Fors

Tanskalainen Fors A/S halusi ottaa käyttöön Project Operations -projektinhallintasovelluksen toimintansa tueksi ja antoi tämän tehtävän Fellowmindille. Sovellus tarjoaa nyt Forssin työntekijöille paremman yhteenvetonäkymän yrityksen hankesalkusta ja yksinkertaistaa Forsissa käynnissä olevien hankkeiden toteutusta.

Fors on länsi-Sjellannissa Tanskassa toimiva kunnallistekniikan palveluja tarjoava yritys. Sillä on käynnissä yli 300 eri projektia muun muassa kaukolämmön asentamiseen, viemäri- ja vesiputkien kunnostukseen sekä puhdistuslaitosten toimintaan liittyen. Projektit vaativat huolellista suunnittelua ja kattavaa resurssien koordinointia, ja näiden vaativien sekä monimutkaisten rakennushankkeiden valvonta on tullut yhä haasteellisemmaksi ja vie aiempaa enemmän aikaa.

”Tähän asti olemme joutuneet käyttämään paljon aikaa tiedon ylöspäin välittämiseen, mikä ajanhukan lisäksi häiritsee itse projektiin keskittymistä. Odotan, että sovelluksen käyttöönoton myötä kollegani eri osastoiltamme ja yrityksistämme pääsevät nopeasti ja helposti käsiksi meneillään olevien projektien tietoihin”, sanoo Forsin hankepäällikkö Søren Baungaard Sørensen.

Ratkaisu huomioi nyt paremmin myös projektipäälliköt

Fors otti Dynamics 365:n aiemmin käyttöön toiminnanohjausjärjestelmäksi. Vaikka tästä oli talousosastolle paljon hyötyä, se ei auttanut projektinhallinnan parissa työskenteleviä riittävästi. Forsin projektipäälliköt joutuivat edelleen käyttämään paljon aikaa erilaisten Excel-taulukoiden tarkistamiseen ja päivittämiseen, jotta johtoporras sai ajantasaista tietoa.

”Olimme etsineet järjestelmää, joka antaisi yleiskuvan kunkin projektin taloustiedoista ja resursseista. Valitettavasti se osoittautui enemmänkin talousasiantuntijoiden järjestelmäksi ja projektipäälliköt jäivät prosessissa liian vähälle huomiolle”, sanoo Sørensen.

Uudessa toteutuksessa Dynamics 365 -järjestelmään avattiin enemmän toimintoja, joita myös projektipäälliköiden on nyt helpompi käyttää.

”Monet Dynamics 365:n prosessit ovat nyt entistä avoimempia. Nämä kaksi järjestelmää ovat yhteydessä toisiinsa, joten tietoihin pääsee nopeammin käsiksi eikä aikaa kulu siirtymiseen edestakaisin kahden eri järjestelmän välillä. Minulle oli projektipäällikkönä tärkeää, että käyttöön otettava järjestelmä on projektipäälliköilleni hyödyllinen ja helpottaa heidän arkeaan. Mielestäni Project Operations -sovelluksen luoma yhteenvetonäkymä huolehtii tästä jo osittain”, hän lisää.

Dynaaminen järjestelmä tukee käyttäjiä

Paranneltu yhteenvetonäkymä tuo monia etuja. Jotta aikataulu ja budjetti pysyvät hallinnassa, tarvitaan parempaa tietoa yksittäisten projektien haasteista. Project Operations -ratkaisun avulla Fors havaitsee eri hankkeiden mahdolliset sudenkuopat entistä nopeammin ja helpommin. Kyky tarttua ongelmiin heti, kun ne ilmenevät, voi vaikuttaa tuntuvasti valmiin työn laatuun.

”Uskon, että saamme hyvän, dynaamisen järjestelmän, jota voidaan säätää tarpeidemme mukaan. Emme ole jumissa tässä ratkaisussa. Fellowmind ymmärsi tarpeemme ja mieltymyksemme hyvin ja Fellowmindilla oli toteutukseen tarvittava asiantuntemus. IT-järjestelmien pitäisi helpottaa käyttäjien arkea, ja mielestäni tässä käyttöönotossa saavutettiin tämä tavoite”, toteaa Søren Baungaard Sørensen lopuksi.