Tietosuojaseloste ja yksityisyydensuojaa koskeva käytäntö

Tietosuojaseloste ja yksityisyydensuojaa koskeva käytäntö

Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (esim. (EU) 2016/679 (Tietosuoja-asetus eli ”GDPR”) ja Tietosuojalaki (1050/2018)).

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Fellowmind Finland Oy Ab:n tarjoamien tuotteiden ja palvelujen yhteydessä kerättyihin henkilötietoihin sekä sellaisiin henkilötietoihin, jotka kerätään muun kanssamme käymäsi vuorovaikutuksen yhteydessä. Kerätessämme edellä mainittuja tietoja esimerkiksi Fellowmind Finland Oy Ab:n tuotteiden, verkkosivustojen, sovelluksien taikka muun tyyppisten, tavallisesti sähköisessä muodossa tarjoamien palvelujen  yhteydessä sisällytämme linkin tai muun asianmukaisen   viittauksen tähän tietosuojaselosteeseen. Tämä koskee myös henkilötietojen keräämistä Fellowmind Finland Oy Ab:n muiden palvelujen, kuten asiakaspalvelujen, asiakastapahtumien, tarjousten ja  myynninedistämiskampanjoiden yhteydessä. 

Muista tietosuojaan liittyvistä ehdoista ilmoitetaan yksittäisen Fellowmind Finland Oy Ab:n tuotteen tai palvelun yhteydessä.  Tällaiset tuote- tai palvelukohtaiset ehdot syrjäyttävät tämän tietosuojaselosteen mahdollisissa ristiriitatilanteissa. 

Tuotteissamme tai palveluissamme voi olla myös linkkejä muiden yritysten verkkosivustoihin ja muihin kolmannen osapuolen palveluihin, joilla on omat tietosuojakäytännöt.  Suosittelemme, että luet huolellisesti tällaisten palveluiden tietosuojakäytännöt. Fellowmind Finland Oy Ab:n palveluihin voidaan soveltaa tietosuojaselosteemme lisäksi tai sijaan kunkin palveluntarjoajan omia tietosuojaa koskevia ehtoja.  Fellowmind Finland Oy Ab ei vastaa kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai niiden sisällöstä. 

Fellowmind Finland Oy Ab on osa Euroopan laajuista Fellowmind Groupia (”Konserni”), jonka omistaa Ruotsissa  toimiva Fellowmind Holding AB (559159-6803). 

Seloste päivitetty 10.11.2021. 

  1. Rekisterinpitäjä

Fellowmind Finland Oy Ab 
Linnoitustie 6B 
FI-02600, Espoo 
Suomi 

  1. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa 

Fellowmind Finland Oy Ab 
Linnoitustie 6, 02600 Espoo 
020 759 8600  info@fellowmind.fi 

Teknisen toteuttajan oma tietosuojalauseke on luettavissa osoitteessa: http://www.hubspot.com/privacy-policy/. 

  1. Rekisterien nimet 

Fellowmind Finland Oy Ab:n asiakas- ja markkinointirekisteri; ja muut Fellowmind Finland Oy Ab:n rekisterinpitäjänä hallinnoimat henkilötietoja sisältävät rekisterit. 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste 

Henkilötietoja käsitellään Fellowmind Finland Oy Ab:n asiakasviestintään ja muuhun asiakassuhteen hoitamiseen, markkinointiin, hallintaan, kehittämiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin sekä liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. 

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn kautta saatamme myös lähettää sinulle kohdennettuja uutiskirjeitä taikka markkinointi- ja asiakasviestejä. Mikäli et kuitenkaan halua saada meiltä viestejä, voit milloin tahansa ilmoittaa asiasta Fellowmind Finland Oy Ab:lle. 

Analytiikkatarkoituksiin keräämme myös analytiikkatietoja verkkosivujemme kävijöistä sekä saatamme myös kerätä sijaintitietoja suostumuksellasi. 

Käsittelyyn sovellettavia oikeusperusteita ovat: sopimus, lakisääteinen velvoite, rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja  suostumus. 

Sopimus käsittelyperusteena muodostuu Fellowmind Finland  Oy Ab:n yleisistä ehdoista ja tietosuojakäytännöstä sekä  mahdollisista erityisehdoista tai muusta yksittäistapaukseen  soveltuvasta sopimuksesta.  Nämä ovat Fellowmind Finland Oy Ab:n oikeutetun edun ja/tai käyttäjän suostumuksen mukaisia.  

Lakisääteinen velvoite käsittelyperusteena perustuu Euroopan unionin lainsäädäntöön ja sovellettavaan kansalliseen  lainsäädäntöön. Lakisääteinen velvoite voi liittyä esimerkiksi kirjanpitoon.

Rekisterinpitäjän oikeutetun edun ollessa käsittelyperusteena oikeutettuja etuja ovat Fellowmind Finland Oy Ab:n tuotteiden  ja palvelujen suoramarkkinointi ja kehitys,  parantaminen ja suojaus sekä muut käytöt, jotka ovat  sovellettavien lakien perusteella ovat Fellowmind Finland Oy  Ab:n oikeutetun edun mukaisia. Voit milloin tahansa kieltää henkilökohtaisten tietojesi käsittelyn suoramarkkinointi- ja  profilointitarkoituksiin. Huomaa kuitenkin, että tämä ei vaikuta Fellowmind Finland Oy Ab:n palveluissa näytettävien  mainosten määrään, vaan siihen, ettei markkinointia  kohdisteta sinulle keräämiemme tietojen perusteella. 

Suostumus käsittelyperusteena tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn hankitaan  asianmukaista menetelmää käyttäen esimerkiksi rastittamalla  suostumustasi osoittava ruutu, tekemällä valinta palvelun tai  verkkosivuston teknisissä asetuksissa taikka muulla  suostumuksesi selkeästi ilmaisevalla ilmoituksella tai  toiminnalla käyttämästäsi tuotteesta, verkkosivustosta,  palvelusta tai sovelluksesta riippuen. Tällainen suostumus on aina peruutettavissa lähtökohtaisesti yhtä helposti kuin se on  annettu. 

  1. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja kaikista rekisteröidyistä: 

  • Nimi 
  • Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • Yritys ja asema 
  • Yrityksen toimiala, liikevaihtokoko tai -luokka, yrityskoko ja muut yrityksen toimintaa kuvaavat tiedot 
  • Yrityksen yhteystiedot 
  • Tiedot markkinointikiellosta 
  • Markkinointia ja myyntiä edistävät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet 
  • Verkkokäyttäytymistä Fellowmind Finland Oy Ab:n sivustolla koskevat tiedot, kuten linkkien klikkaukset, lomakkeiden täytöt, selatut verkkosivut 
  • Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot 

Tallennamme rekisteriimme tiedot, jotka olet itse toimittanut Fellowmind Finland Oy Ab:n sivuston tai sen alidomainien yhteydenottolomakkeilla tai sähköpostilla. 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisterin henkilötiedot koostetaan henkilöltä itseltään, rekisterinpitäjän asiakastietojärjestelmästä, verkkosivuston avulla kerätyistä tiedoista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä. 

  1. Tietojen säännönmukaiset  luovutukset 

Rekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä, jakaa ja siirtää Fellowmind Finland Oy Ab:n Konsernin sisällä.  Jotta voisimme tarjota sinulle parhaan mahdollisen palvelukokemuksen, saatamme joutua siirtämään tai luovuttamaan tietojasi yhteistyökumppaneillemme palvelun toteuttamisen edellyttämissä rajoissa. Kumppanimme käsittelevät tietoja luottamuksellisesti, eivätkä luovuta niitä kolmansille osapuolille ilman laillista perustetta tai Fellowmind Finland Oy Ab:n lupaa. Nämä yhteistyökumppanit ovat tällöin henkilötietojen käsittelijöitä, mikä tarkoittaa yrityksiä, joiden kanssa Fellowmind Finland Oy Ab:lla on sitova oikeudellinen sopimus. 

Muut rekisterinpitäjät vastaanottajina 

Muut yhteistyökumppanit voivat olla myös muita rekisterinpitäjiä, mikä tarkoittaa yrityksiä, joilla on täysi vastuu käyttäjää kohtaan käyttäjän henkilötietojen käytöstä. Niillä on myös täysi vastuu kaikista kolmansista osapuolista, jotka voivat osallistua käyttäjän henkilötietojen käsittelyyn.  Fellowmind Finland Oy Ab jakaa nämä tiedot vain silloin, kun se on tarpeen tuotteen tai palvelun toimittamiseksi sinulle (esimerkiksi antamalla tietoja ohjelmistopalveluiden, järjestelmäpalveluiden sekä maksupalveluntarjoajille) tai, jos  esimerkiksi sosiaalisen median laajennuksia, kuten painikkeita  tai videosisältöjä on sisällytetty sivustoillemme. Jos annat Fellowmind Finland Oy Ab:lle luvan antaa kolmannen osapuolen tai sovelluksen käyttää tilisi tietoja, jaamme kyseiset tiedot kolmannen osapuolen kanssa. Emme tee tätä ilman nimenomaista lupaasi. Kun ohjaat meidät jakamaan tietoja kolmannen osapuolen kanssa, kyseinen kolmas osapuoli vastaa siitä lähtien henkilötietojen käsittelystä. Täten on vastuullasi tutustua kyseisen kolmannen osapuolen tietosuojakäytäntöön huolellisesti. 

Tarkempia kuvauksia vastaanottajaryhmistä 

Niillä sivustoillamme, jotka näyttävät mainoksia, valitut yritykset ja toimittajat voivat ostaa meiltä mainostilaa.  Joissakin tapauksissa tämä tarkoittaa sitä, että yritykset ja/tai toimittajat toimivat erillisenä rekisterinpitäjänä käsiteltäville tiedoille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin. 

Fellowmind Finland Oy Ab:lla on oikeus siirtää henkilötietoja  tytäryhtiölle, tai kolmannelle osapuolelle Fellowmind Finland  Oy Ab:n liiketoiminnan tai sen osien, omaisuuden tai  osakkeiden uudelleenorganisoinnissa, fuusiossa, myynnissä,  yhteisyrityksessä, siirrossa tai muussa luovutuksessa, kunhan  kyseisellä taholla, jolle siirrämme henkilötietoja, ei ole lupaa  käsitellä henkilötietojasi muutoin kuin tässä  tietosuojakäytännössä kuvatuilla tavoilla ilman erillistä  ilmoitusta ja, jos sovellettavat lait sitä edellyttävät, ilman  asiakkaan lupaa.  Fellowmind Finland Oy Ab voi jakaa käyttäjän tietoja (ml. henkilötiedot) mahdollisen yrityskaupan tai liiketoimintakaupan yhteydessä, jos Fellowmind Finland Oy  Ab tai sen liiketoiminta tai näiden osa myydään tietojen  vastaanottajalle. 

Fellowmind Finland Oy Ab:n palveluita käyttämällä, kuten kommunikoimalla Fellowmind Finland Oy Ab:n palveluiden sisällä, saatat antaa tietojasi myös muille käyttäjille: kaikki tällaiset tiedot voivat olla julkisesti muiden käyttäjien nähtävillä, eikä tällä tavoin luovutetuilla tiedoilla ole yksityisyysolettamaa.

Fellowmind Finland Oy Ab ei vastaa mistään sellaisten tietojen tietosuojasta, jonka asiakas päättää itse tuoda julki Fellowmind Finland Oy Ab:n tuottamien palveluiden sisällä.

Erityisissä poikkeustilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille tilanteissa, jossa voimassa oleva laki tai asetus taikka muu viranomaisen määräys niin vaatii, taikka palveluiden käyttöehtojen noudattamisen valvomiseksi ja varmistamiseksi sekä palveluiden turvallisuuden takaamiseksi.

Fellowmind Finland Oy Ab voi jakaa ei-henkilökohtaisia tietoja (kuten anonyymiä dataa käyttäjistä; palveluihin ohjanneiden sivustojen osoitteita ja palvelusta poistumiseen käytettyjä osoitteita; palveluhyödykkeiden käytöstä; klikkauksista ja niin edelleen) niistä kiinnostuneiden kolmansien osapuolten kanssa avustaakseen näitä ymmärtämään tiettyjen sisältöjen käyttötapoja, palveluita, promootioita ja/tai palveluiden käytettävyyttä.

Käyttäjää koskevia tietoja taikka anonyymiä tietoa voidaan jakaa mainostajille, julkaisijoille, yhteistyökumppaneille ja muille kolmansille osapuolille.

  1. Tietojen siirto kolmansiin maihin

Fellowmind Finland Oy Ab voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle mm. tietojen teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttamiseksi yhteistyökumppaneiden toimesta.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos Euroopan komissio on antanut päätöksen henkilötietojen suojan riittävyydestä niissä maissa, joihin tietoja siirretään (nk. ”Vastaavuuspäätös”, tietosuoja-asetuksen 45 artikla). Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle voidaan tehdä myös komission hyväksymiä vakiolausekkeita (standard contractual clauses, SCC tai ”Vakiolausekkeet”) käyttäen.

Tuotteitamme ja palvelujamme voidaan tarjota käyttämällä eri maissa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Henkilötietojasi voidaan näin ollen luovuttaa myös käyttämiesi palveluiden sijaintimaan ulkopuolelle. Fellowmind Finland Oy Ab noudattaa siirroissa kolmansiin maihin kuitenkin aina joko Vastaavuuspäätöstä taikka Vakiolausekkeita.

Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi siirrosta ulkomaille, voit ottaa meihin yhteyttä.

  1. Henkilötietojen säilyttämisaika

Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin se on välttämätöntä kyseessä olevan käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin sovellettavissa laeissa edellytetään.

Jos et ole vieraillut Fellowmind Finland Oy Ab:n sivuilla tai muilla tavoin osoittanut kiinnostusta sinulle välitettyyn tietoon 24 kuukauden aikana, henkilötietosi poistetaan.

  1.  Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään tietojärjestelmissä, jotka ovat teknisin keinoin suojattuja. Ainoastaan yrityksen työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämillä käyttöoikeuksilla. Rekisterin tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin henkilökohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Fellowmind Finland Oy Ab on ottanut käyttöön asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset suojaustoimenpiteet välttääkseen ja minimoidakseen henkilötietojen luovuttamiseen ja käsittelyyn liittyviä riskejä. Tällaisia suojaustoimenpiteitä ovat soveltuvin osin palomuurien, suojattujen palvelintilojen sekä salauksen käyttö, asianmukaisten pääsyoikeuksien hallintajärjestelmien ja -prosessien käyttöönotto, käsittelijöiden huolellinen valinta, käsittelyyn osallistuvien Fellowmind Finland Oy Ab:n työntekijöiden riittävä koulutus sekä muut henkilötietojen luvattomalta käytöltä tai luovuttamiselta suojaamiseksi tarvittavat toimenpiteet.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet liittyen henkilötietoihisi:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin - Sinulla on oikeus pyytää ja saada sinusta keräämiämme henkilötietoja yleisessä ja konekielisessä muodossa viestittämällä asiakaspalveluumme.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen - Voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme, jos uskot, että meillä on tietojasi, jotka on ehkä oikaistava.
  • Oikeus tietojen poistamiseen - Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Emme kuitenkaan pysty poistamaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä sitovien oikeudellisten velvoitteiden noudattamiseksi tai jotka on säilytettävä soveltuvan lainsäädännön nojalla.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja Vastustamisoikeus - Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointitarkoituksiin, myynninedistämismateriaalien lähettämiseen, profilointiin tai markkinatutkimusten suorittamiseen. - Voit myös ottaa yhteyttä Fellowmind Finland Oy Ab:n asiakaspalveluun pyytääksesi tietojen käsittelyn rajoitusta tai vastustaaksesi mitä tahansa muuta käsittelyn muotoa.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen - Sinulla on oikeus pyytää ja saada sinusta keräämiämme henkilötietoja yleisessä ja konekielisessä muodossa. Jos pyyntö on Fellowmind Finland Oy Ab:n mielestä kohtuuton niin Fellowmind Finland Oy Ab voi veloittaa siirrosta koituvat kohtuulliset kulut.
  • Jos käsittely perustuu suostumukseen (tai nimenomaiseen suostumukseen), sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
  • Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi - Fellowmind Finland Oy Ab ei tee käyttäjistään automaattisia päätöksiä, joilla olisi laillisia tai vastaavia vaikutuksia.

Halutessasi käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi voit sovellettavien lakien asettamissa rajoissa ottaa yhteyden meihin tässä tietosuojaselosteessa annettujen yhteystietojen avulla. Tämä saattaa kuitenkin tarkoittaa sitä, ettemme voi enää tarjota sinulle kyseisiä palveluja, etenkin jos olet halunnut meidän poistavan henkilötietosi tai lopettavan niiden käsittelyn.

Pyydämme ottamaan huomioon, että Fellowmind Finland Oy Ab voi joutua tunnistamaan sinut sekä pyytämään lisätietoja voidakseen täyttää edellä mainitut pyyntösi. Pyydämme lisäksi huomioimaan, että sovellettavissa laeissa voi olla rajoituksia ja muita edellä oleviin oikeuksiisi liittyviä määräyksiä.

  1. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos et ole tyytyväinen tietosuojapalveluihimme tai henkilötietojesi käsittelyyn, voit osoittaa kysymyksesi asiaankuuluvalle viranomaiselle (Suomen tietosuojavaltuutetulle tai evästeisiin liittyvässä käsittelyssä Traficomiin).

  1. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti, joten pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai lainsäädännön muutoksen niin vaatiessa ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme. 

Tämä tietosuojaseloste on voimassa toistaiseksi 15.5.2021 lukien.

  1. Evästeet ja niiden käyttö

Saatamme kerätä henkilötietojasi erilaisiin tarkoituksiin evästekäytännössämme kuvatulla tavalla käyttämällä tekniikoita, kuten evästeitä, pikseleitä ja tunnisteita tai vastaavia teknologioita kerätäksemme laitteesi tietoja. Jokainen sivustomme, sovelluksemme ja palvelumme on evästekäytäntömme alainen.

Lisätietoa saat lukemalla evästekäytäntömme, joka on saatavilla yhtiön verkkosivustolla https://www.fellowmind.fi/.

Eväste (eli cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeiden avulla voidaan kerätä tietoa esimerkiksi selaintyypistä, IP-osoitteesta, liikenteen lähteestä jne.

Käytämme sivustolla evästeitä luodaksemme paremman käyttökokemuksen tarjoamalla käyttäjää kiinnostavaa sisältöä. Evästeiden avulla sivusto myös muistaa siellä aiemmin vierailleen käyttäjän tämän palatessa sivustolle. Voit poistaa evästeet käytöstä selaimesi asetuksista.

Lisätietoja evästeistä löydät täältä:
https://www.viestintavirasto.fi/kyberturvallisuus/ tietoturvaohjeet/palveluidenturvallinenkaytto/evasteet.html.

Miten evästeitä hallitaan ja miten ne poistetaan

Internetselaimen asetuksista pääset muokkaamaan evästeiden hallintaa ja voit esimerkiksi estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista. Lisää tietoa evästeiden hallinnasta voit käydä lukemassa täältä: https://www.cookiebot.com/en/

Voit myös muokata evästeisiin liittyviä asetuksia sekä evästeisiin liittyvää suostumustasi evästeasetuksissa yhtiön verkkosivustolla https://www.fellowmind.fi/ tai internet selaimesi asetuksissa