Forecasting en pipeline management: wat voor kapitein ben jij?
Stel je eens een kapitein op een schip voor. Grote kans dat er een beeld opdoemt waarbij hij bezig is de koers van zijn vaartuig te bepalen. Door aan het roer te staan, een verrekijker bij de hand te nemen of een wat meer 21e-eeuws instrumentarium te bedienen. Als salesmanager heb je, net als de kapitein, twee belangrijke instrumenten tot je beschikking. Allereerst je pipeline, het roer waarmee je het salesteam bestuurt en continu bijstuurt. Daarnaast heb je de forecast, de verrekijker waarmee je controleert of je op koers ligt en tijdig je doel bereikt.
Eén van de grootste missers die salesmanagers begaan, is dat ze onvoldoende onderscheid tussen de twee instrumenten maken. Zo sprak ik eens met de salesmanager van een bouwbedrijf. In de pipeline van het bedrijf zaten zowel potentiële klanten van een paar ton als eentje van honderden miljoenen euro’s.
Veel bedrijven hangen, op basis van ervaringen uit het verleden, aan alle verkoopkansen een slagingspercentage. Om daar vervolgens de forecast op te baseren. Ze gebruiken de pipeline als forecast, maar dat gaat bij zo’n megabedrag niet op. Die verkoopkans van honderden miljoenen wil je niet voor dertig procent meerekenen in je forecast. Je rekent jezelf hier ten onrechte rijk mee. Door op de juiste manier te forecasten, scheid je inzichten en voorkom je dat.
In balans
Je pipeline geeft de fases weer waarin je potentiële klanten zich bevinden. Afhankelijk van de fase onderneem je actie, waarbij het belangrijk is dat je je activiteiten afstemt op de behoefte van je klant. Je pipeline is een vereenvoudigde weergave van je buyers journey: de reis die je prospect bij jou doorloopt.
Als kapitein van het schip beheer je alle klanten in de verschillende fases. Ook bepaal je of je pipeline in balans is. Zitten er bijvoorbeeld veel klanten in de onderkant van de pipeline? Top! Je gaat mogelijk op de korte termijn nieuwe deals sluiten. Bevat de bovenkant van je pipeline geen of weinig prospects, dan heb je mogelijk over een paar maanden een uitdaging bij het sluiten van deals.
En andersom: de bovenkant van je pipeline bevat veel nieuwe potentiële klanten, maar je ziet ze niet naar beneden bewegen? Dat duidt erop dat ze blijkbaar geïnteresseerd zijn in je bedrijf, je product of dienst, maar nog niet op het punt zijn aangekomen dat er een deal kan worden gesloten. Daarom: de balans van je pipeline is een belangrijk instrument voor jou als salesmanager om je team aan te sturen.
De balans van je pipeline is een belangrijk instrument voor jou als salesmanager om je team aan te sturen.
Intuïtie en data
Natuurlijk wil je er als kapitein voor zorgen dat je tijdig je bestemming behaalt. Zo ook als salesmanager; je wil je doelstelling behalen en daarvoor maak je gebruik van forecasting. Hiermee voorspel je welke potentiële klanten je denkt binnen te halen, bij welke klanten je twijfelt en welke je denkt niet binnen te halen.
Je team kan hier vaak een goede inschatting van maken, waarbij ze enerzijds hun intuïtie en anderzijds data uit je CRM-systeem gebruiken. Afhankelijk van de markt waarin je zit, maak je een inschatting op basis van (1) hoe goed is je relatie met de klant, (2) hoe goed past mijn oplossing bij de behoefte van de klant (3) welke concurrenten bieden iets soortgelijks aan.
Slimme technologie
Veel CRM-oplossingen geven een weergave van je pipeline met alle potentiële klanten (zogenoemde ‘verkoopkansen’) in de verschillende fases. Het is bekende technologie die ook functionaliteiten bevat om forecasts te maken.
De moderne oplossingen die wij gebruiken gaan verder dan het weergeven van de pipeline en forecast. Zo worden er AI-modellen ingezet om bijvoorbeeld voorspellingen te doen op basis van (historische) data. Door de inzet van slimme technologie heb je extra instrumenten om je salesteam te ondersteunen en zuivere inschattingen te maken. Waardoor je voorkomt dat je jezelf rijk rekent, of juist tekortdoet.
Anticiperen
Uiteindelijk wil je erop kunnen vertrouwen dat je voorspellingen betrouwbaar zijn. Door je sales forecasting en pipeline management op de juiste manier in te richten, stel je je organisatie in staat om in dit soort onvoorspelbare tijden flexibel te zijn.
Daarnaast dragen de nieuwste technologieën én een goede aansturing van je salesteam eraan bij dat je organisatie tijdig kan anticiperen. Om bijvoorbeeld te zien wanneer het moment er is om mensen aan te nemen of juist af te schalen. Of door op tijd inzicht te krijgen in welke (nieuwe) markten groeikansen liggen. Door forecasting en pipeline management volgens de laatste inzichten vorm te geven, maak je je organisatie flexibeler én verbetert de relatie tussen de salesmanager en zijn team.
Wil jij voorspelbaarder zijn in je sales performance? Ik laat je graag zien hoe je meer grip krijgt op je pipeline, zodat je zeker bent dat je forecast gedragen wordt door je team. Meer weten? Neem contact op!
