De juiste implementatiepartner vinden? Stel deze 4 vragen
Op cloud gebaseerde ERP-software stelt ondernemingen in staat hun bedrijfsprocessen te optimaliseren, zodat ze efficiënter, flexibeler én toekomstbestendiger kunnen werken. Met de invoering van een ERP-systeem zetten ze de eerste stap in de digitale transformatie van hun logistieke, productie en financiële processen. Vaak is er bij vrijwel alle essentiële processen plaats voor verbetering. In principe biedt de software dan ook in elke branche en voor elk type organisatie toegevoegde waarde: van productie tot handel, en van MKB tot grootbedrijf. Maar hoe vind je nu een pakket dat aansluit bij je onderneming en ambities? En een partner die je helpt bij de implementatie en het volledig benutten van de potentie?
Het is niet eenvoudig om een ERP-pakket te kiezen dat past bij zowel je organisatie, processen als ambities. Onze visie is dat een modern ERP-systeem in ieder geval aan een aantal basisvoorwaarden moet voldoen. Allereerst moet het passen bij de (toekomstige) bedrijfsprocessen en naadloos integreren met de applicaties die de organisatie gebruikt of wil gaan gebruiken. Zonder dat hiervoor kostbaar maatwerk nodig is. Bij voorkeur moet het schaalbaar en continu doorontwikkeld worden, zodat het voldoet aan de huidige en toekomstige marktvereisten. Het is immers niet zeker of je over een x-aantal jaar nog dezelfde activiteiten uitvoert en ook je ambities kunnen veranderen. Wil je in de toekomst nieuwe markten aanboren, dan wil je niet beperkt worden door je software.
1. Begrijpt de implementatiepartner je branche en uitdagingen?
Met de juiste software ben je er echter nog niet, minstens zo belangrijk is een implementatiepartner die je branche en uitdagingen begrijpt. Die bijvoorbeeld snapt dat een productieplanning op papier perfect kan zijn, maar dat er in de praktijk van alles kan misgaan. Die snapt dat het bij plannen belangrijk is om rekening te houden met machinecapaciteit én doorlooptijd. En die weet hoe op data gebaseerde algoritmes gebruikt kunnen worden om nauwkeurige planningsvoorstellen te maken.
Je mag verwachten dat een implementatiepartner diepgaande kennis heeft van de bedrijfssoftware, maar met branche-ervaring maakt hij pas echt het verschil. Dankzij zijn specialisatie weet hij wat er speelt én werkt in specifieke markten, en zal hij sneller markttrends ontdekken. Als klant profiteer je van de best practices die je partner meebrengt, zowel tijdens de implementatie als erna. Je digitale reis stopt namelijk niet bij de implementatie. Vanaf het moment dat het fundament staat, start het verder optimaliseren van je bedrijfsvoering.
Een implementatiepartner onderscheidt zich met zijn branchekennis.
2. Past de partner bij mijn organisatie?
Het is prettig om samen te werken met een partner die je branche en uitdagingen begrijpt, maar ook de culturele fit is belangrijk. Je gaat een langetermijnsamenwerking aan en er zullen beslist vele hoogtepunten zijn, maar je zult ook moeizame momenten beleven. Dan moet je erop kunnen vertrouwen dat je altijd samen tot een constructieve oplossing komt.
Het is in het voortraject essentieel om elkaar te leren kennen, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over behoeftes en verwachtingen. Naast kennismakings- en verdiepingsgesprekken kunnen workshops helpen om tot de kern te komen en zo de juiste randvoorwaarden voor een succesvol project neer te zetten. Een goede implementatiepartner neemt hier ruim de tijd voor.
3. Welke projectaanpak wordt gehanteerd?
Een implementatie is een ingrijpend proces dat veel veranderingen met zich meebrengt. Daarom is het van belang te weten welke aanpak de partner de hanteert en in hoeverre aandacht is voor change management. We werken volgens de Sure Step Focus-methodiek. Deze directieve scrum-aanpak combineert de sterke punten van meerdere standaard (Microsoft) implementatiemethoden. De voordelen zijn kortere looptijden, grotere budgetzekerheid, risicoverlaging en hogere kwaliteit.
Projecten zijn opgedeeld in sprints, waardoor er tussentijds geëvalueerd en bijgestuurd kan worden. De taken van de traditionele projectleiderrol zijn verdeeld over de product owner, die de prioriteiten stelt, scrumteams die samenwerken aan de realisatie van het product, en de scrum master die het proces faciliteert. Het projectteam is op deze wijze bottom-up georiënteerd, wat eigen initiatief en samenwerking bevordert.
4. Hoe is de staat van dienst van de implementatiepartner?
De meeste ondernemingen die hun bedrijfssoftware willen upgraden, zoeken niet puur een implementatiepartner. Ze hebben behoefte aan een adviseur die ze helpt toekomstbestendig te worden. Wellicht hebben ze last van maatwerk dat hun groei in de weg zit of zitten ze op bergen data waaruit lastig inzichten zijn te halen.
De juiste implementatiepartner heeft antwoord op dit soort vraagstukken én bewijslast in de vorm van eerdere, succesvolle projecten. Hij heeft een visie op thema’s die misschien niet nu, maar wel later bij je kunnen gaan spelen. Klantcases op de website geven een goede indruk van de resultaten die je potentiële implementatiepartner bij andere bedrijven (in je branche) heeft gerealiseerd. Cases zijn bovendien een mooie aanleiding voor het eerste, oriënterende gesprek.
