SOL

Lähtötilanne

Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa ja Baltiassa toimiva SOL tarjoaa asiakkailleen monipuolisia pesula-, siivous-, toimitila-, kiinteistönhoito- ja turvallisuuspalveluita. Vastuulliseen liiketoimintaan panostava perheyritys on 30 toimintavuotensa aikana kasvanut lähes 15 000 työntekijän organisaatioksi, joka palvelee asiakkaitaan sadoissa eri paikoissa maantieteellisesti.

Tukeakseen tulevia kasvutavoitteitaan ja hyödyntääkseen uusimman teknologian mahdollisuuksia liiketoimintansa vauhdittamisessa SOL päätti tehostaa ja selkeyttää talouden prosessejaan ja toimintatapojaan. Samalla se päivitti toiminnanohjausratkaisunsa uusimpaan Dynamics 365 Finance and Operations -järjestelmään.

”Meillä oli pöydällä uunituore kasvustrategia mutta järjestelmämme eivät mahdollistaneet sen toteuttamista. Emme pystyneet skaalaamaan toimintaamme ylöspäin oikeastaan millään osa-alueella, koska teknologiat, joita käytimme, olivat elinkaarensa lopussa eivätkä olisi kestäneet lisävolyymia”, kertoo Joni Westman, SOLin Chief Information Officer.

Toinen haaste SOLissa oli raportoinnin hitaus. ”Kun taloustiimimme sai sisäisen laskennan valmiiksi, lukuja ei käytännössä enää tarvittu. Johdimme liiketoimintaamme ja teimme päätöksiä pitkälti mututuntumaan perustuen ja siihen luonnollisesti haluttiin muutos”, kuvailee Joni Westman lähtötilannetta.

SOLin tavoitteita projektille olivat:

• Sisäinen raportointi valmistuu nopeammin ja on parempilaatuista
• Talouden prosessit ovat sujuvampia ja tehoja lisätään rakentamalla eri järjestelmien välille automaattisia integraatioita
• Ostolaskujen käsittelyyn menevää aikaa vähennetään olennaisesti
• Rakennetaan mahdollisimman standardoitu ratkaisu ja minimoidaan monimutkaisuutta ja kustannuksia aiheuttavat räätälöinnit

Nopeampaa reagointia ja sujuvampi arki

Uudistuksen jälkeen SOLin hallituksella ja johdolla olisi entistä parempi ja reaaliaikaisempi näkyvyys yrityksen liiketoimintaan, ja sitä kautta he pystyisivät nopeammin reagoimaan liiketoiminnan muutoksiin. Myös esimiesten jokapäiväistä työtä haluttiin sujuvoittaa: staattisten, kuukausittaisten PDF-raporttien sijaan tarvittaviin lukuihin voisi porautua suoraan järjestelmässä vaikkapa mobiililaitteella – esimerkiksi aina ostolaskukirjauksiin saakka.

”Meidän organisaatiorakenteemme on varsin monitahoinen, mikä tekee raportoinnin suunnittelusta haastavaa. Kaikki viisi tytäryhtiötämme toimivat täysin erilaisilla toimialoilla, heillä on erilainen asiakaskunta ja sitä kautta myös erilaiset mittarit, joita seurataan. Raportoinnista haluttiin paitsi hyvin nopeaa myös monipuolista huomioiden kaikkien yhtiöiden ja käyttäjien erilaiset tarpeet. Ja tietenkin mahdollisimman virheetöntä, jotta manuaalisiin korjauksiin ei tarvitsisi käyttää aikaa,” kertoo Joni Westman.

Ratkaisu

Projektin aluksi SOLin ja Fellowmindin asiantuntijat keskittyivät design-vaiheeseen. Sen tavoitteena oli luoda yhteinen näkemys projektin laajuudesta ja siitä, minkälaisilla teknologioilla SOLin toiveet pystytään parhaiten toteuttamaan.

”Design-vaiheessa kävimme läpi SOLin ydinprosessit niiden alusta loppuun saakka. Emme siis keskittyneet vain siihen, mitä yksi järjestelmä tai vaikkapa taloustiimi tekee, vaan esimerkiksi hankinnasta maksuun -prosessissa kartoitimme, miten uuden asiakkaan tiedot käsitellään, miten tilaus vastaanotetaan, miten palvelu tuotetaan ja lopulta, miten lasku kirjataan, maksetaan ja kuitataan”, kertoo Christian Lindholm, Competence Lead of Data, Fellowmindilta.

Tutkittavia prosesseja SOLissa olivat:

• Hankinnasta maksuun (Order to Cash)
• Tilauksesta kassaan (Purchase to Pay)
• Kirjanpidosta raportointiin – sisäinen ja ulkoinen (Record to Report)

Joni Westmanin mielestä design-vaihe oli hyödyllinen: ”Tykkäsin kovasti Fellowmindin erilaisesta lähestymistavasta projektimme alussa. Aiemmassa ERP-käyttöönotossamme ei juurikaan ollut käytetty aikaa projektin kuvaamiseen, mikä käytännössä johti siihen, että kukaan ei lopulta tiennyt, miten järjestelmässä tulisi toimia, kenen tulisi toimia ja milloin tulisi toimia. Design-vaihe oli silmiä avaava kokemus myös esimerkiksi kollegoilleni taloustiimissä, jotka eivät välttämättä omasta roolistaan käsin nähneet, mitä vaikutuksia heidän työllään saattoi olla jonkun muun työhön prosessin toisessa vaiheessa,” kertoo Joni Westman.

Oivallusten kautta parhaaseen lopputulokseen

SOLissa raportointia tehdään Microsoftin Power BI -työkaluilla. Niinpä design-vaiheessa mukana oli myös controller-taustainen BI-konsultti, jonka tehtävänä oli ohjata projektitiimin ajattelua raportoinnin lopputuloksia hyödyntäviin ihmisiin ja auttaa asiakasta oivaltamaan uusia, liiketoiminnan kannalta hyödyllisiä näkökulmia.

”Asiakkaillemme on usein varsin virkistävää, kun nostamme katseen ylemmäs esimerkiksi siitä, teemmekö nyt kirjauksia mekaanisesti mahdollisimman tehokkaasti. Oikeampi kysymys voi olla, miksi me ylipäänsä teemme näitä kirjauksia, teemmekö edes oikeita kirjauksia ja voisimmeko alun perin tehdä fiksumpia kirjauksia, jotta lopputulos raportilla olisi esimerkiksi omistajille, johdolle ja palveluesimiehille nopeampi, suoremmin asiaan menevämpi ja tarkempi,” kuvailee Christian Lindholm työvaihetta.

Design-vaiheen hyötyjä ovat muun muassa:

• Mahdollisuus keskusteluun erilaisista työtavoista ja siitä, miten niitä voisi toteuttaa nykyistä suoraviivaisemmin ja automaattisemmin
• Mahdollisuus löytää ennalta projektin vaikeat kipukohdat, joihin on hyvä toteutusvaiheessa varata enemmän aikaa ja ihmisiä sekä konsultin että asiakkaan puolelta
• Varmistua, että toteutusvaiheessa ei juurikaan tulisi enää yllätyksiä, aikataulun venymisiä tai budjetin ylityksiä
• Luoda yhteinen ymmärrys, mitä jo käytössä olevaa teknologiaa voidaan hyödyntää laajemmin ja mitä uutta teknologiaa ja integrointeja tarvitaan sen lisäksi

”Sen lisäksi, että projektin laajuus oli meillä tarkasti selvillä ennen toteutusvaihetta ja kaikkien sidosryhmien tarpeet tulivat huomioiduksi, meille jäi myös selkeä dokumentaatio kaikesta sovitusta. Se helpottaa jatkokehitystä. Nyt, kun haluamme esimerkiksi jatkovirittää jotain ydinprosesseistamme, meillä on jo kuvattuna se, mitä prosessissa tapahtuu ja kenen toimesta. Liikkeelle lähtö nopeutuu olennaisesti,” jatkaa Joni Westman hyötyjen kuvaamista.

Data-alusta yhdistää ja jalostaa tietoa

SOLin projektissa isoimmaksi ja vaativammaksi osuudeksi nousi lopulta data-alustan rakentaminen. Yrityksellä oli käytössään monia lähdejärjestelmiä, kuten toiminnanohjaus- ja asiakkuudenhallintajärjestelmä sekä ostolaskujen kierrätysjärjestelmä, ja jokaisessa järjestelmässä oli omanlaisensa tietomalli, joiden pohjalta ne toimivat. Järjestelmän tietomalli määrittelee sen, miten järjestelmä tallentaa ja käsittelee tietoa, ja miten se hyödyntää sitä esimerkiksi tiedonhaussa ja analysoinnissa.

”Jotta monista eri lähdejärjestelmistä ja tietomalleista, voidaan tuottaa yhtenäistä, raportoitavaa tietoa johdon ja liiketoiminnan tarpeisiin – vaikkapa operatiivinen tuloslaskelma – tarvitaan lähdejärjestelmien ja raportointityökalujen väliin data-alusta, joka yhdistää niiden tiedot oikealla tavalla. Data-alusta tallentaa ja käsittelee lähdejärjestelmistä keräämäänsä tietoa ja myös jalostaa tietoa edelleen raportointityökaluissa hyödynnettäviksi,” kertoo Christian Lindholm.

Data-alustaan tieto tuodaan lähdejärjestelmistä sellaisenaan. Jotta tieto olisi luotettavaa sekä edelleen fiksusti hyödynnettävissä esimerkiksi analytiikassa, raportoinnissa ja muissa tiedon käyttötarkoituksissa, sitä voidaan data-alustassa kuratoida ja jatkojalostaa.

”On hyvin tavallista, että yrityksissä otetaan käyttöön järjestelmiä eri aikoina ja niitä myös jatkokehitetään eri vaiheissa. Tämä voi johtaa siihen, että järjestelmien rakenteelliset mallinnukset saattavat erota toisistaan tai olla jopa vanhentuneita. Data-alustalla tämä ristiriitainen tilanne voidaan korjata luomalla yritykselle yksi yhtenäinen tietomalli. Data-alustalla voidaan myös ylläpitää rakenteita, jotka vastaavat yrityksen nykyistä liiketoimintamallia. Näin varmistamme sen, että yrityksen liiketoimintapäättäjät saavat täsmällistä, ymmärrettävää ja oikeaa tietoa päätöksentekonsa tueksi,” selittää Christian Lindholm.

Mitä tällaiset ”konepellin” alla olevat, teknisemmät asiat sitten tarkoittavat tavallisen käyttäjän näkökulmasta?

”Kaikki kilpistyy oikeastaan uuteen tuloskorttiimme, jota useat sadat kollegoistani hyödyntävät bisneksen ohjaamisessa ja päätöksien teossa jatkuvasti,” tiivistää Joni Westman ja jatkaa:

”Tuloskortilla olevien mittareiden täytyy olla sellaisia, jotka ovat hyödyllisiä meidän konsernijohdolle ja omistajille mutta myös meidän eri yhtiöissä toimiville johtajille ja esihenkilöille. Niitä ei voi olla käyttäjäkohtaisesti liian montaa ja ne pitää olla olennaisia jokaisen erilaisen käyttäjän näkökulmasta – huomioiden myös sen, millä tasolla organisaatiota he liiketoiminnan tuloksia tutkivat. Käytännössä mittareiden tulee siis olla sellaisia, joita johtamalla he voivat itse osaltaan muuttaa bisneksen kulkua haluamaansa suuntaan. Kun sitten lähdetään tutkimaan, miten tällaisia monella tasolla ja monessa dimensiossa olevia mittareita voidaan rakentaa, huomataan aika nopeasti, että tarvitaan data-alusta, joka yhdistää kaiken saatavilla oleva tiedon eri järjestelmistä kollegoideni tarpeisiin täsmällisesti sopiviksi.”

Tulokset

Kaiken kaikkiaan projekti kesti noin vuoden, pitäen sisällään myös design-vaiheen. Nyt SOLilla on skaalautuva, joustava ja turvallinen toiminnanohjausratkaisu sekä moderni data-alusta, joita SOLin tiimi voi helposti kehittää myös jatkossa.

”Kun vertaan tätä aiempiin projekteihini, joissa olemme rakentaneet tietovarastoja ja sen pohjalta raportointia niin tämä on ollut kustannusmielessä yksi halvimmista projekteistani. Microsoftilla on erinomaisen hyvin mietitty data-arkkitehtuuri ja osa toiminnoista on jo rakennettu siihen valmiiksi. Kun lisäksi on Fellowmindin kaltainen kumppani, jolla on selkeä näkemys, miten Microsoftin ratkaisuja voi hyödyntää, päästään hienoon lopputulokseen.”

Kun solilaiset alun perin valitsivat kumppania projektiin, heillä oli sisäisesti eri näkemyksiä siitä, kenen kanssa hommaan ryhdyttäisiin. Joni Westmanin mukaan kaikki loppukahinoissa olleet kumppaniehdokkaat olivat erinomaisia:

”Kuka vain kumppaneista olisi pystynyt toimittamaan meille uuden ERPin. Talouden prosesseja ajatellen joukossa oli Fellowmindiakin kovempia tekijöitä. Mutta se, mikä muilta puuttui, oli kokonaiskuva ja kokonaiskuvan yhtenä olennaisena osana data-alustan rakentaminen. Tiesin, että jos me epäonnistumme siinä, se näkyy suoraan käyttäjille ja silloin koko projekti on epäonnistunut. Täytyy sanoa, että nyt olen tosi tyytyväinen valintaamme ja siihen, mitä olemme yhdessä saaneet aikaan.

Uusinta teknologiaa hyödynnettiin rohkeasti

Yksi konkreettinen ja monille mieluinen lopputulos projektista oli uudistettu tuloskorttiraportti, jota käyttävät yhtiön kaikki palveluesimiehet. Heitä on SOLissa noin 500 henkilöä. Kortin avulla palveluesimies näkee helposti tärkeimmät tulosmittarinsa sekä niiden kehityksen. Hänen on myös helppoa porautua eri tapahtumiin syvemmälle samassa näkymässä.

”On ollut hauska kuulla kollegoilta, että olemme onnistuneet projektissa ja saavuttaneet ne tavoitteet, joita projektille alussa asetimme. Ihmiset ovat olleet tyytyväisiä siihen, että nyt heillä on vain yksi paikka, josta he käytännössä löytävät kaiken johtamiseen tarvitsemansa tiedon. Myös meidän ylin johto on ollut todella tyytyväinen aikaansaannoksiimme,” kertoo Joni Westman.

Vaikka data-alustan rakentaminen osoittautuikin haastavaksi osaksi projektia, siinäkin SOLin ja Fellowmindin tiimit onnistuivat.

”Oli hienoa tehdä töitä kokeneiden data-asiantuntijoiden kanssa, jotka uskalsivat lähteä hyödyntämään projektissamme uusia teknologioita,” kertoo Joni Westman. ”Data-alustaa rakentaessamme otimme käyttöön muun muassa Dynamicsissa olevan Data Lake Export -ominaisuuden. Se mahdollistaa tiedon tuomisen data-alustaan erittäin lyhyellä viiveellä kuormittamatta toiminnanohjausjärjestelmää. Näin kaikki raporttimme pysyvät ajan tasalla ja myös ERP:in toimintakyky säilyy hyvänä, vaikka viemme tietoa data-alustaan kesken työpäivän.”

Hyvin toteutetut integraatiot säästävät rahaa

Koko projektin ajan erityistä huomiota kiinnitettiin ratkaisun ja siitä saatavien raporttien käyttäjiin sekä heidän arkensa helpottamiseen. Automaatioiden lisäämiseksi ja tiedon saumattoman liikkumisen mahdollistamiseksi Fellowmindin tiimi rakensi SOLin eri järjestelmien välille myös useita integraatioita.

”Integraatio-osaaminen on muuten myös yksi asia, joka erottaa IT-toimittajat toisistaan. Kaikki eivät osaa rakentaa integraatioita, vaikka muuten olisivatkin taitavia järjestelmätoimittajia. Se voi sitten jälkikäteen näkyä asiakasyrityksen henkilökunnalle asti, kun integraatiot kaatuilevat, ja toki siitä voi tulla myös muhkeita ylläpitolaskuja”, kertoo Joni Westman ja jatkaa: ”Tässä projektissa integraatiot ovat mielestäni myös yksi menestystarinoista. Ne ovat pyörineet tosi hyvin ja sitä kautta meidän ylläpitokulut ovat projektin jälkeenkin pysyneet pieninä,” iloitsee Joni Westman.