Mifa

Mifa werkte al sinds 1998 met een sterk op maat gemaakt ERP-systeem, aangevuld met diverse losse workflowapplicaties. “We merkten dat onze oude systemen niet meer voldeden aan onze eisen,” vertelt Peter-Jan Coumans, IT Manager bij Mifa. “We hadden behoefte aan meer flexibiliteit en betere integratie tussen onze processen. Bovendien werden onze oude systemen niet meer geüpdatet, waardoor we steeds meer risico liepen.”

Na een uitgebreide marktverkenning koos Mifa voor één ERP systeem: Microsoft Dynamics 365 en Fellowmind als implementatiepartner. “Dynamics 365 bood ons de mogelijkheid om processen op een gestandaardiseerde manier te ondersteunen”, aldus Peter-Jan. “Daarnaast sprak de pragmatische aanpak van Fellowmind ons erg aan. Met hun ervaring in de maakindustrie begrepen ze onze uitdagingen en dachten ze echt met ons mee.” De agile-aanpak en de gestructureerde implementatiemethodiek Sure Step Focus van Fellowmind zorgden voor vertrouwen.

Het project startte in november 2022 met een pre-foundation fase. Een multidisciplinair team binnen Mifa, bestaande uit directieleden, key users en operationele specialisten, werkte nauw samen met de consultants van Fellowmind. Tijdens wekelijkse projectdagen en dagelijkse stand-ups werd de voortgang bewaakt en uitdagingen direct aangepakt. De agile-methodiek zorgden voor een iteratief proces waarin continu getoetst werd of datgene wat gebouwd werd ook daadwerkelijk waarde toevoegde.

Naast de technische implementatie begeleidde Fellowmind ook het changemanagement binnen Mifa. “Het belangrijkste was om draagvlak te creëren”, benadrukt Peter-Jan. “We begonnen door duidelijk uit te leggen waarom we het deden en waar we mee gingen werken. Door trainingen en duidelijke communicatie wisten medewerkers wat ze konden verwachten en waren ze goed voorbereid op de overstap. Fellowmind heeft ons daar heel goed in begeleid.” Dit resulteerde in een soepele adoptie bij de livegang in mei 2024.

De overstap naar Microsoft Dynamics 365 levert direct voordelen op. Het geïntegreerde systeem vervangt het versnipperde softwarelandschap en dat zorgt voor een betere dataconsistentie. Ook de look-and-feel van Dynamics 365 zorgde ervoor dat medewerkers enthousiast werden. Daarnaast roemt Peter-Jan de toekomstbestendigheid van het systeem: “Met Dynamics 365 blijven we continu up-to-date en kunnen we aansluiten bij de laatste ontwikkelingen. Het was vooral een doel om een pakket te kiezen dat naar de toekomst toe bij blijft.” De echte resultaten moeten nog komen: “Wil je het systeem goed gebruiken, dan moet het voorzien worden van data. Er wordt nu meer data-administratie gevraagd, straks kunnen we de data die nu op de achtergrond gevuld wordt gebruiken voor analyses.”

Dankzij de samenwerking met Fellowmind heeft Mifa succesvol de overstap gemaakt naar een toekomstbestendig ERP-systeem. “De combinatie van technologie, een gestructureerde aanpak en aandacht voor change management maakte het verschil,” concludeert Peter-Jan. “We hebben niet alleen een nieuw systeem, maar ook een organisatie die klaar is voor de toekomst. Waar we eerder onzeker waren over de stabiliteit van ons oude systeem, weten we nu dat we kunnen bouwen op een solide basis.”

“De kracht van dit project lag in onze gezamenlijke constante focus op waardetoevoeging binnen het bedrijf. Bij aanvang van het project kregen we daar een workshop over. Daardoor hebben we processen kritisch onder de loep genomen en verschillende onderdelen herzien. We hebben flink gesneden in functionaliteiten die de implementatie zouden vertragen of kosten zouden verhogen. "Uiteindelijk hebben we een totaalpakket neergezet dat rijker is dan ik vooraf had durven verwachten."