Key user, laat dat oude ERP-pakket los!
Bedrijven hebben diverse redenen om hun huidige ERP-software te vervangen. Het kan zijn dat het huidige pakket niet meer wordt doorontwikkeld, terwijl de markt daar wel om vraagt. Zie je dat niet terug in je software, dan kan dat nadelig zijn voor je concurrentiepositie. Mogelijk is het huidige pakket verouderd, waardoor het slecht integreert met andere, modernere (cloud-)applicaties die de organisatie gebruikt of wil gaan gebruiken. Ook kan het zijn dat er nieuwe markten worden aangeboord, waarvoor het pakket eigenlijk onvoldoende ondersteuning biedt.
In veel gevallen is het echter zo dat de software niet meer voldoet aan de huidige werkwijze. Met goede redenen is indertijd voor het huidige pakket gekozen. Inmiddels is echter duidelijk geworden dat het niet goed meer aansluit bij het dagelijks werk en de ontwikkeling van de onderneming zelf in de weg zit. Mogelijk heeft het zelfs geleid tot suboptimale processen en werkwijzen. Tijd voor vernieuwing!
Verwachtingen
Is de keuze voor een nieuw ERP-pakket eenmaal gemaakt, dan is er bij de implementatie een belangrijke rol weggelegd voor key users. Zij kennen de business waarin ze werken en de interne processen op de verschillende afdelingen door en door. Ook weten ze vaak prima te verwoorden waar verbeteringen in deze processen noodzakelijk zijn.
Een oud ERP-pakket zit vaak de ontwikkeling van de onderneming in de weg.
Een implementatietraject is niet iets wat jaarlijks plaatsvindt. Daarom moet je als key user goed begrijpen wat er van je wordt verwacht. Besef dat het nieuwe ERP-pakket per definitie anders werkt en dat je het oude pakket los moet laten. Klinkt logisch, maar toch hebben key users de neiging om vanuit de huidige software te blijven denken. Het oude pakket is tenslotte vertrouwd. Men kan ermee lezen en schrijven, maar er zijn duidelijke redenen waarom er afscheid van wordt genomen. Ga liever terug naar een blanco situatie en werk vanuit daar de gewenste optimale processen uit. Het gaat niet om de software zelf, maar hoe deze je kan ondersteunen om je werk beter uit te voeren. Door zo te denken, zul je er sneller voordeel uit halen.
Fundament bouwen
Natuurlijk heeft elk systeem behalve mogelijkheden ook beperkingen. Samen met je collega’s en de implementatiepartner zul je op zoek moeten naar de beste werkwijze binnen de mogelijkheden die het nieuwe pakket biedt. Ongetwijfeld krijg je te maken met uitdagingen, maar dat was bij de implementatie van het vorige pakket ook zo.
Zie de implementatie als een mooie kans om de huidige processen af te stoffen en te kijken wat efficiënter en beter kan. Met jouw kennis en kunde stuur je het proces de juiste richting op, zodat er een mooi fundament voor de toekomst kan worden gebouwd.
Benieuwd hoe wij bedrijven helpen om hun ambities te definiëren en processen te optimaliseren? Neem contact op!
