2. Osallista omat työntekijäsi kehitystyöhön – kokoa sisäinen kehitystiimi.

Monet automaatiotyökalut ovat helppokäyttöisiä ja uusien automaatioratkaisuiden kehittäminen onnistuu yksinkertaisemmissa tapauksissa ilman suurempaa teknistä osaamista ja ohjelmointia. Tärkeämpää kuin tekninen osaaminen on kiinnostus kehittää yrityksen prosesseja ja toimintaa sekä ymmärtää automaation mahdollisuuksia ja parhaita käyttökohteita omassa liiketoiminnassa.

Oma sisäinen kehitystiimi ja nimetty vastuuhenkilö laittavat vauhtia automaation systemaattiseen kehittämiseen. Kun automaatio on yrityksessä jonkun vastuulla, on automaatiota mahdollista parantaa systemaattisesti osana liiketoiminnan laajempaa kehittämistä joko yhdessä kumppanin kanssa tai ilman ulkopuolista apua. Näin toimimalla automaatiokohteet eivät ole irrallisia projekteja vaan osa liiketoimintaprosessien kokonaisvaltaista tehostamista.

4. Testaa kevyesti ja aloita liiketoiminnallesi lisäarvoa tuottavista käyttökohteista.

Lähde liikkeelle selkeät liiketoimintahyödyt edellä. Alla koottuna muutamia esimerkkejä automaatiomahdollisuuksista, joissa tyypillisesti piilee myös yrityksesi liiketoiminnan näkökulmasta suurin hyöty:

• Nopeuta sisäisiä prosesseja: Automaatiokohteita on löydettävissä kaikista yksiköistä, eri työvaiheista ja tietotarpeista. Ne voivat koskea erilaisia työnkulkuja, kuten esimerkiksi datan siirtoa myynnin ja tuotannon välillä, uuden työntekijän tai asiakkaan käyttöoikeuksien luontia järjestelmiin, sopimusten konvertointia tai vaikkapa sähköpostin tietojen analysointia ja niiden perusteella tehtävien tilausten luontia. Nopeuttamalla sisäisiä prosesseja säästetään usein paljon turhaa työaikaa ja usein tehokkaammat sisäiset prosessit myös välittyvät asiakkaille nopeampana ja laadukkaampana palveluna.
• Paranna asiakaskokemusta: Hyvä asiakaspalvelu on monilla aloilla tänä päivänä merkittävä kilpailuvaltti. Automaatiota hyödyntäen yrityksesi voi kehittää asiakaspalveluaan esimerkiksi luomalla huippunopean sopimusluontiprosessin. Eri paikoissa sijaitseva suuri datamäärä voidaan yhdistää automaation avulla yhteen paikkaan, jolloin asiakaspalvelija löytää vaivatta juuri oikeaan tuotteeseen liittyvän sopimusdatan ja voi syöttää siihen helposti sopimusta koskevat tiedot. Tämän jälkeen tiedot siirtyvät automaattisesti yrityksen omiin järjestelmiin ja asiakkaalle.
• Tehosta verkostotyöskentelyä alihankintaketjuissa: Tehdäänkö yrityksessäsi paljon työtä eri verkostoissa useiden toimijoiden tai alihankkijoiden kanssa? Kun palveluketjut ovat pitkiä ja palvelun on kriittistä pysyä korkealaatuisena kaikissa vaiheissa, tuovat automatisoidut työnkulut varmuutta, nopeutta ja tasaista laatua loppuasiakkaan kokemaan palveluun. Automaation avulla inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee. Myös tiedonsiirto sujuu ketjussa suunnitellusti kaikkiin järjestelmiin ja kaikille osapuolille nopeasti ja varmasti.
• Paranna vanhojen järjestelmien käytettävyyttä ja tiedon integraatiota eri järjestelmien välillä - esimerkkinä vanha ERP-järjestelmä: Vanhat järjestelmät voivat aiheuttaa pullonkauloja tehokkaaseen toimintaan ja hidastaa monia liiketoiminnan prosesseja. Vanhoissa tietojärjestelmissä on usein rajattuja toiminnallisuuksia, mistä johtuen yrityksissä voidaan tehdä hidasta ja raskasta manuaalista tiedonsiirtoa erilaisten vanhojen ratkaisujen välillä. Esimerkki tällaisesta on ERP-järjestelmä, joka ei välttämättä tarjoa rajapintoja taloushallinnon tai myynnin järjestelmään. Kun vanhojen järjestelmien välille lisätään automaatioratkaisu, saadaan liiketoimintatieto siirtymään lähtökohtaisesti yhteensopimattomien järjestelmien välillä ja näkyviin ajantasaisesti kaikille osapuolille eri järjestelmiin tai helposti osaksi erilaisia raportteja ja liiketoiminnan analytiikkaa.

Vinkki! Kevyt automaatioratkaisu tehostaa työskentelyä ja tuo parannusta liiketoiminnan prosesseihin myös ERP-järjestelmän siirtymäajalla. Kun uusi tehokkaampi toiminnanohjausjärjestelmä on jo päätetty ottaa käyttöön esimerkiksi muutaman vuoden päästä, mutta paine uudistaa prosesseja on kova tässä hetkessä, on työnkulkuja ja datansiirtoa mahdollista automatisoida väliaikaisesti ja edullisesti esimerkiksi ohjelmistorobotiikalla.

5. Aloita automaatio pienellä ohjelmistorobotiikkakokeilulla.

Ohjelmistorobotiikka (RPA, Robotic Process Automation) on helppo tapa lisätä kevyttä automaatiota yrityksessäsi nopealla aikataululla ja suhteellisen vähillä lisäkustannuksilla. Yrityksesi ensimmäinen ohjelmistorobotiikkaprojekti kannattaa kohdistaa usein suoritettavan manuaalisen ja toistuvan työtehtävän automatisointiin, joka tuo henkilöstöllesi välittömästi aikasäästöjä ja huomattavaa hyötyä arjen työtehtäviin. Näin yrityksesi henkilöstö pääsee itse kokemaan konkreettiset automaation hyödyt sekä tutustumaan käytännössä, minkälainen työkaveri ohjelmistorobotti oikein on.

RPA-työka­luk­si Microsoftin Power Automate

Liiketoimintaprosessien tehostaminen ja automatisointi ohjelmistorobotiikalla eli RPA:lla tarjoaa ratkaisun yksinkertaisempiin automaatiokohteisiin, joita yrityksesi voi toteuttaa joko itse tai yhteistyössä kumppanin kanssa. Helppokäyttöinen työkalu ohjelmistorobotiikkaan on Microsoft Power Automate, joka edustaa kasvavaa low-code, no-code -työkalujen joukkoa.

Työkalun käytön opittua yrityksesi asiantuntijat voivat automatisoida helposti ja nopeasti pienillä aika-, henkilö- ja järjestelmäinvestoinneilla yksinkertaisempia manuaalisia tiedonsiirtoprosesseja yrityksessäsi. Lue lisää aikaisemmasta blogistamme Microsoft Power Automate: Nopea tapa hyötyä ohjelmistorobotiikasta.

Ohjelmistorobotiikka mahdollistaa lentävän lähdön yksittäisten liiketoimintaprosessien automatisointiin. Kaikkia liiketoimintaprosessien sujuvoittamisen haasteita se ei kuitenkaan ratkaise – siihen tarvitaan muita työkaluja, lisää automaatio-osaamista ja monimutkaisempia ratkaisuja. Mikäli kiinnostuit liiketoimintaprosessien automaatiosta osana kokonaisvaltaisempaa liiketoiminnan kehittämistä, käy lukemassa blogitekstimme aiheesta täältä: Liiketoimintaprosessien automaatio – RPA:sta kokonaisvaltaiseen liiketoiminnan kehittämiseen.

Ota yhteyttä

Ota yhteyttä, kun haluat lähteä hyödyntämään automaation parhaita mahdollisuuksia liiketoimintaprosessien tehostamisessa. Autamme yritystäsi käyttökohteiden tunnistamisessa ja ohjelmistorobotiikkaprojektien toteutuksessa. Toimimme kumppaninasi myös tarvittaessa automaation laajemmassa hyödyntämisessä osana yrityksesi kokonaisvaltaista ja jatkuvaa kehittämistä.