Bilia

Bilia halusi digitalisoida toimintaansa, ja laajan urakan ensimmäisiä tuotoksia oli uuden, yhtenäisen intranetratkaisun toteuttaminen. Fellowmindin ratkaisuarkkitehti Niclas Carlsson kertoo tässä asiakastarinassa yhteistyöstämme Bilian kanssa ja jakaa aiheeseen liittyviä hyödyllisiä vinkkejä.

Bilian tavoitteena oli rakentaa yhtiölle koko konsernin kattava ja aikaa kestävä modernin työn alusta, joka helpottaisi kaikkien työntekijöiden päivittäistä työtä, vahvistaisi ”me-henkeä” ja auttaisi Bilian työntekijöitä palvelemaan yrityksen asiakkaita parhaalla mahdollisella tavalla. Jotta alusta täyttäisi mahdollisimman hyvin nykypäivän digitaalisen työpaikan tarpeet, urakka aloitettiin vaatimusten määrittelyllä ja Bilian uuden intranetin kehittämisellä. Intranetin haluttiin olevan moderni ja responsiivinen. Sen tulisi olla myös linjassa Bilian yrityskuvan kanssa ja tukea yhtiön ”One Bilia” -visiota.

Intranet tarjoaa olennaiset tiedot kullekin työntekijälle

Pelkkä teknologia tai tekninen alusta ei yksin riitä lisäämään ihmisten välistä yhteistyötä. Aivan yhtä tärkeää on jakaa sopiva määrä olennaista tietoa sekä konsernin näkökulmasta että paikallisella tasolla. Esimerkiksi norjalaisten työntekijöiden ei tarvitse päästä käsiksi samoihin tietoihin kuin heidän ruotsalaisten kollegoidensa – ja päinvastoin. Siksi tässä Bilian projektissa oli tärkeää myös muokata ratkaisu eri kohderyhmille sopivaksi navigoinnin ja linkkien avulla.

Tavoitteenamme oli luoda intranetratkaisu, joka palvelisi kaikkia Bilian työntekijöitä riippumatta siitä, missä liiketoimintayksikössä tai millä alueella he työskentelevät. Nyt luodun rakenteen ansiosta Bilian työntekijät saavat yhdenmukaista tietoa yhden alustan kautta niin kansainvälisesti kuin paikallisellakin tasolla.

”Bilia Groupin uusi intranetratkaisu on ’One Bilia’ -strategiamme keskiössä", kertoo Bilian viestintäjohtaja Anders Rydheimer. "Kun voimme olla vuorovaikutuksessa toisiimme intranetin välityksellä, tiimihenki vahvistuu ja ponnistelemme entistä kovemmin saavuttaaksemme yhteiset tavoitteemme.”

Näin Bilian keskitetty viestintäkanava rakennettiin

Ennen kuin Bilian tiimi otti yhteyttä Fellowmindiin, se oli jo aloittanut tulevan työkalun vaikutusten kartoittamisen ja valinnut teknisen ratkaisun, joka ei kutenkaan tuntunut ihanteelliselta valinnalta juuri heille. Koska Bilian tavoitteena oli keskittää eri työkalujaan ja yhteistyötä Microsoft 365 -alustalle, se halusi myös rakentaa intranetratkaisunsa Microsoftin teknologialla.

Tässä kohdassa Bilia valitsi yhteistyökumppanikseen Fellowmindin, jolla oli jo ennestään vankka osaaminen Microsoftin teknologioista. Fellowmindin ratkaisuarkkitehdit ja SharePoint-asiantuntijat ottivat ensimmäiseksi tarkasteluun jo aiemmin tehdyn vaatimuskartoituksen ennen kuin uutta intranetia ryhdyttiin rakentamaan.

Tarkastelun jälkeen ratkaisulle luotiin suunniteltujen vaatimusten mukainen rakenne. Fellowmindin tiimi määritteli rakenteeseen kaiken tarvittavan, mukaan lukien globaalin aloitussivun, sisältösivut, valikot ja navigoinnin kohderyhmäkohtaisille sivuille.

Kun rakenne oli valmis, alkoi intranetin sisällön luominen oikeanlaisella tiedolla oikeille kohderyhmille. Samalla aloitettiin myös tiedonsiirto ja testaus, jolla varmistettiin, että kaikki toteutetussa ratkaisussa toimii alusta alkaen niin kuin pitääkin. Tämä lisää käyttäjien luottamusta intranetin sisältöihin ja sitä myötä myös intranetin käyttöä sen jälkeen, kun työkalu on julkaistu käyttöön. Hyvän testauksen ansiosta intranetin käyttäjät myös kokevat uuden työkalun nopeammin luonnolliseksi osaksi arkeaan, eikä uuden toimintavan oppimiseen kulu turhaa aikaa.

Jatkuvasti päivittyvä intranet edellyttää selkeää rakennetta ja omistajuutta

Bilian kaltaisessa suuressa organisaatiossa on tärkeää, että vastuut jaetaan selkeästi ja että eri ratkaisuille ja sisällöille on olemassa omistajat. Jotta intranet todella toimisi halutunlaisena keskitettynä viestintäkanavana, sitä täytyy päivittää jatkuvasti. Tämä puolestaan edellyttää, että intranetillä on toimiva sisällöntuotantotiimi ja kaikille on selvää, miten sisältöjä päivitetään ja kuka omistaa minkäkin intranet-sivun sisällön.

”Sisältötiimi, jonka perustimme yhdessä Bilian kanssa, on yksi tärkeimmistä tekijöistä sen varmistamisessa, että intranet on Bilialle kannattava sijoitus pitkässä juoksussa", kertoo Niclas Carlsson, Fellowmindin ratkaisuarkkitehti. "Kullekin sivulle on selkeät sisällöntuottajat ja omistajuus. Enää intranetin parissa ei työskentele aktiivisesti vain viestintätiimi vaan intranetin ajantasaisuudesta huolehtivat nyt yrityksessä eri rooleissa toimivat sisällön omistajat ja sisältövastaavat.” 

Kun intranet on kovassa käytössä, myös investointi on kannattanut

Modernin digitaalisen työpaikan tavoite on helpottaa yhteistyötä ihmisten välillä. Löydät nopeasti tarvitsemasi tiedon, voit jakaa dokumentteja ruudulla kollegoillesi, ja tiimityö tuntuu muutenkin helpolta. Me Fellowmindilla autoimme Biliaa tekemään tästä tavoitteesta totta. Projektin lopputuloksena Bilia sai täysin uudenlaisen intranetin, joka lisää yhtiön työntekijöiden ”me-henkeä” sekä kollegoiden välistä yhteistyötä.

Nykypäivän digitaaliselle työpaikalle suunniteltujen ratkaisujen onnistunut käyttöönotto edellyttää modernien työkalujen, kuten SharePointin ja koko Microsoft 365 -ohjelmistopaketin vankkaa tuntemusta. Teknologian ja kaikkien toiminnallisuuksien tunteminen ei kuitenkaan vielä riitä, vaan asiakkaan täytyy saada sijoitukselleen madollisimman paljon vastinetta: vasta, kun ihmiset mielellään käyttävät toteutettua ratkaisua, se tuottaa haluttua arvoa liiketoiminnalle.

Kun autamme käyttäjiä omaksumaan uuden työkalun jo varhaisessa vaiheessa, sen käyttöönotto arjessa onnistuu paremmin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että teknisen ratkaisun lisäksi panostamme myös ratkaisua käyttävien ihmisten kouluttamiseen ja siihen, että ratkaisua on mukava käyttää. Näin työyhteisön on helpompi saada uudelle intranetilleen paljon innokkaita käyttäjiä heti alusta alkaen. Ja kun käyttöönottoa tuetaan aktiivisesti, työntekijöiden tuottavuus ei laske hetkellisesti niin paljon kuin yleensä järjestelmän tai työkalun vaihtuessa.

”Tämän projektin myötä Bilia voi hyödyntää kaikkea, mitä Microsoft 365:llä on tarjottavana. Se luo perustan, jolta jatkamme työn digitalisoimista”, tiivistää Niclas Carlsson.

Kolme vinkkiä, joiden avulla uuden intranetin käyttöönotto onnistuu

Kysy ”Miksi?”

Määrittele projektille selkeä tarkoitus ja tavoite. Mitä haluatte saavuttaa uuden intranetin avulla?

Luo tiimi sisällöntuotantoon

Jotta intranet pysyy ajan tasalla ja elinvoimaisena, luo sisäinen tiimi vastaamaan sen sisällöstä ja luo myös ratkaisulle selkeä rakenne.

Älä aliarvioi käyttöönoton tukemisen merkitystä

Panosta koulutukseen ja siihen, että kollegasi omaksuvat hyvin uuden työkalun käytön arjessaan heti alusta alkaen. Näin saat ratkaisusta mahdollisimman paljon hyötyä.

Konserniyhtiö Bilia AB toimii yli 100 paikkakunnalla Ruotsissa, Norjassa, Saksassa, Luxemburgissa ja Belgiassa. Bilia tarjoaa autojen myynti- ja huoltopalvelua sekä autoihin liittyviä lisäarvopalveluja. Asiakkaat ovat Bilian kaiken toiminnan keskiössä, ja Bilia pyrkii tekemään asiakkaistaan toimialan tyytyväisimpiä. Bilia on yksi Euroopan suurimmista henkilöautojen ja kuljetusajoneuvojen jälleenmyyjistä.