Hedengren

Hedengren on toiminut jo yli sadan vuoden ajan monipuolisena turva- ja talotekniikan sekä kiinteistöautomaation maahantuontiyrityksenä sekä turvajärjestelmien tarjoajana ja kehittäjänä. Liikevaihto vuonna 2023 oli 64 miljoonaa euroa ja tästä reilu neljännes tuli ulkomaan toiminnoista. Perheyrityksen arvoihin kuuluu muun muassa vastuullisuus ja avoimuus uudistumiselle. Kaikkea toimintaa ohjataan kestävän kehityksen periaattein. 

Yritys sekä edustaa alan parhaita ratkaisuja että itse valmistaa turvatekniikan järjestelmiä. Toiminnan pääpaino on Suomessa, Norjassa, Ruotsissa ja Virossa.  

Yksi kansainvälistyvän asiantuntijaorganisaation haasteista on liiketoiminnan tehokas ohjaaminen sekä ennustaminen, kun toimintamaita, tuotantoa, tuotteita ja palveluita on paljon. Hedengrenillä todettiin, että vanha raportointi- ja analytiikkajärjestelmä ei enää tarjonnut riittävän tukevaa pohjaa liiketoiminnan kasvulle ja kehitykselle. 

Kohti palveluliiketoimintaa ja digitaalisia ratkaisuja

Hedengrenillä on halu kehittää omia digitaalisia palveluita ja tarjota uusinta data- ja teknologiaosaamista asiakkailleen. Kun tutkimus ja kehitys on keskeinen osa kasvustrategiaa, oli Hedengrenille luontevaa kääntää katse myös omiin järjestelmiin: palvelevatko ne liiketoiminnan tarpeita ja tuovatko ne kilpailukykyä. 

Analytiikka ja raportointi tunnistettiin keskeiseksi kehityskohteeksi. Yrityksen käytössä oli QlikView, joka oli toiminut hyvin, mutta sisälsi pääosin vain toiminnanohjausjärjestelmästä saatavia tietoja. Osa hyödyllisestä datasta jäi ulkopuolelle ja johti välillä tilanteisiin, joissa eri toiminnoilla oli käytössään erilaisia numeroita ja erilainen näkymä liiketoiminnan tilanteeseen. Tämä ongelma haluttiin korjata. 

Hedengrenin johdossa todettiin, että nyt tarvittiin liiketoimintaa tukeva muutos, jossa muuttuisi sekä analytiikan toimintatapa että tekniikka. Raportointiin ja analytiikkaan haluttiin laaja uudistus.  

Hedengren ja Fellowmind aloittivat analytiikan muutoshankkeen, jossa hyödynnettiin aiemmasta järjestelmästä saatuja oppeja. Tavoitteena oli tukea analytiikkahankkeen avulla matkaa kohti yhä vahvemmin tiedolla johdettua yritystä. 

Kuinka ratkaisuksi valikoituivat Fellowmindin data-analytiikkapalvelut ja Qlik 

Hedengren teki ensin esityönä raportointijärjestelmän tarvemäärittelyn. Sen pohjalta valittiin vertailtaviksi ratkaisuiksi Qlik Sense SaaS ja Power BI. Vertailun tuloksena Qlik koettiin Hedengrenille sopivammaksi vaihtoehdoksi, ja sen pohjalta lähdettiin hakemaan ratkaisun rakentajaksi sopivaa kumppania. 

Fellowmind vakuutti myös halukkuudellaan hyödyntää uuteen Qlik Sense -ratkaisuun siirryttäessä vanhan QlikView’n soveltuvat osat. Koska Hedengrenin tavoitteena oli johtaa hanketta muutoshankkeena, haluttiin kumppanilta näyttöjä myös muutosjohtamisesta. 

Fellowmind tuki Hedengreniä muutosjohtamisessa - ratkaisu määriteltiin Analytics Assessment -menetelmän avulla  

Hankkeessa varmistettiin organisaation osallistuminen ja riittävän laaja sisäinen keskustelu sekä johdon sitoutuminen. Fellowmind käytti tässä hyviin kokemuksiin pohjautuvaa Analytics Assessment -menetelmää, johon kuului keskeisenä 14 workshopin sarja. Sen avulla kartoitettiin tarpeet, rajattiin ratkaisu ja sitoutettiin avainhenkilöt mukaan. Työkokoukset suunniteltiin ja toteutettiin itsenäisinä kokonaisuuksina kolmelle eri osallistujaryhmälle: liiketoiminta, IT ja henkilöstö. 

Integroitu, kokonaisvaltainen analytiikkaratkaisu

Erityisesti IT:n osalta oli tarve miettiä arkkitehtuuria ja isoa kuvaa pitkällä aikavälillä. Workshopeissa uskallettiin myös rakentavasti kyseenalaistaa tehtyjä teknologiavalintoja ja -suunnitelmia sekä ottaa oppia analytiikkaratkaisujen parhaista käytännöistä.  

Qlik Sensen osalta pöydällä oli kolme toteutusvaihtoehtoa: a) ajetaan dataa suoraan Qlik Cloudiin ja hyödynnetään aiempaa toteutusta maksimaalisesti, b) mallinnetaan data Azuressa ja tuodaan vasta viimeisessä vaiheessa Qlikiin, c) hyödynnetään Azurea ja Qlikiä hybridinä ja hallitaan integraatioita yhdellä alustalla. 

Ratkaisussa päädyttiin viimeisimpään vaihtoehtoon, joka mahdollista datan laaja-alaisen käytön ja oli kustannustehokas ratkaisu nykyhetkeen — rajaamatta tulevaisuuden kehityspolkuja pois. Lisäksi luotiin automaatioita usein toistuvia tehtäviä varten. Kokonaisarkkitehtuurin kannalta oli tärkeää roolittaa Qlik Sense, Azure ja Dynamics 365 oikealla tavalla; analytiikka ei saa olla irrallinen palanen, vaan aidosti kokonaisuuteen integroitu. Tässä valittu toteutustapa osoittaa voimansa, kun data käsitellään Qlik Sense SaaS -ratkaisulla, mutta se tuodaan Microsoft Azuren kautta Qlikiin.  

Jokaisen liiketoimintaryhmän kanssa käytiin läpi heidän raportointi- ja tietotarpeensa sekä halutut mittarit ja dashboardit. Liiketoimintoja piti välillä positiivisesti puskea näkemään tulevaisuuden mahdollisuudet sekä uudet käyttötavat - eikä vain kopioimaan vanhaa toimintamallia ja raportointinäkymää uudelle alustalle. Tässä konkretisoitui muutoksen mahdollisuus ja liiketoiminnan kehitystarpeiden painottaminen.  

Henkilöstölle järjestettävissä työkokouksissa painotettiin tiedottamista, johdon näkyvää tukea sekä käyttäjätukiorganisaation rakentamista oman organisaation sisälle sekä kouluttamaan että toimimaan väylänä kehitysideoille. Muutosjohtamisen tavoitteena oli varmistaa, että koko organisaatio tietää, mitä tapahtuu, ja ymmärtää syyt ja hyödyt. 

Uuden ratkaisun ensiaskeleet otettiin Hedengrenillä sisäisesti jo aiemmin, mutta valitun ratkaisun rakentamisvaihe Fellowmindin kanssa toteutui 2023 ja 2024. Qlik Sense SaaS on nyt täysimääräisesti käytössä.  

Hanke on onnistunut sille asetetuissa tavoitteissa. 

Dataa hyödyntävä yrityskulttuuri 

Tiedolla johtamisen kulttuuri on ottanut toimintatapojen päivityksen ja uuden ratkaisun myötä Hedengrenillä harppauksen eteenpäin. Päätökset perustuvat samaan tietoon ja samaan näkymään bisnesten tilanteesta. Ensimmäiset askeleet kohti edistyneen analytiikan hyödyntämistä on nyt otettu, ja tähän on saatu kaikki liiketoiminnot mukaan. 

Alusta mahdollistaa dataohjatun liiketoiminnan kehityksen pitkälle tulevaisuuteen. Raportointi selkeytyi ja yhtenäistyi sekä paransi vertailtavuutta. Ennustamiseen tuli lisää tarkkuutta aiempaan verrattuna. Päivitetyt dashboardit palvelevat liiketoiminnan nykytarpeita, sen sijaan, että ne olisivat lukittuja siihen, mitä tarvittiin useita vuosia sitten, kun edellistä ratkaisua rakennettiin. Tämä luo hyvän pohjan dataa hyödyntävän yrityskulttuurin luomiselle. 

Tulevaisuuden analytiikkamahdollisuuksien hyödyntämisessä edetään Hedengrenillä vaiheittain. Yksi tuleva mahdollisuus on Qlik Insight Advisorin hyödyntäminen. Tältä tekoälyyn perustuvalta apurilta voi kysellä luonnollisella kielellä analytiikkaan ja yrityksen dataan liittyviä asioita. Tämä on tulevaisuudessa keskeinen liiketoiminnoissa työskentelevien työtä helpottava ominaisuus, sillä se auttaa vastaamaan niihin ad hoc -kyselyihin ja erikoisraporttien sekä analyysien tarpeisiin, jotka ennen vaativat hidasta käsin koostamista. Jatkossa AI auttaa analyyseissä ja koostamisessa, vapauttaen aikaa tuottavampaan työhön ja nopeuttaen tilannekuvan muodostamista sekä päätöksentekoa.