KNMG

Challenge

In 2014 stapte KNMG van papieren registers en Excel lijstjes over naar een online omgeving waarbij klanten op ieder moment terecht kunnen bij alle informatie: MijnRGS. Een omgeving waar specialisten, profielartsen, aios, opleiders en opleidingsinstituten hun zaken met de Registratiecommissie Geneeskundig specialisten online kunnen regelen. Er werd gebruik gemaakt van twee systemen: de portal en Microsoft Dynamics CRM. ‘’Het gebruik van twee systemen was ingewikkeld, aanpassingen waren moeilijk mogelijk, het kostte veel geld en duurde lang. Het werkte gewoon niet, dus er moest echt iets gebeuren.”, vertelt Jeroen Hennevelt, adviseur bij KNMG. In 2017 lanceerde Microsoft een oplossing die perspectief bood. Microsoft Portals is een oplossing voor een mijn-omgeving die 1-op-1 geïntegreerd is met Microsoft Dynamics 365.

Aanpak

KNMG maakte al gebruik van Dynamics 365, dus de introductie van Microsoft Portals kwam precies op het juiste moment. Eind 2018 ging KNMG live met de nieuwe portal. Jeroen vertelt verder: ‘’Eén van de grootste voordelen van Microsoft Portals is dat het een directe integratie biedt met Dynamics CRM. Voorheen hadden we twee verschillende platformen, wat een stuk trager en foutgevoeliger werkte.’’ Wilco vervolgt: ‘’De nieuwe mijn-omgeving moest vooral sneller, flexibeler en gemakkelijker werken. Met Microsoft Portals is dit gelukt. Het gemak hoe nu dingen veranderd kunnen worden versus hoe het was. Dat is echt een gigantische vooruitgang. Alles wat klanten bij ons moeten doen is noodzaak. Het is een beetje zoals je belastingaangifte. Hoe makkelijker en overzichtelijker wij het kunnen maken, hoe sneller onze klanten dingen kunnen regelen. Dat moet iedere dag ons uitgangspunt zijn.’’

Resultaat

Niet alleen KNMG zelf is enthousiast over de nieuwe mijn-omgeving. Tijdens een gebruikersbijeenkomst op het kantoor van KNMG vertelt Ellen van Ginkel, opleidingsadviseur bij het Diakonessenhuis: ‘’De nieuwe portal is vele malen sneller dan de vorige versie én gebruiksvriendelijk. Het helpt mij om mijn werk efficiënter te doen.’’ Marcella Brun-van Gasteren van het UMC Utrecht vervolgt: ‘’Gegevens worden veel sneller verwerkt, waardoor je sneller op de hoogte bent en je administratie volledig op orde hebt.’’

Ieder kwartaal organiseert KNMG deze gebruikersbijeenkomst om te horen waar gebruikers tegenaan lopen en het platform nóg verder te verbeteren. Daarnaast gaan ze regelmatig bij de ziekenhuizen langs om te kijken hoe het gaat. ‘’Dat werkt goed’’, vertelt Eveline de Lange, stafadviseur opleiding bij het LUMC. ‘’Issues worden snel opgepakt en we kunnen met elkaar nadenken en sparren over wat wel en wat niet. Dat vind ik een groot voordeel aan de nieuwe portal. Dat het makkelijker is om die oplossingen snel te bewerkstelligen, waar dat in het oude systeem soms moeizaam was.’’

Het enthousiasme van gebruikers wordt ook gedeeld met KNMG. ‘’Laatst werd ik gebeld door een gebruiker’’, noemt Wilco. ‘’Ze vertelde dat als ze de oude portal opstartte, het echt het koffiemomentje was. Je had genoeg tijd om koffie te halen en als je terugkwam, was het systeem opgestart, zo lang duurde het. Nu is het koffiemomentje weg. Dat vond ik leuk om te horen.’’

De samenwerking

Bij Fellowmind gaan we altijd voor een nauwe samenwerking en vormen we één team samen met de klant. Wilco: ‘’In mijn optiek is de samenwerking dusdanig open dat we ook kritisch naar elkaar kunnen zijn. Dat benadrukt wat mij betreft wel echt het teamgevoel.’’ Het biertje op het Fellowmind kantoor in Barneveld tijdens de livegang is Jeroen dan ook het meeste bijgebleven. ‘’We drukten letterlijk de knop samen in. Het was echt een teamprestatie. Klinkt misschien een beetje cliché, maar echt iedereen zat er samen zo goed in.’’

Er is nu een start gemaakt met de verdere ontwikkeling van de portal om het platform nóg gebruiksvriendelijker te maken. Jeroen vertelt: ‘’Onze aandacht gaat voornamelijk naar de buitenkant en het gebruik voor onze klanten. Maar ook bij de interne verwerking van gegevens valt er nog veel winst te behalen. Denk aan automatisering van processen als controleslagen. Daar kunnen we stappen maken.’’ Ook Wilco ziet kansen: ‘’Doordat klanten nu de toegevoegde waarde van de online mijn-omgeving zien, komen er allerlei verzoeken om andere registers te voeren en rapportages in de portal uit te breiden. Dat zijn leuke projecten die ernaast lopen.’’