Help, ik ben gevraagd als key user! Wat nu?
Key users hebben een belangrijke rol bij de keuze voor nieuwe bedrijfssoftware en de implementatie ervan. Ze kennen de business en interne processen als geen ander en begrijpen de behoeften van de werkvloer. Hierdoor kunnen ze ervoor zorgen dat elke nieuwe oplossing goed aansluit bij de beoogde werkwijzen en processen. Daarnaast is de key user onmisbaar bij het testen van de oplossing, de implementatie en de ondersteuning van eindgebruikers rondom livegang. Zonder key users geen succesvolle implementatie!
Over de meerwaarde van key users bestaat weinig twijfel. Maar wat nu als je als je gevraagd wordt om in deze rol betrokken te zijn bij het eerstvolgende project? Wat kun je verwachten en hoe zorg je ervoor dat je inspanningen tot het gewenste resultaat leiden? Moet je het überhaupt wel willen?
Eigenlijk is er maar één reden om het niet te doen: het kost tijd! Tijd die – mits de implementatie goed door het management wordt opgepakt – beschikbaar komt doordat je een deel van je normale werkzaamheden kunt delegeren aan anderen. Twijfel je toch nog? Besef je dan dat er meer redenen zijn om wél in te gaan op het verzoek.
Leerzaam
Allereerst geeft het feit dat je gevraagd wordt aan dat je gezien wordt als de autoriteit op functioneel gebied op je afdeling. Je behartigt de belangen van je team en kunt ervoor zorgen dat je collega’s optimaal profiteren van de nieuwe bedrijfssoftware. Zelf krijg je meer inzicht in hoe de diverse afdelingen functioneren en samenwerken, mede vanwege het integrale karakter van de software. Je wordt er niet dommer van!
Bovendien word je betrokken bij het optimaliseren van processen, processen binnen je afdeling en processen over afdelingen heen. Een implementatie verandert bijna per definitie de tot dan toe gehanteerde werkwijze. Niet alleen tijdens de implementatie, maar ook erna draag je bij aan het optimaliseren van verschillende processen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor je collega’s. Jij bent als één van de eersten inhoudelijk betrokken bij de oplossing en hebt, zeker tijdens en direct na livegang, een flinke kennisvoorsprong.
Tips voor key users
Wil je de uitdaging aangaan? Dan volgen hier een paar praktische tips om goed beslagen ten ijs te komen.
- Neem verantwoordelijkheid
Tijdens de implementatie spreek je veel met de consultants van de softwareleverancier. Zij begrijpen de branche waarin je actief bent, kennen de software en hebben een schat aan ervaring door implementaties bij vergelijkbare bedrijven. Ze voorzien je van de juiste adviezen, maar blijf kritisch. Jij en je afdeling moeten uiteindelijk met de oplossing werken. Jij bent verantwoordelijk voor het proces en kunt het best inschatten of de adviezen voor je afdeling echt van toegevoegde waarde zijn. Check en test zorgvuldig wat de consultant adviseert. - Maak werkinstructies
Tijdens de implementatie van software bepaal je als key user de werkwijze die je proces ondersteunt. Het is van cruciaal belang dat je dit documenteert, zelfs als het slechts een concept betreft. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je zaken snel vergeet. Werkinstructies bieden houvast voor jou en je collega’s. - Leg besluiten vast
Wanneer belangrijke besluiten zijn genomen, leg ze dan vast! Zeker besluiten die van invloed zijn op meerdere afdelingen moeten vastgelegd worden. Dit biedt houvast voor alle betrokkenen. Leg daarbij niet alleen het besluit zelf vast, maar ook de motivatie. Dit helpt je om later in het traject hierop te terug te kunnen vallen. - Wees kritisch op het huidige proces
Vraag je steeds af wat de reden is voor een bepaalde handeling in het huidige proces. Waarom print je dit document? Waarom leg je die gegevens vast? De softwareconsultant helpt je door deze vragen continu te stellen. ‘We doen het altijd zo’ is in ieder geval een verkeerd antwoord. Vaak zijn de huidige processen ontstaan door de (on)mogelijkheden van het verleden. Laat liever de bestaande systemen los en denk na over de gewenste werkwijze van morgen. - Zorg voor verbetering
Misschien wel de belangrijkste tip: ga op zoek naar verbeteringen! Dat kan best lastig zijn als je er voorheen niet zo mee bezig was. De implementatie van een nieuwe software is echter hét moment om verbeteringen in de bedrijfsprocessen door te voeren. Als niemand ooit had nagedacht over verbeteringen woonden we nu nog in grotten en renden we met een speer achter dieren aan om ‘s avonds in ieder geval iets op tafel te kunnen zetten. En die tafel is er ook gekomen omdat in onze zoektocht naar verbeteringen…
