OSTP

OSTP produceert buizen en componenten van roestvrij staal voor de industrie en wil een pionier zijn op het gebied van efficiëntie en duurzaamheid. Hiervoor wendde het bedrijf zich tot Fellowmind voor een slimme offertetool en een betere inzet van data.

Uitdaging

De procesindustrie maakt gebruik van gelaste hoogwaardige RVS-buizen en componenten. OSTP is actief in Finland en Zweden en heeft 500 mensen in dienst om deze producten te kunnen leveren.

Het bedrijf is ruim honderd jaar geleden opgericht en maakte vroeger deel uit van Outokumpu Group. OSTP opereert nu als een onafhankelijk bedrijf en heeft veel geïnvesteerd in technologie, productiecapaciteit en zeer vakkundig personeel. Als onderdeel van de technologische ontwikkeling heeft OSTP besloten om het offerteproces te verbeteren.

Anders Brännbacka, Operations Development Manager van OSTP: “Bestellingen van industriële klanten zijn zowel standaard als op maat gemaakt voor de exacte behoeften en processen van iedere afzonderlijke klant. Hierdoor kunnen offerteberekeningen behoorlijk uitdagend worden. We willen onze klanten het optimale en meest efficiënte aanbod doen voor de specifieke aanvraag. En daarbij willen we efficiënt omgaan met onze tijd.”

Tot voor kort vereisten offertes een handmatige berekening, Excel-sheets en veel ervaring van de medewerker die de berekeningen uit moest voeren. Het proces bood duidelijk ruimte voor verbetering, onder andere met meer automatisering. De nieuwe tool is flexibel en kan precies aangeven met welke factoren rekening gehouden moet worden in de offerte voor een optimaal aanbod aan de klant.

Het meest efficiënte en duurzame bedrijf van de branche

Uiteraard gaat de strategische doelstelling van OSTP verder dan de implementatie van een nieuwe offertetool. “We hebben een intern programma uitgerold dat ons helpt om het meest efficiënte en duurzame bedrijf van onze branche te worden: BEAST, wat staat voor Best Efficiency and Sustainability. Nauwkeurige, dynamische prijzen zijn hiervoor een essentieel aspect”, vertelt Brännbacka.

Het BEAST-programma omvat ook vele andere ontwikkelingsprojecten op het niveau van software en processen. Als het is afgerond, werkt OSTP echt op basis van data met een versterkt concurrentievermogen.

Een cloudbased dataplatform voor operationeel en financieel beheer

Een belangrijke strategische keuze voor OSTP is om beter gebruik te maken van data in alle activiteiten en bij de besluitvorming. Daarom werkt het bedrijf ook samen met Fellowmind aan een cloudbased dataplatform, om ervoor te zorgen dat data op grote schaal wordt gebruikt – zowel voor operationele als financiële doeleinden.

De sleutel hiervoor is om geleidelijk alle bedrijfsgegevens naar hetzelfde platform over te brengen, en om niet meer te werken met verschillende oplossingen en integraties voor verschillende functies. Een overkoepelend dataplatform zorgt ervoor dat data binnen het bedrijf effectief wordt gedeeld. Dit omvat veel meer dan de invoer van een nieuwe technologie: digitalisering verandert de manier verandert waarop OSTP werkt en nieuwe mogelijkheden creëert.

Brännbacka: “We kunnen een nieuw bedrijfsmodel voor onszelf opzetten vanuit ontwikkelingsprojecten, zodat we een nog verantwoordelijkere en transparantere speler kunnen zijn.”

Benadering

De eerste opgave voor de experts van Fellowmind was om een browsergebaseerde offertetool te bouwen voor het team van OSTP. Offertes worden nu gemaakt met deze toepassing, en het tijdrovende bijwerken van de vroegere Excel-spreadsheets is verleden tijd. De gebruikersinterface maakt het werk eenvoudiger, en tegelijkertijd krijgt het management ook een nauwkeuriger, real-time beeld van het bedrijf voor analysedoeleinden.

“De offerte- en prijstool begeleidt de gebruiker en biedt intelligente functies. En het is ook veel gebruiksvriendelijker dan de Excel-spreadsheets”, zegt Brännbacka. Technisch gezien is Quoter App gebouwd als een webgebaseerde cloudapplicatie die draait op Azure, op basis van betrouwbare en veelgebruikte technologie: React voor het front-end, en .NET voor het back-end.

Nieuwe CRM-oplossing voor meer transparantie

Naast de Quoter App is er nog een ander project gestart om de CRM-software van OSTP te moderniseren. De nieuwe oplossing op basis van Microsoft Dynamics 365 Sales wordt nu intensief gebruikt door een testgroep.

Al het OSTP-personeel krijgt met de nieuwe software toegang tot dezelfde actuele informatie over verkoop, klanten en bestellingen die worden overgedragen naar de productie. Brännbacka ziet resultaten: “Deze gedeelde weergave maakt het dagelijkse werk efficiënter en transparanter en helpt om fouten te voorkomen.”

Beide oplossingen leveren een uitstekende bijdrage aan het BEAST-programma van OSTP. De professionals van OSTP en Fellowmind hielden in de planningsfase al rekening met de visie en strategie van het bedrijf, en namen op basis daarvan de Finse activiteiten van het bedrijf door. Naar aanleiding van deze gesprekken is de algehele architectuur en de zakelijke structuur van het bedrijf in kaart gebracht. “Ons doel is om met ieder project en ontwikkelingsidee systematisch ons concurrentievermogen te versterken.”

Duurzame ontwikkeling als onderdeel van het verkoopproces

Verantwoordelijkheid is een centrale component voor alle activiteiten van OSTP. Bij de fabricage van de gelaste RVS-buizen, leidingen en componenten streeft het bedrijf ernaar om het gebruik van dure grondstoffen en energie voortdurend te optimaliseren.

Milieubewustzijn en duurzaamheid gaan echter verder dan de eigen bedrijfsvoering. OSTP wil de transparantie vergroten en klanten ook uitstootgegevens aanbieden, zowel aan de fabriekspoorten als bij de levering aan de klant.

Hiervoor heeft het OSTP-team een oplossing nodig die kan berekenen welk effect elke productgroep heeft op de CO2-emissie. De uitstootberekening vereist een bijzonder geavanceerd model en een dataplatform met alle leverings-, product- en productiegegevens uit de toeleveringsketen.

Jyrki Sironen, die bij OSTP verantwoordelijk is voor duurzame ontwikkeling: “We willen onze klanten veel meer bieden qua verantwoordelijkheid dan wat gebruikelijk is in onze branche”.

Ook achter dit project schuilt de visie om van OSTP het meest duurzame bedrijf binnen de branche te maken. Het biedt voordelen die voorbijgaan aan het product of de prijs, en ook een uitwerking hebben op de efficiëntie. En dat heeft een uitwerking door het hele bedrijf.

CO2-voetafdruk als integraal onderdeel

De geavanceerde tools van OSTP bieden de procesindustrie een essentieel inzicht in het aandeel van de totale uitstoot, net zoals er bij de berekening van de totale uitstoot van elektrische voertuigen rekening moet worden gehouden met de uitstoot die is veroorzaakt bij de fabricage. Bij het verstrekken van dit soort informatie en diensten aan zijn klanten loopt OSTP naar eigen inschatting voorop.

De gekozen strategie van OSTP is gebaseerd op de visie dat de berekening van uitstoottarieven en monitoring door de overheid in de toekomst dynamisch en in real-time zullen plaatsvinden. De gehele productie maar ook individuele producten zullen worden voorzien van een milieuproductverklaring. Dit betekent dat de monitoring en het beheer van de CO2-voetafdruk in de bedrijfsvoering ook van dag tot dag moeten functioneren, met gedetailleerde gegevens.

Brännbacka: “Fellowmind gaf ons een strategische visie en praktische ideeën om die te implementeren. Dit is precies het soort partner dat we nodig hadden.”

Resultaten

De Quoter App is nu in gebruik en heeft zijn effectiviteit al bewezen. Het salesteam kan sneller werken en de kans op fouten is geminimaliseerd. Het management van OSTP heeft ook een beter beeld van de verkoop en het financiële beheer van het bedrijf.

Jakob Nybäck, Commercial Process Development & LOD Manager: “Quoter App brengt verschillende tools en workflows succesvol samen in één applicatie. Alle relevante informatie is nu beschikbaar in één toepassing, die het dagelijkse werk versnelt en helpt bij de besluitvorming. Door de Quoter-app te gebruiken, genereren we waardevolle digitale voetafdrukken waarmee we meer inzicht krijgen in ons bedrijf en onze verkoopactiviteiten en besluitvorming kunnen verbeteren.”

De nieuwe CRM-oplossing wordt momenteel voor het hele bedrijf uitgerold en de eerste resultaten zijn veelbelovend: “Vanuit IT-oogpunt is een cloudgebaseerd dataplatform de meest duurzame keuze, omdat dit onze datastrategie op een kostenefficiënte, veilige en toekomstbestendige manier ondersteunt”, vertelt Anders Brännbacka. Hij vervolgt:

“Fellowmind is een partner die verstand heeft van industriële productie en ons proactief oplossingen biedt, op grote schaal. Het is geweldig dat ze zoveel inzichten en ervaring hebben, die ons helpen bij het opzetten en implementeren van onze strategie.”