Tanskan kodinturvajoukoille uusi matkalaskujärjestelmä
Toteutimme matkalaskujärjestelmän Tanskan kodinturvajoukoille. Heidän jopa 50 000 vapaaehtoisen työntekijän matkalaskut on nyt helpompi hoitaa ja korvaukset saadaan nopeammin.
Kodinturvajoukot, Hjemmeværnet, ovat osa Tanskan puolustusvoimia. Kodinturvajoukoissa palveleminen on vapaaehtoista, ja siitä ei saa palkkaa. Vapaaehtoisten tulonmenetykset vapaaehtoistyöhön käytetyltä ajalta, matkakulut ja muita kuluja kuitenkin korvataan. Kodinturvajoukkoihin kuuluu tällä hetkellä noin 50 000 vapaaehtoista.
Päivitimme Tanskan kodinturvajoukkojen käyttämän alustan uusimpaan SharePoint-versioon. Heidän matkalasku- ja kuluohjelmansa oli kuitenkin edelleen vanhanaikainen.
Tervetullut uudistus
Matkalaskujärjestelmä oli analogisen ja digitaalisen yhdistelmä ja kipeästi päivittämisen tarpeessa, sillä kodinturvajoukkojen noin 50 000 vapaaehtoisen matkalaskut kasaantuivat siinä hyvin nopeasti. Järjestelmää ei ollut suunniteltu suoriutumaan tehokkaasti suuresta määrästä matkalaskuja. Sen toiminnot eivät myöskään olleet riittävän kehittyneitä, jotta vapaaehtoiset olisivat saaneet korvauksensa ajoissa.
Lähtökohtana yksinkertaisuus ja tarkkuus
Päivityksen tavoitteena oli luoda vapaaehtoisille ja hallinnon työntekijöille helppokäyttöinen matkalaskujärjestelmä. Sekä kulujen kirjaaminen että maksaminen hoituvat muutamalla klikkauksella.
Lähtökohtamme oli luoda järjestelmä, jota on mukava käyttää. Tutkimme käyttäjien tarpeita ja tapoja, ja totesimme, että he tarvitsivat selkeän järjestelmän, jota voisi käyttää missä ja milloin tahansa. Myös korvausten nopea maksaminen oli tärkeää.
Käytimme täysin automaattista, Azure-pohjaista ratkaisua. Näin järjestelmä pystyy muistamaan vapaaehtoistyöntekijöiden henkilökohtaiset tiedot. Esimerkiksi ensimmäisen kirjautumisen jälkeen työntekijän tarvitsee vain syöttää tietyn matkan kuluraportti ja klikata ”Lähetä”.
Laadunvarmistus testauksella
Käyttökokemusta optimoitiin koko kehitystyön ajan automaattisen laadunvarmistuksen ja tarkasti valittujen tarkastuspisteiden avulla matkakustannusraportin luomisesta maksujen hyväksymiseen.
Uuden matkalaskujärjestelmämme ansiosta voimme lunastaa lupauksemme helpottaa vapaaehtoisten ja hallinnon työntekijöiden elämää. Kehitystyö oli Fellowmindin käsissä, ja he antoivat samanaikaisesti neuvoja myös käytettävyydestä. Olemme tyytyväisiä lopputuloksen laatuun.
Selkeä prosessi
Sisällytimme liiketoimintasäännöt osaksi automatisoituja prosesseja. Tämän ansiosta järjestelmä pystyy nyt varmistamaan, että matkalaskut ovat paikkansapitäviä ja korvaukset maksetaan oikein. Suuri osa hallinnollisesta työstä hoituu nyt automaattisesti ja Hjemmeværnetissä pystytään keskittymään sen yhteiskunnallisesti tärkeisiin ydintehtäviin.
