ROTO | The Sustainable Colourful Metal Family Group
Het familiebedrijf ROTO Groep is een bekende speler in de metaalindustrie. De vijf business units van ROTO hebben elk hun eigen expertise, van het verzinken en poedercoaten van staal, de productie van stalen roosters, hoogwaardige stalen panelen en traptreden tot het recyclen van zink. De business units gebruiken elk hun eigen ERP-omgeving en tot voor kort hun eigen financiële pakket.
Uitdaging
Door de verscheidenheid aan systemen was het lastig om data efficiënt samen te voegen en te analyseren op groepsniveau. Sander Kaandorp, Hoofd Administratie bij ROTO, legt uit: “Wij overwogen al geruime tijd om alle business units hetzelfde financiële pakket te laten gebruiken, zodat we in staat zijn om de data eenvoudiger en accurater op groepsniveau te kunnen integreren en rapporteren.”
Daarnaast werkten sommige business units met een verouderd ERP-pakket dat de nodige risico’s met zich meebracht. Luc Munninghof, financieel directeur van dochteronderneming Staco licht toe: “We gebruikten AX 2012 dat niet meer wordt ondersteund door Microsoft, dus bij grote wijzigingen in wet- en regelgeving konden we niet langer rekenen op ondersteuning. Daarnaast wilden we de software in de cloud hebben in plaats van on-premise. Aangezien we in heel Europa leveren, hebben we een up-to-date systeem nodig dat voldoet aan geldende regelgeving.”
Aanpak
Na zorgvuldige overweging koos ROTO ervoor om Dynamics 365 Finance te implementeren, een beslissing die mede werd beïnvloed door het feit dat Staco al had besloten over te stappen naar Dynamics 365. Dit stimuleerde de groep om voor hetzelfde pakket te gaan. Hoewel de uitdagingen tijdens de implementatie voornamelijk gerelateerd waren aan integraties met bestaande systemen en aanpassingen aan de workflow, slaagde ROTO erin om op tijd live te gaan.
Voor Staco is de implementatie van Dynamics 365 nog een omvangrijk project dat de hele organisatie zal raken. Luc is zich bewust van de uitdagingen die voor hen liggen, vooral op het gebied van change management. Hij benadrukt: “We willen het belang van de eindgebruiker in het project bewaken. Het systeem moet uiteindelijk voor hen gaan werken.” Hoewel het traject nog niet is afgerond, is Luc door een gedegen voorbereiding optimistisch over de samenwerking met Fellowmind en het traject dat voor hen ligt.
Met Dynamics 365 kunnen we ons nu richten op één systeem voor rechtenbeheer en andere financiële processen, wat zal resulteren in een betere kwaliteit van onze financiële gegevens.
Resultaat
De overstap naar Dynamics 365 Finance heeft geleid tot aanzienlijke voordelen. Het gestandaardiseerde financiële systeem maakt het eenvoudiger om gegevens samen te voegen en verbetert de efficiëntie van financiële processen. Door het aantal gebruikte applicaties te verminderen en processen te standaardiseren, vermindert ROTO de beheerlast en heeft het de focus kunnen verleggen naar meer strategische aspecten van financieel beheer. Sander geeft aan: “Met Dynamics 365 kunnen we ons nu richten op één systeem voor rechtenbeheer en andere financiële processen, wat zal resulteren in een betere kwaliteit van onze financiële gegevens.”
De samenwerking met implementatiepartner Fellowmind was cruciaal voor het succes van het project. Fellowmind bood niet alleen technische expertise, maar zorgde ook voor een gestructureerde aanpak en effectieve projectsturing. Marc van Hout, Industry Lead bij Fellowmind, vertelt: “De wereld om ons heen verandert snel. Microsoft ontwikkelt met een dusdanig tempo dat onze aanpak hierdoor mee verandert. Het is van belang dat we onze klanten vertellen hoe software business doelstellingen kan faciliteren en welke nieuwe mogelijkheden aansluiten bij de nieuwe requirements van de klant. De groei in softwaremogelijkheden gaat zoveel sneller dan onze klanten aan kennis kunnen opdoen, dat we hen hierbij continu aan de hand mee moeten nemen om de technologie voor hen te laten werken.” Duidelijke communicatie en een strakke planning zorgden ervoor dat het project binnen de gestelde tijd en budget succesvol werd afgerond. Arjen de Vries, Business Solutions Manager bij ROTO, licht toe: “Fellowmind heeft ons goed begeleid en gestuurd om ervoor te zorgen dat we op 1 januari live konden gaan.”
Vooruitkijkend verwacht ROTO verdere voordelen te behalen uit het gebruik van Dynamics 365, vooral naarmate meer business units overstappen naar het nieuwe systeem. Het bedrijf is van plan om de focus te verleggen naar continue verbetering van financiële processen en het benutten van geavanceerde functies van het systeem. Arjen: “We hebben vertrouwen in de toekomstige samenwerking met Fellowmind en geloven dat we verdere efficiëntieverbeteringen kunnen realiseren en klaar zijn voor toekomstige groei.”
Naast het financiële aspect blijft ROTO ook toegewijd aan het versterken van de beveiliging van zijn systemen. Door middel van assessments en samenwerking met partners zoals Fellowmind, streeft ROTO ernaar om zijn beveiligingsprotocollen voortdurend te verbeteren en te voldoen aan de steeds strengere normen op dit gebied, zoals de NIS2-richtlijn.
De wereld om ons heen verandert snel. Microsoft ontwikkelt met een dusdanig tempo dat onze aanpak hierdoor mee verandert. Het is van belang dat we onze klanten vertellen hoe software business doelstellingen kan faciliteren en welke nieuwe mogelijkheden aansluiten bij de nieuwe requirements van de klant. De groei in softwaremogelijkheden gaat zoveel sneller dan onze klanten aan kennis kunnen opdoen, dat we hen hierbij continu aan de hand mee moeten nemen om de technologie voor hen te laten werken.
Wil jij ook bedrijfsprocessen optimaliseren?
ERP-software laat je bedrijfsprocessen of onderdelen daarvan optimaal ondersteunen, zodat je je operatie efficiënter en flexibeler wordt. Dit biedt in elke branche en voor elk type organisatie toegevoegde waarde: van productie tot handel, en van MKB tot grootbedrijf. Wij moderniseren je ERP-systeem en helpen je de voordelen van de cloud te benutten, zodat je klaar bent voor de toekomst.
