OPRA Turbines

Challenge

Het proces om een gasturbinesysteem te ontwikkelen en fabriceren is bijzonder ingewikkeld. De turbine is modulair en kan in verschillende uitvoeringen gemaakt worden, terwijl de package – de behuizing van het systeem – grotendeels getekend moet worden en steeds anders kan zijn. OPRA werkt volgens zowel Engineering to Order (ETO) als Configure to Order (CTO). Hierdoor heeft het bedrijf te maken met complexe bedrijfsprocessen en doorlooptijden van meerdere maanden, waarbij het van belang is dat ontwikkel- en productiestromen perfect op elkaar afgestemd zijn.

Om productie, finance, in- en verkoop en de logistieke stromen in goede banen te leiden, werd voorheen gewerkt met een combinatie van onder meer SAP Business One (ERP) en Salesforce (CRM). “We maakten gebruik van verouderde versies van deze systemen, die belangrijke functionaliteiten misten en niet in staat waren om met elkaar te praten”, vertelt Robbie Greving, Finance Manager bij OPRA. “Daardoor werd er bijvoorbeeld planning, productie, projectrapportages en consolidatie handmatig en buiten de systemen om gewerkt.

In 2020 startten we de zoektocht naar een geschikt platform en een partner die ons kon helpen onze processen en werkwijzen te verbeteren. We zagen in dat een digitale transformatie van onze organisatie en het samenbrengen van alle bedrijfsactiviteiten op één plek in de cloud essentieel waren voor de toekomst. Daarnaast hebben we internationale groeiambities en willen we in staat zijn om flexibel in te spelen op trends als predictive maintenance. Fellowmind begreep goed wat daarvoor nodig was. Bovendien hadden ze naast positieve referenties ook de gewenste implementatie-, platform- en marktkennis.”

Aanpak

Aanvankelijk keek OPRA zowel naar Business Central als Dynamics 365 for Finance & Operations als platform voor haar digitale transformatie. “De laatste bleek uiteindelijk beter in staat om de internationale structuur van onze groep te ondersteunen, alsmede de complexe bedrijfsprocessen en wijze waarop onze projecten en productie met elkaar verweven zijn. Alles wat we nodig hebben, zit erin. In tegenstelling tot andere pakketten hadden we geen additionele modules nodig.

Een van onze belangrijkste processen heeft betrekking op MRO (Maintenance, Repair, and Overhaul). Dat werd in het oude systeem niet ondersteund, maar is in Dynamics 365 goed te realiseren. Ook is het systeem beter geïntegreerd. Zo kunnen we data uit ons ERP en het veld gebruiken bij het optimaliseren en onderhouden van onze machines. We kunnen anticiperen op welke machines onderhoud behoeven en welke resources daarvoor nodig zijn.”

Na het eerste contact wilde OPRA snel ter zake komen. Het bedrijf wilde op tijd klaar zijn voor de start van het nieuwe boekjaar en had daarom het ambitieuze doel om binnen vijf maanden live te gaan. Met behulp van Fellowminds Sure Step Focus-methodiek werd binnen acht weken een Minimum Viable Product neergezet. Vervolgens werd in een aantal sprints naar de livegang toegewerkt.

"De gestructureerde manier van werken was even wennen, maar beviel zowel het projectteam als de key users erg goed. Het zorgde voor focus en bevorderde de samenwerking, waardoor we snel live konden gaan. Op termijn zullen we deze aanpak ook gebruiken om de kwaliteit van onze eigen projecten en processen te verbeteren.”

Resultaat

Natuurlijk kennen digitale transformatieprojecten niet alleen hoogtepunten. Robbie: “Het heeft het nodige bloed, zweet en tranen gekost, maar toch is het gelukt om soepel live te gaan. Uiteindelijk kende het project een vertraging van drie weken. Hiervoor hebben we bewust gekozen. Enerzijds om er zeker van te zijn dat de datakwaliteit op orde was, anderzijds om te zorgen dat autorisaties en output management goed ingeregeld waren.”

Voor de key users was de implementatie bij tijd en wijle uitdagend, beseft Robbie. “Ze moesten opeens veel integraler denken en zich nieuwe systemen eigen maken. Gelukkig kwam er goede ondersteuning in de vorm van extra capaciteit, trainingen en werkinstructies. Toen een key user door ziekte uitviel, is ook snel een passende oplossing gevonden.”

Fundament voor de toekomst

Ook bij Fellowmind is men tevreden over het project. Erwin Berends, Sales Director, vertelt: “Samenwerking, vertrouwen en openheid waren toverwoorden in dit project. Dankzij de goede klik tussen onze consultants en de betrokkenen van OPRA ontstond veel energie. En ondanks de pandemie was het toch mogelijk om elkaar regelmatig en op een veilige manier op te zoeken.”

Met de implementatie van Dynamics 365 Finance & Operations heeft OPRA de gewenste basis voor een multicompany project- en productomgeving, met optimaal ingerichte logistieke en financiële stromen, aldus Erwin. Daar is Robbie het mee eens. “We kunnen op termijn onze vestigingen in de VS en China aankoppelen en onze bedrijfsactiviteiten uitbreiden. Bovendien werken we nu veel accurater, omdat het gehele bedrijfsproces – vanaf het moment dat een order geboekt wordt tot dat deze bij logistiek de deur uitgaat – beter wordt doorlopen.

Het nieuwe ERP-systeem is ook meer geïntegreerd dan wat we voorheen hadden. Dat levert tal van quick wins op. We weten nu precies wat er speelt, hebben beter inzichtelijk welke materialen we waar nodig hebben, en kunnen de kracht van onze data benutten. Om de cirkel rond te maken, denken we aan de toekomstige inzet van Customer Engagement.”

De digitale reis van OPRA is nog niet ten einde, besluit Robbie. “We hebben nu een prachtig fundament waarop we verder bouwen. Zo staat de digitalisering van onze field service op de planning. Hierdoor hebben onze vakmensen ter plaatse eenvoudig toegang tot up-to-date werkinstructies en andere relevante informatie, zodat ze sneller en effectiever kunnen werken. Ook willen we op termijn business intelligence doorontwikkelen om data uit zowel ERP als CRM te ontsluiten en mobiliseren. Zo kunnen we trends volgen, verbanden leggen en in een handomdraai rapportages maken die helpen in control te blijven.”