VELUX

VELUX-konserni on jo yli 80 vuoden ajan valmistanut erilaisia kattoikkunoita ja pyrkinyt löytämään innovatiivisia ja kestäviä keinoja yhä parempien sisäympäristöjen luomiseksi. Yrityksen perustaja Villum Kann Rasmussenia pidetään yleisesti asuinrakennusten modernien kattoikkunoiden keksijänä.

Tässä asiakastarinassa kerromme, miten Microsoft Project auttaa VELUXia yhtenäistämään tietojärjestelmiään, parantamaan etätyötä tekevien työntekijöidensä yhteistyövalmiuksia ja kehittämään prosessejaan. Artikkeli on tiivistelmä alkuperäisestä asiakastarinasta, joka on julkaistu microsoft.com-verkkosivulla.

Haaste

VELUX on johtava innovatiivisten kattoikkunoiden valmistaja, joka etsi yhtenäisempää ratkaisua projektisalkkunsa johtamiseen ja hallintaan. Veluxin tiimi halusi uuden ratkaisun olevan aiempaa miellyttävämpi käyttää ja sen tuli skaalautua tarpeen mukaan. VELUX tarvitsi ratkaisun, jonka avulla se voisi yhtenäistää projektikäytäntöjään ja joka tarjoaisi työntekijöille yhden, luotettavan tietolähteen projekteista. Uusi ratkaisu haluttiin käyttöön yhtiön eri liiketoiminnoissa ja toimipisteissä.

”Kun tarkastelimme toimintaamme, huomasimme nopeasti, että tarvitsimme ratkaisun, jonka avulla voisimme yhtenäistää projektikäytäntöjämme ja parantaa sekä projektinhallinnan tehokkuutta että projektisalkkumme johtamista”, kertoo Anders Fogh, VELUXin Head of Process and Operations, Product Development.

Microsoft Project täytti vaatimukset

Punnittuaan huolellisesti useita vaihtoehtoja VELUX päätti valita uudeksi ratkaisuksi Microsoft Projectin. Se täytti VELUXin uuden toimintamallin mukaiset vaatimukset käytettävyydessä ja skaalautuvuudessa. Lisäksi uusi ratkaisu olisi helppokäyttöinen, tehokas ja nopea. VELUXille oli myös tärkeää, että ratkaisua voidaan laajentaa helposti yrityksen kasvaessa.

”Microsoft täytti kaikki käytettävyyteen ja skaalautuvuuteen liittyvät vaatimuksemme todella hyvin”, toteaa Martin Sørensen, VELUXin Senior Solution Architect in Product Development.

Ratkaisu

Microsoft Power Platform -alustalle rakennettava selainpohjainen Project for the web -ratkaisu yhdistää jokaisen yksittäisen projektisuunnitelman yrityksen projektiportfolioon. Lisäksi se hyödyntää projektitiimien yhteistyöalustana Teamsiä että tuottaa tarvittavaa raportointia interaktiivisten näkymien avulla. Se siis yhdistää kaikki käytetyt ratkaisut yhteen paikkaan.

VELUX hyödynsi ratkaisunsa rakentamisessa myös Microsoft Power Appsia ja Microsoft Power Automatea. Koska monilla kentällä ja tuotannossa työskentelevillä työntekijöillä ei välttämättä ole aina kannettavaa tietokonetta käden ulottuvilla, mahdollisuus räätälöidä sovelluksia, jotka perustuvat joko valmiisiin (model-driven apps) tai tyhjiin (canvas apps) pohjiin oli VELUXille tärkeä tekijä.

”Microsoft Projectin ja Power Platformin tarjoamien ominaisuuksien, kuten saumattomien Microsoft Power BI -integraatioiden, ansiosta saimme vihdoin koottua kaikki projektimme yhteen paikkaan. Tämän mahdollisti juuri Microsoft Projectin joustavuus. Ratkaisun avulla on mahdollista työstää monenlaisia projekteja erilaisilla menetelmillä”, Sørensen sanoo.

Tulokset

Kehitystyö aloitettiin elokuussa 2021, ja uuden järjestelmän käyttäjäkoulutukset päästiin aloittamaan jo saman vuoden lokakuussa. Joulukuuhun 2021 mennessä VELUX oli jo perehdyttänyt yli 200 työntekijäänsä järjestelmän käyttöön ja siirtänyt uuteen järjestelmään noin 1 000 projektia. Projektit toimivat nyt yhtenäisemmin, minkä lisäksi uusia tuotteita saadaan nyt markkinoille aiempaa nopeammin. Samalla käyttäjätyytyväisyys on yli kaksinkertaistunut.

”Loistavia ideoita, jotka auttavat meitä tekemään tuotteistamme entistäkin parempia, voi tulla vastaan missä vain. Muiden hyvien ominaisuuksiensa lisäksi uusi ratkaisu on demokratisoinut palautteen antamista, sillä sen avulla voimme todella kuunnella kaikkia työntekijöitämme herkällä korvalla. Ilman uutta Microsoft Projectiin pohjautuvaa projektisalkun hallintaratkaisua tämä ei olisi ollut mahdollista”, Fogh selittää.

Tehokkaampaa ja tiiviimpää yhteistyötä

Microsoft Projectia käyttää VELUXilla tällä hetkellä yhteensä 2 000 työntekijää. Yritys on ottanut alustan käyttöön sisäisesti kaikissa tuotekehitystiimeissään. Sitä käyttävät tiimien projektipäälliköt, kehittäjät, tekniset projektipäälliköt, tuotepäälliköt, toimituksien projektipäälliköt sekä projektisalkun hoitajatkin.

Microsoft Project on helpottanut työskentelyä koko organisaatiossa. Se tukee työntekijöiden erilaisia työskentelytapoja, ja sen avulla ne työntekijät, jotka ovat kehittäneet helpompia tapoja suorittaa työtehtäviä, voivat jakaa hyvät ideansa muiden kanssa.

VELUXin johtoryhmä ja Fogh ovat tyytyväisiä siihen, että uusi järjestelmä tukee tiimien välistä yhteistyötä ja on siten kautta linjan lyhentänyt aikaa, jolla tuotteet saadaan markkinoille.

”Parempi projektisalkkutason näkyvyys on auttanut meitä kehittämään toimintaamme entistä strategisempaan suuntaan”, Sørensen toteaa.