Ponsse

Ponsse, één van 's werelds toonaangevende fabrikanten van harvesters voor de bosbouw, blijft de nieuwste technologie gebruiken om hun activiteiten te ontwikkelen. Het doel van de nieuwe, wereldwijde ERP oplossing is om processen te consolideren, stroomlijnen en automatiseren om klanten een superieure ervaring te bieden.

Uitdaging

Ponsse heeft het hoofdkantoor in het Finse Vieremä en is een van 's werelds grootste fabrikanten van gespecialiseerde harvesters voor de bosbouw. Het bedrijf werd in 1970 opgericht door Einari Vidgrén, een ondernemer in bosbouwmachines. Sindsdien loopt het bedrijf voorop als het gaat om houtkap, waarbij de stammen direct in het bos op lengte worden gezaagd.

Tegenwoordig heeft Ponsse klanten in Scandinavië, Europa, Azië-Pacific en Noord- en Zuid-Amerika en werkt het bedrijf wereldwijd met ongeveer 30 dealers. Miika Soininen, Chief Digital Officer bij Ponsse: "Al onze bosbouwmachines worden hier in Vieremä gemaakt en 80 procent van onze productie wordt geëxporteerd."

Datagestuurde klantenservice en verantwoord bosbeheer

De afgelopen jaren heeft Ponsse geïnvesteerd in datagestuurde bedrijfsontwikkeling om zijn klanten een uitgebreidere service te kunnen bieden en om verantwoorde bosbouw te ondersteunen. Het bedrijf heeft samen met zijn klanten nieuwe digitale oplossingen ontwikkeld, bijvoorbeeld voor preventief onderhoud.

In het kader van deze wereldwijde digitale ontwikkeling van het bedrijf, levert Fellowmind aan Ponsse een ERP oplossing op basis van Microsoft- en Annata-systemen.

"Om onze huidige systemen te vervangen, hadden we een oplossing nodig die een aantal van onze belangrijke kernprocessen op elkaar kan afstemmen, zodat we onze klanten wereldwijd sneller van dienst kunnen zijn," vertelt Miika Soininen.  Hij licht enkele praktische resultaten van de ontwikkeling toe: "We willen bijvoorbeeld dat onze klanten gemakkelijk toegang hebben tot de onderhoudsgegevens van hun bosbouwmachines en dat ze op een eenvoudige manier reserveonderdelen kunnen kopen."

Digitale oplossingen voor harvesters in de bosbouw

Ponsse wil de beste leverancier van oplossingen zijn en een superieure klantervaring bieden, door niet alleen bosbouwmachines te verkopen, maar ook door complete oplossingen te bieden die aansluiten bij de beste harvesters ter wereld. Om deze ambitie waar te maken, moest het bedrijf diverse uitdagingen overwinnen:

• Gegevens waren verspreid in silo's en niet gemakkelijk beschikbaar voor overkoepelende analyse en acties
• Gebrek aan middelen voor de ontwikkeling van processen en systemen
• Oude en starre bestaande systemen
• Veel handmatig werk in verschillende systemen

Ter ondersteuning van zijn digitale services wilde het team van Ponsse dat het ERP via API's ook processen afhandelt voor externe stakeholders van het bedrijf, zoals dealers en klanten. Daarnaast waren er vereisten om realtime gegevens te extraheren naar het Microsoft Azure Data Platform en van daaruit te gebruiken voor rapportage, analyse en digitale toepassingen die worden uitgevoerd in de Microsoft Azure-cloud.

Benadering

Ponsse koos voor Microsoft Dynamics 365 als nieuwe ERP, aangevuld met Annata 365, ontworpen voor de productie- en distributie-industrie van voertuigen en zwaar materieel. 

"We hebben een sterke achtergrond in het gebruik van Microsoft-technologieën en ik vind het prettig dat het platform voortdurend verder wordt ontwikkeld. Er zijn ook genoeg Microsoft-partners met wie ik in gesprek kan gaan en ideeën kan brainstormen," geeft Miika Soininen als redenen dat het bedrijf zich op Microsoft-oplossingen heeft gericht.

De nieuwe ERP oplossing wordt gebruikt voor diverse bedrijfsactiviteiten, zoals materiaal- en voorraadbeheer, inkoop, verkoop, leveringen, controle en onderhoud van veldwerk, facturatie en financieel beheer en rapportage. De ERP oplossing wordt ook gebruikt voor aftersales processen, zoals de verkoop van reserveonderdelen en onderhoud.

"Met de nieuwe oplossing is onze hele leveringsketen transparanter, we verminderen het handmatige werk en we verzamelen en gebruiken geheel nieuwe soorten gegevens over onze activiteiten", zegt Miika Soininen.

Er is veel aandacht besteed aan gebruikerservaring. Alle functies kunnen met elk apparaat on- en offline overal ter wereld worden gebruikt.

"Veel van mijn collega's werken op plekken waar ze niet gemakkelijk laptops kunnen gebruiken of niet per se een internetnetwerk tot hun beschikking hebben. Dus de mogelijkheid om mobiele apparaten te gebruiken, en ze ook in een offline modus te gebruiken, is voor ons van cruciaal belang. Dit helpt ons om onze klanten veel beter van dienst te zijn en zorgt er ook voor dat onze 2.000 mensen bij Ponsse wereldwijd vlottere werkprocessen hebben," vertelt Miika Soininen. 

De branchekennis van Fellowmind gaf de doorslag voor Ponsse 

De keuze van de oplossing en de partners werd met grote zorg gemaakt. Bij de selectie hield het bedrijf onder andere rekening met criteria als "partnerschap en projectplan" en "geschiktheid voor bedrijfsbehoeften" evenals "technische oplossing". 

Na een grondig aanbestedingsproces werd Ponsse overtuigd door de expertise en aanpak van Fellowmind, dat veel ervaring heeft met ERP oplossingen voor de productie-industrie en de aftermarket. Fellowmind is een van de toonaangevende Microsoft-partners in Europa. De oplossing wordt aan Ponsse geleverd door de Finse en Zweedse teams van Fellowmind.

"Door de aansturing en inzichten van het managementteam van Ponsse te combineren met onze digitale en industriekennis, hebben we Envisioning-workshops gehouden en samen de strategische en meest waardevolle doelstellingen geïdentificeerd. Uiteindelijk draait het allemaal om zinvolle verbindingen tussen mensen, bedrijven en technologie," vertelt Juho Seppälä, VP Manufacturing bij Fellowmind.

Microsoft-technologieën als fundament voor de uitvoering van strategieën  

Het inzicht in de industrie van Ponsse heeft gedurende het hele project centraal gestaan en de medewerkers van Ponsse waren al in het beginstadium betrokken bij de nieuwe oplossing. Met Dynamics 365 Finance en Operations kan Ponsse de volledige productie en de levenscycli van producten en diensten beheren met één enkel digitaal platform.  

"De omvang van de oplossing, de geografische reikwijdte en de cruciale rol in het transformatieproces van Ponsse onderstrepen het feit dat Microsoft-technologieën de solide basis zullen vormen voor de uitvoering van de bedrijfsstrategie van Ponsse," zegt Mervi Airaksinen, General Manager, Microsoft Finland.

Extra voordelen gecreëerd met Annata technologie 

De Annata 365 industrieoplossing op basis van de Dynamics 365 omgeving geeft Ponsse bovendien een gestructureerd proces voor het registreren en bewaken van alle activa-items met een serienummer. Dit werkt voor de gehele levenscyclus van de producten, van de onderdelen via de aankoop en assemblage tot de verkoop of verhuur. Het systeem ondersteunt ook alle aftermarket-processen, zoals service op locatie, garantiebeheer, onderhoudsovereenkomsten en het beheer van reserveonderdelen. 

"We zijn er trots op dat onze geavanceerde brancheoplossing Annata 365 is geselecteerd voor de ondersteuning van het transformatietraject van Ponsse, een toonaangevende leverancier van bosbouwmachines wereldwijd. Dit is een strategische overwinning voor Annata, zowel op het gebied van de bosbouwindustrie als voor de stevige verankering van Annata 365 op de Finse markt," zegt Helgi Magnusson, Nordic Sales Manager van Annata.

Resultaten

De overeenkomst tussen Ponsse en Fellowmind heeft een looptijd van vijf jaar en omvat de implementaties in alle 12 landen. De oplossing werd al met succes geïmplementeerd in de Zweedse en Noorse filialen van Ponsse en de implementaties in andere landen zullen volgen.

"Onze belangrijkste drijfveer in dit project, zoals in al onze projecten, is ons doel om de beste partner voor onze klanten te zijn. We willen dat onze klanten een zo soepel mogelijke service van ons ervaren, wereldwijd. Ik ben echt tevreden met het feit dat we direct na de eerste implementaties aanzienlijke verbeteringen zien in ons vermogen om een snellere klantenservice te bieden dan voorheen, en dat we onze klanten veel meer transparantie kunnen bieden over de onderhoudsacties voor hun bosbouwmachines", zegt Miika Soininen. 

De belangrijkste behaalde resultaten zijn onder andere: 

• Snellere en soepelere klantenservice door betere toegang tot relevante informatie
• De beschikbare informatie is duidelijker en gebruiksvriendelijker dan voorheen
• Veel van de handmatige processen en taken zijn geautomatiseerd
• De gebruikerservaring is aanzienlijk verbeterd dankzij gebruiksvriendelijke oplossingen en mobiele tools
• Gegevens vanuit verschillende landen zijn op dezelfde manier georganiseerd en kunnen worden vergeleken voor diepere analyse en actie
• Probleemloos project met focus op oplossingen

Technologie is meestal vrij eenvoudig te implementeren, maar mensen aan boord krijgen kan lastiger zijn. De eerste interne ervaringen van Miika Soininen zijn echter veelbelovend: "Gisteren nog kreeg ik een telefoontje van een collega die in Zweden werkt, waarin hij zei dat het project voor de eindgebruikers grotendeels probleemloos is verlopen. Ze hoefden alleen maar trainingen te volgen, en zodra de nieuwe oplossing dagelijks in gebruik werd genomen, werkte alles zoals het hoorde te werken." 

En hoe zit het met de samenwerking tussen de teams van Ponsse en Fellowmind? "We zijn erg blij met onze keuze voor Fellowmind als implementatiepartner," vertelt Miika Soininen. "Tijdens het hele project hebben we goed samengewerkt. Als er problemen waren hebben we ons meteen gericht op het oplossen ervan, in plaats van te zoeken naar wiens fout dat is. Dat is eigenlijk wat ik het leukste vind aan onze samenwerking: we hebben altijd vooruitgang geboekt en zijn samen zeer oplossingsgericht te werk gegaan.