Certis

Challenge

Certis had lange tijd te maken met een zeer versnipperd IT-landschap. Zo werkte de organisatie met ERP-software van Exact dat voornamelijk was toegespitst op finance, met daaraan gekoppeld meerdere losse applicaties voor bijvoorbeeld forecasting. Beheer werd steeds lastiger en het bleek nagenoeg onmogelijk om applicaties door te ontwikkelen en flexibel in te spelen op marktontwikkelingen, vertelt interim projectmanager Hanno van Harn van Certis Europe. “Met het oog op de toekomst hadden we steeds meer de behoefte aan een schaalbaar en flexibel cloud-based IT-landschap. Ook wilden we het landschap simplificeren door het aantal bedrijfsapplicaties te verminderen en samen te brengen op één plek.”

In de oude situatie kwam het regelmatig voor dat ‘dubbele dataverwerking’ nodig was: invoer van dezelfde data in meerdere systemen. Een foutgevoelige en tijdrovende exercitie. Om dat te voorkomen, was het van belang om operationele en ondersteunende processen te automatiseren en connectiviteit toe te voegen. Gezien Certis’ groeiambities moest nieuwe software ondersteuning bieden voor verdere internationale uitbreiding en het voldoen aan lokale wet- en regelgeving.

Aanpak

Met deze business needs in het achterhoofd werd de zoektocht gestart naar een geschikt ERP-systeem en een implementatiepartner. Certis maakte al gebruik van Microsoft-software zoals SharePoint en Office, dus het was een logische stap om voor ERP over te stappen op Microsoft Dynamics 365, aldus Hayder Ghulam, Head of European Supply Chain. “Bovendien kunnen we met Dynamics 365 gebruik maken van de kracht van de cloud. Denk aan de schaalbaarheid, innovatieve functionaliteiten en updates die doorlopend toegevoegd worden. En omdat Microsoft een internationale speler is, profiteren we van de best practices van ondernemingen in onze eigen sector én daarbuiten.”

Implementatie-ervaring, culturele fit en een aantal prettige kennismakings- en verdiepingsgesprekken overtuigden Certis om voor Fellowmind te kiezen, vervolgt Hayder. “In september 2019 spraken we het vertrouwen naar elkaar uit. Tijdens workshops brachten we de bestaande processen in kaart om te visualiseren hoe een nieuw ERP-pakket deze beter zou ondersteunen. We wilden het oude systeem loslaten en de implementatie écht gebruiken om de huidige werkwijzen af te stoffen en te kijken wat efficiënter en beter kon. Anders heeft een dergelijk project natuurlijk weinig zin.”

Na de workshops volgde de formele start met sprints en werden de benodigde resources vrijgespeeld. De samenwerking beviel goed. Hayder: “We merkten direct dat de supply chain consultants onze branche begrijpen en veel ervaring met implementaties hebben. Daardoor konden ze ons goed adviseren over de optimale inrichting van processen en uitdagen om bepaalde zaken op een slimmere manier aan te pakken.

Door de wereldwijde pandemie verliep de samenwerking grotendeels via Teams-meetings. Dat was soms lastig, maar dankzij goed teamwork is het uiteindelijk gelukt. Binnen budget en scope. De datamigratie die richting het einde van het project gedaan moest worden, bleek een flinke kluif. Het vergde veel van onze mensen, maar ook deze klus hebben we samen geklaard. Fijn was dat we in het proces afscheid konden nemen van veel verouderde gegevens.”

Resultaten

In oktober 2020, iets meer dan een jaar na de start van het implementatietraject, ging Certis Europe live met één centrale productie-omgeving en twee sales-omgevingen. Uiteraard compleet met finance en supply chain. “Een maand later dan gepland, maar de vertraging was achteraf gezien niet erg. Het bood ons de mogelijkheid om nog een aantal problemen op te lossen en zorgde uiteindelijk voor een soepelere livegang.

De supply planning processen zijn inmiddels naar de cloud gebracht, op een later moment volgt demand planning. Dankzij de cloud is het gemakkelijker om historische data uit verschillende bronnen en systemen te combineren om inzichten te verkrijgen die helpen om sneller te schakelen en in control te blijven”, aldus Hayder.

De shared service organisatie van Certis draait momenteel op Dynamics 365 F&O en stuurt centraal finance, productie en voorraadbeheer aan. Hanno van Harn: “Bij de implementatie hebben we shared services en de eerste twee salesbedrijven tegelijk live gebracht; een knappe prestatie in slechts dertien maanden. De implementatie was voor het grootste gedeelte succesvol, al bleken sommige processen complexer dan vooraf gedacht. Met de templates die zijn ontwikkeld tijdens het traject brengen we nu de overige elf bedrijven naar de cloud.”

De digitale reis is dus niet ten einde, al plukt het bedrijf al wel de eerste vruchten van de verandering. Hayder: “Het voordeel van ons huidige ERP-systeem is dat het meer inzicht en transparantie biedt. We kunnen onze voorraden beter monitoren, de productflow volgen en kwaliteitsmanagement maakt nu integraal onderdeel van onze processen.

Op dit moment werken we samen aan het opzetten van een supply chain dashboard dat inzicht geeft in de belangrijkste KPI’s. Ook willen we Electronic Data Interchange inregelen om de elektronische uitwisseling van informatie met systemen van externe partijen efficiënter te maken.”