Vinkit ERP-järjes­tel­män ketterään käyttöönot­toon

Unohda kiveen hakatut vaatimusmäärittelyt järjestelmähankinnan yhteydessä! Liiketoiminta ja sen tehokkaaseen toimintaan tarvittavat ratkaisut kehittyvät kiihtyvällä tahdilla. Siksi valitsemanne ratkaisun tulee pystyä kehittymään yhdessä yrityksenne mukana ja olla yrityksenne hyödynnettävissä ketterästi ja joustavasti. Valjasta modernin teknologian tarjoama joustavuus osaksi ERP-järjestelmän hankintaa — kokosimme tähän artikkeliin 8 vinkkiä modernin ERP-projektin sujuvaan etenemiseen ja ketterään käyttöönottoon.

Miten ERP-käyttöönot­top­ro­jek­ti parhaimmil­laan etenee?

1. Pohdi, miten kehität ja kasvatat liiketoimintaa sekä minkälaisia vaatimuksia ne asettavat yrityksesi järjestelmille, jotta järjestelmät tukevat liiketoimintaa.

Vinkki: Muista, että ERP-hankinta ei nykyisin ole enää pelkkä IT-projekti, vaan liiketoiminnan kehitysprojekti! Keskity erityisesti siihen, mitä ominaisuuksia järjestelmältä tarvitsette, jotta se tukisi yrityksesi päivittäistä liiketoimintaa tänään ja huomenna.

2. Hanki tietoa mahdollisista järjestelmäratkaisuista sekä niiden kehittäjistä ja toimittajakumppaneista. Tässä vaiheessa käytät mahdollisesti konsultin apua.

Vinkki: ERP-järjestelmiä ei kannata tarkastella yksittäisenä rattaana yrityksesi koneistossa. ERP-järjestelmän valinta on nykyisin myös yrityksesi käyttämän liiketoiminta-alustan valinta! Vertaile siis järjestelmätoimittajien lisäksi myös ratkaisun valmistajan sitoutumista tuotteen jatkuvaan kehittämiseen.

3. Avaa keskustelu mahdollisen toimittajakumppanin kanssa yrityksesi tarpeista ja tilanteesta. Valittavan liiketoiminta-alustan, teknologian ja toimittajan kyvykkyyden merkitys korostuvat, jotta ne tukevat yritystäsi myös tulevaisuudessa.

Vinkki: Muista ottaa huomioon myös potentiaalisen kumppanin tuntemus yrityksesi liiketoiminnasta. Liiketoimintasi tarpeita ymmärtävä kumppani osaa tukea järjestelmältä toivottujen toiminnallisuuksien määrittämisessä siten, että käyttöönotettu ratkaisu tukee yrityksesi liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

4. Toimittajakumppani ehdottaa yrityksellesi valmista, yrityksen toimialan tarpeet huomioivaa ratkaisukokonaisuutta ja sopivaa, ketterää Template-toimitusmallia. Ratkaisukokonaisuus koostuu ydinjärjestelmästä sekä valmiiksi valituista laajennuksista ja lisäarvosovelluksista yrityksesi tarpeet huomioiden.

Vinkki: Vielä viime vuosikymmenen alkupuolella kustomoitu ERP-järjestelmä oli lähestulkoon yrityksesi tarpeisiin vastaavan ratkaisun synonyymi. Liiketoiminnan ja teknologian kiihtyvässä kehityksessä vanhanaikaiset kustomoidut järjestelmät eivät kuitenkaan pysy kehityksessä mukana. Pahimmillaan kehityksen aikana tehdyt jatkuvat muutokset järjestelmään ovat johtaneet siihen, että järjestelmä on täynnä monimutkaisia räätälöintejä, mitkä vaikeuttavat ylläpitoa. Moderni teknologia mahdollistaa yrityksesi tarvitseman ratkaisukokonaisuuden kokoamisen yhtenäisen liiketoiminta-alustan päälle, jolloin ratkaisuun kuuluvasta ekosysteemistä voit valita tarvittavan ydinratkaisun (esim. Microsoft Dynamics 365 ERP-ratkaisun) sekä yrityksesi tarvitsemat toimialakohtaiset laajennukset. Lisäarvosovellusten ja toiminnallisuuden laajennusten lisääminen tai vaihtaminen onnistuu joustavasti yrityksesi muuttuvien tarpeiden mukaan ilman, että ydinjärjestelmän toiminnallisuudet vaarantuvat.

5. Projektiin ryhdytte nopeasti, sillä toimittajan Template-toimitusmallin avulla projektin aloitus yrityksesi omalla datalla on mahdollista toteuttaa helposti. Projektin ensimmäisessä vaiheessa (Proof of Value, POV) voit analysoida ja validoida ratkaisun sopivuutta yrityksesi tarpeisiin helposti, ja tehdä mahdollisia tarkennuksia ja muokkauksia suunnitelmiin.

Vinkki: Proof of Value -vaihe auttaa yritystäsi pääsemään käsiksi nopeasti ratkaisun toiminnallisuuksiin ja varmistamaan, että ratkaisun tarpeita ja käyttötapauksia määritellessä on otettu kattavasti huomioon yrityksesi kaikki tarpeet aina työntekijätasolta johtoryhmäraportointiin saakka. Fellowmindin Template-mallin avulla voit myös luoda esimerkiksi kansainväliselle yrityksellesi globaalin toimitusmallin ratkaisun käyttöönottoa varten.

6. Vahvista yrityksellsi tarvittavat lisenssit. Ratkaisu skaalautuu joustavasti yrityksesi koon ja tarpeiden mukaan. Ratkaisu toimii pilvipalveluna, joten infrastruktuurista ei synny kustannuksia.

Vinkki: Kun ratkaisun skaalautuvuus on varmistettu suojaamalla ydinjärjestelmän eheys, on myös ratkaisun laajennukset mahdollista toteuttaa kustannustehokkaammin.

7. Jatkatte projektia Proof Of Value -vaiheen pohjalta, jolloin voit olla varma ratkaisun soveltuvuudesta yrityksellesi. Käyttöönotot toteutatte POV-projektissa päätetyn aikataulun mukaisesti, usein vaiheistetusti.

Vinkki: Projektin vaiheistaminen tukee sitä, ettei yrityksesi liiketoiminta katkea tai vaarannu käyttöönottoprojektin aikana. Samalla järjestelmäkäytön osaaminen karttuu yrityksessäsi pikkuhiljaa vaiheistetun käyttöönoton myötä, ja saat ratkaisun puolestapuhujia myös yrityksesi sisältä, vähentäen mahdollista muutosvastarintaa.

8. Kehität ratkaisua yhteistyössä toimittajakumppanisi kanssa jatkuvasti, jolloin ratkaisu vastaa koko ajan yrityksesi tarpeita. Järjestelmän päivitysprojektit ovat keveitä räätälöimättömän ydinjärjestelmän ansiosta. Ylläpitokustannukset pysyvät näin hallittuina ja käytössäsi on aina uusin versio sekä uusimman ominaisuudet.

Vinkki: Onneksi olkoon! Uusi järjestelmä on otettu käyttöön ketterästi ja huomioiden sen muutostarpeet yrityksesi liiketoiminnan kasvaessa ja kehittyessä. Muista kuitenkin, ettei järjestelmä kehity itsestään — pidä tiivistä ja jatkuvaa yhteyttä järjestelmäkumppaniisi ja muista vaatia myös heiltä tietoja uusista mahdollisista ominaisuuksista yrityksesi järjestelmän tehokkaan ja liiketoimintaasi tukevan käytön takaamiseksi.

Haluatko lisätietoja?

Lue lisää ERP-järjestelmän ketterästä käyttöönotosta maksuttomassa oppaassamme. Voit myös ottaa meihin yhteyttä – autamme sinua mielellämme.