Live met je nieuwe bedrijfssoftware? Zo gaat het verder
Na een complex en intensief implementatietraject is het dan eindelijk zo ver: je gaat live met je nieuwe bedrijfssoftware. Een belangrijke mijlpaal, want het fundament voor de toekomst ligt er. Vergis je echter niet; de livegang is dan wel het eind van de implementatie, het is ook de start van een nieuwe fase. Een fase waarin diverse zaken om je aandacht vragen. Wordt de nieuwe manier van werken omarmd? Brengt deze de verwachte resultaten? En hoe nu verder?
Bij de meeste implementaties wordt aanvankelijk slechts een deel van de wensen en onderwerpen meegenomen. Bij de start van het traject kader je de belangrijkste doelen af en bepaal je een datum voor livegang. Om uitloop te voorkomen, focus je op de must-haves voor je onderneming; de nice-to-haves pak je op een later moment op. Denk daarbij aan uitgebreidere mogelijkheden voor kwaliteitsmanagement, optimalisatie van field service en integraties met andere applicaties.
Dat betekent dat je digitale reis niet stopt bij livegang. Logischerwijs zijn er een paar weken nodig om kinderziektes op te lossen en iedereen bekend te maken met de nieuwe manier van werken. Maar als het platform eenmaal staat en naar wens functioneert, is het tijd om te optimaliseren en er alles uit te halen.
Je digitale reis stopt niet bij livegang.
Trainingen die eindgebruikers vertrouwd maken met de nieuwe systemen zijn een essentieel onderdeel van elk implementatietraject. Om de periode na livegang zo soepel mogelijk te laten verlopen, is een belangrijke rol weggelegd voor key users. Zij nemen hun collega’s op de werkvloer mee in de verandering en checken of de afgesproken werkwijzen correct worden gevolgd.
Daarnaast kan het zijn dat sommige processen en afspraken moeten worden bijgeschaafd, omdat ze in de praktijk toch niet zo logisch blijken te werken. Het is niet vanzelfsprekend dat elke aanpassing die tijdens de implementatie is bedacht tot het gewenste resultaat leidt.
Bij de tijd blijven
Het mooie aan bedrijfssoftware in de cloud is dat je relatief gemakkelijk bij de tijd blijft. In het geval van Microsoft Dynamics 365 vinden er continu ontwikkelingen plaats die zorgen voor betere prestaties, betrouwbaarheid en veiligheid. Daarnaast worden twee keer per jaar updates in ‘waves’ vrijgegeven. Elke wave bevat honderden nieuwe mogelijkheden en verbeteringen voor alle modules: van marketing, sales en service tot finance, supply chain management en commerce.
Je softwarepartner beoordeelt samen met jou wat de toegevoegde waarde is van de release en op welke vlakken upgraden zich loont. Hij is op de hoogte van de trends en best practices in je branche, kent het pakket van binnen en buiten en weet welke functionaliteiten voor jou relevant zijn. Elke upgrade biedt weer nieuwe kansen en is een mooie aanleiding om de bestaande werkwijzen en procedures af te stoffen en te verbeteren. Besef wel dat sommige optimalisaties op zichzelf implementaties zijn die je op dezelfde gedegen manier als het oorspronkelijke project moet aanpakken.
Doorlopend verbeteren
Na een succesvolle livegang profiteer je waarschijnlijk snel van processen die zijn geautomatiseerd, betere workflows en data die centraal (in de cloud) wordt vastgelegd. Maar er liggen nog zoveel meer kansen! Denk aan de mobilisatie van die data voor het nemen van betere beslissingen. Of de optimalisatie van warehouseprocessen, zodat je efficiënter met de beschikbare ruimte omgaat en de looptijden in het magazijn vermindert.
Heb je in de nabije toekomst internationale groeiplannen of wil je nieuwe markten of verdienmodellen aanboren? Grote kans dat je nieuwe bedrijfssoftware die ambities ondersteunt, maar dat wel een herziening van je huidige processen en werkwijzen is vereist. Wat je plannen ook zijn, door continu kritisch te onderzoeken wat slimmer en efficiënter kan, haal je het maximale uit je software en blijf je als organisatie flexibel en wendbaar.
Meer weten? Peter Gerhardt is Logistics Consultant Operations bij Fellowmind en helpt je graag om meer resultaat te behalen met je bedrijfssoftware. Kom in contact!
