Wat zijn de voordelen van een ERP-systeem?

Ondernemers verbeteren met een ERP-systeem, dat de hele bedrijfsvoering beslaat, hun activiteiten door processen van alle facetten van de bedrijfsvoering efficiënter te maken. Zo is data niet meer verspreid over verschillende silo’s en is het overtypen van gegevens van het ene naar het andere systeem verleden tijd.

Door vermindering van dit soort repetitieve taken worden werknemers productiever en is er meer tijd voor procesanalyse en -verbetering. Het stroomlijnen van processen zorgt daarnaast voor kostenreductie. Met focus op financiën, operaties en HR, zoals bij Microsoft Dynamics for Unified Operations, worden belangrijke elementen van de business gemonitord en ontstaat beter zicht op kritieke bedrijfsvoering.

De cloud verhoogt de connectiviteit van het systeem en daarmee de waarde ervan. ERP-systemen haken in op allerlei toepassingen, zoals het klantbeheersysteem of e-commercesysteem. Daardoor stroomt data van voorheen disparate bronnen naar een centrale plek, waar gebruikers overzicht hebben op de hele business.

Naadloze integraties via de cloud zorgen voor een kant-en-klare en veel soepelere interface met data dan met traditionele software het geval was. Bovendien zien medewerkers hierdoor altijd de recentste versies van alle datasets. Daarbij is het schaalbaar: als de business groeit, kan er makkelijk worden uitgebreid, en bij dalende behoefte kunnen resources worden afgeschaald.

Cloudgebaseerde ERP-systemen ontsluiten hun gegevens naar verschillende applicaties en apparaten. Werknemers hebben zo overal toegang tot cruciale gegevens om hun werk uit te kunnen voeren én toegang tot andere belangrijke zakelijke gegevens die voorheen in een silo van een afdeling bleven hangen. Zowel multidisciplinaire teams als individuele werknemers kunnen zo eenvoudiger conclusies en tot nieuwe inzichten komen.

Een onderdeel dat vaak is geïntegreerd in een ERP-systeem is een data-uitwisselingssysteem (Electronic Data Interchange, EDI). Het uitwisselen van documenten via EDI maakt het mogelijk dat documenten van één applicatie door een andere wordt begrepen. Deze automatisering zorgt voor kortere doorlooptijd van bijvoorbeeld bestellingen. Naast snelle en nauwkeurige uitwisseling van gegevens, is er minder kans op fouten en wordt de papierwinkel verkleind.

Omdat ERP alle bedrijfsprocessen beslaat, levert rapportage vanuit de software een beeld van de hele business op. Daarmee is te zien hoe de bedrijfsvoering als geheel presteert. Cloudgebaseerde systemen hebben daarnaast het voordeel dat ze eenvoudiger realtime analytics kunnen toepassen op alle geïntegreerde onderdelen van het bedrijf. Een systeem kan zo een verslag genereren gebaseerd op actuele gegevens, in plaats van historische gegevens over een bepaalde periode.

Verder is het eenvoudiger te voldoen aan compliance-eisen omdat het systeem alle processen en materialen monitort en zelfs gebruikers kan alarmeren dat bepaalde acties problemen zullen opleveren met compliance. Ook zorgen realtime analytics en rapportage ervoor dat het voldoen aan regelgeving eenvoudiger wordt.

Vaak moeten klanten wachten op antwoord op hun vragen, omdat de klantenservice informatie verzamelt vanuit meerdere kanten van de organisatie. Omdat in een ERP-systeem alle relevante gegevens over verkoop, voorraad en klanten op één plek te vinden zijn, is het makkelijker voor servicemedewerkers om direct vragen te beantwoorden over bijvoorbeeld een bestelling, levertijd, facturatie, voorraad en meer, zonder dat er een apart informatiesysteem aan te pas hoeft te komen.

Dit zorgt er bovendien voor dat het makkelijker is om signalen te verwerken over de vraag van klanten naar andere elementen van de organisatie, omdat er geen aparte informatiestroom voor nodig is. De supply chain manager ziet direct met welke vraag de klantenservice te maken heeft en kan daar de strategie op aanpassen, zodat het aanbod beter aansluit op de vraag.