De Heus

Challenge

De Heus ontwikkelt, produceert en levert voeding voor pluimvee, varkens, rundvee en aqua. Het bedrijf heeft meer dan 90 fabrieken verspreid over twintig landen. In 75 landen heeft het lokale vertegenwoordigers die de voordelen van het voer aan de klant communiceren. Omdat De Heus opereert op verschillende continenten moet ook met lokale omstandigheden rekening worden gehouden. Dit vergt constante afstemming tussen de vraag uit de lokale markten en het onderzoek en innovatieprogramma. Goede communicatie en verbinding met collega’s wereldwijd is essentieel.

Voorheen werd veel informatie gedeeld via e-mail met bijlages. Daarnaast waren er verschillende platforms: een document- en bestandbeheersysteem, een eigen marketingplatform, één voor grondstoffen en platforms om samen te werken zoals Microsoft Teams. Met als gevolg dat het aan overzicht ontbrak. Welke informatie was beschikbaar en wat was de meest recente versie? Celine Chang, Group Manager Support Poultry bij De Heus en Lis de Groot, Marketing Manager Premix & Specialties: “We besloten dat we naar één platform moesten om het voor gebruikers makkelijk te maken om relevante informatie te vinden, met daarbij de mogelijkheid om versies te beheren en IP te borgen. Ook wilden we overige tools, zoals Power BI dashboards, op één plek samenbrengen.”

Binnen De Heus werd al deels gewerkt met Microsoft SharePoint als DMS (Document Management System). De ervaring was goed. De functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid bevielen en het systeem was erg flexibel. De grootste uitdaging van SharePoint schuilt in de implementatie. Hoe richt je dit uitgebreide systeem zo in, dat het bij je wensen en eisen aansluit?

Aanpak

De Heus zocht een expert die wist hoe de verschillende aspecten van SharePoint het best benut kunnen worden. In die zoektocht kwam Fellowmind, dankzij de ervaring met Dynamics CRM en Microsoft 365, al snel in beeld. Door overname van het Deense bedrijf ProActive was Fellowmind ook nog eens één van de grootste SharePoint-specialisten in de wereld.

Senior Business Consultant Line Tarber van Fellowmind: “Omdat we als organisatie gegroeid zijn, kunnen we optimaal als strategische partner optreden. Bij moeilijke vraagstukken zijn er altijd collega’s om mee te overleggen, terwijl een kleine partij er alleen voor staat. Dat overleg heb je nodig, zeker om de uitdagingen die een ambitieuze klant neerlegt te beantwoorden. Ik vond de samenwerking fantastisch. Wij hebben een prachtig platform gebouwd dat positief is ontvangen.”

Celine en Lis sluiten zich daarbij aan: “Bovendien werkt de agile methodiek erg fijn. Je hoeft niet af te wachten of het allemaal goed gaat, maar ziet meteen wat er gemaakt wordt. Tijdens het project reageer je inhoudelijk en functioneel. Waar nodig, stuur je bij. Het ontwikkelproces werd goed gecoördineerd. Fellowmind gaf aan welke input wij moesten leveren, wat we van hen konden verwachten en wanneer we met een gezamenlijke workshop een nieuwe stap gingen zetten.”

Resultaten

In een paar maanden is een portaal gebouwd waar alle informatie van De Heus samenkomt. Voor de gebruiker ziet het eruit als een website. Daarop staat – verdeeld over subsites – informatie over de verschillende diersoorten, de producten en specifieke afdelingen die De Heus heeft. Wie wil kan zelf door de informatie grasduinen. Wie gericht informatie zoekt, gebruikt de geavanceerde zoekfunctionaliteit.

Het portaal heeft een herkenbare look en feel en duidelijke navigatie. Het is nu veel makkelijker om diersoort-overstijgende informatie te vinden. Binnen de oude manier van werken moest alle informatie per diersoort opnieuw aangeboden worden. In het nieuwe systeem is er één centrale bron van informatie die bij alle relevante diersoorten te tonen is.

Met het opleveren van de oplossing begint het echte werk. Line: “Wij hebben basispagina’s gebouwd, het is nu aan De Heus om de site te vullen. Daar zie je gelijk de ambitie van de organisatie. Na een mooie lancering zijn ze direct aan de slag gegaan om dat succes vast te houden. Ze hebben een tweewekelijks overleg over de inhoud, hebben vastgelegd wie voor onderhoud zorgt en wat er gebeurt als iemand vertrekt. Zo borg je dat je systeem jaren mee kan.”

Bij De Heus is de samenwerking ook goed bevallen. “Fellowmind heeft een proactieve instelling. Hoe abstract onze ideeën ook waren, men bleef doorvragen tot er een praktische vertaling kwam. Zowel tijdens de ontwikkeling als na de go-live hebben we positieve reacties ontvangen. Onze mensen zijn blij dat ze alle informatie op één plek vinden. Het systeem is gebruiksvriendelijk en ook nog eens snel. Onze focus verschuift nu naar het toevoegen van meer inhoud. Ook gaan we zoeken naar mogelijkheden om SharePoint breder binnen De Heus in te zetten.”