Platform thinking: van klein beginnen naar grote impact
‘Overstappen op een platform; waarom zou ik dat doen als ik alleen een specialistische toevoeging nodig heb? Als de rest van mijn systemen prima werken en ik maatwerk heb waar ik niet zomaar vanaf kan? Bovendien, een softwareplatform is toch hartstikke duur?’ Zomaar wat voorbeelden van bezwaren voor een IT-upgrade. Toch zien steeds meer organisaties in dat platforms de toekomst hebben, zeker voor wie groeiambitie heeft en streeft naar beter beheersbare en flexibelere bedrijfssoftware.
Een softwareplatform is een raamwerk van applicaties ontworpen om samen te werken. Het is zo samengesteld dat toepassingen naadloos integreren zonder tijdelijke oplossingen of integraties. Gezien de naadloze samenwerking tussen toepassingen is het niet nodig om als een berg op te zien tegen de overgang van traditionele legacy systemen en puntoplossingen naar één centraal platform als Microsoft Dynamics 365. Een platform is bedacht om in te groeien en tot een veelzijdig geheel te komen. Hierdoor kun je klein beginnen, groeien en werken naar grote impact.
In behoeften voorzien
Veel organisaties waar wij over de vloer komen hebben een relatief versnipperd applicatielandschap. Dat blijkt ook uit de cijfers: bedrijven tussen de 100 en 1000 medewerkers werken gemiddeld met 185 SaaS-applicaties, terwijl grotere organisaties (1000+ medewerkers) het zelfs met 288 verschillende applicaties doen. Dat komt onder meer door het feit dat de verschillende afdelingen van bedrijven door de jaren heen een eigen manier van werken hebben ontwikkeld. Vanuit eigen processen ontstaan specifieke behoeften aan verschillende toepassingen.
Neem een metaalbedrijf waar de finance afdeling graag de metaalvoorraden per tolerantieniveau wilt monitoren. Of waar de sales behoefte heeft aan functionaliteit om bezoekverslagen vast te leggen en daaropvolgend geautomatiseerde activiteiten en campagnes uit te zetten. Natuurlijk is het selecteren van toepassingen die volledig voorzien in de behoeften van een afdeling zo slecht nog niet. In veel gevallen leidt het echter tot een versnipperd softwarelandschap. Onnodig, want marktleidende platforms als Dynamics 365 zijn inmiddels zo rijk zijn aan functionaliteit dat specialistische oplossingen overbodig raken.
Platforms zijn inmiddels zo rijk aan functionaliteit dat specialistische oplossingen overbodig raken.
Platforms zijn gebouwd op basis van kennis die is opgedaan uit de tijd van legacysystemen en puntoplossingen. Voorheen kwam integratie tussen standalone oplossingen moeilijk tot stand. Ook was data-uitwisseling tussen applicaties lastig en kon niet geprofiteerd worden van rapportages en dashboards die voortvloeiden uit samenkomende datastromen. Bij platforms vindt continue ontwikkeling plaats en is sprake van één infrastructuur. Hierdoor heb je geen last van silovorming. Data is altijd actueel, correct en volledig, wat het monitoren van KPI’s gemakkelijker maakt.
Daarnaast zijn toepassingen binnen platforms inmiddels net zo betaalbaar als losstaande applicaties. Ze hebben een plug & play businessmodel, waardoor je kunt beginnen met wat je nodig hebt en kunt op- en afschalen wanneer een situatie erom vraagt. Dankzij de cloud is ook het op- en afschalen van gebruikers mogelijk.
Aan de slag
Er zijn twee bekenden strategieën om een platform te implementeren. Big bang of gefaseerd. In één keer live of in fasen. Gefaseerd kan zowel in de zin van landen en bedrijfstakken, maar ook in functionaliteit. Kleinere en/of minder complexe organisaties gaan nog wel eens voor de big bang, terwijl grotere en/of complexere organisaties vaker stapsgewijs aan de slag gaan.
Dat laatste heeft meerdere voordelen. In het geval van problemen ondervindt slechts een deel van de organisatie last, en fouten zijn eenvoudiger terug te draaien. Door klein te beginnen en te itereren, gaat het testen voor acceptatie een stuk gemakkelijker. Ook is de druk op de organisatie bij gefaseerd implementeren lager. Het kost doorgaans meer tijd, maar levert wel sneller (kleine) successen zoals verbeteringen in efficiëntie en integratie.
Keuzestress
Natuurlijk is de keuze voor één centraal platform niet zomaar gemaakt. Breng allereerst de behoeften in kaart en zorg voor overeenstemming op managementniveau. Maak helder waarom je als organisatie naar één centraal platform wilt en wat ten grondslag ligt aan de veranderplannen. Wil je de winstgevendheid vergroten? Zijn er groeiambities?
Begin klein en werk eerst aan de belangrijkste en kritische processen. Zijn er groeiplannen, kun je bijvoorbeeld niet voldoen aan de vraag en vallen de problemen samen met efficiëntieslagen die te behalen zijn in de productie? Begin dan bij productie. Wil je winstgevendheid verhogen en worden marges vooral gedrukt door te hoge voorraadkosten? Start dan bij inkoop, logistiek of WMS.
Werk daarna aan de randprocessen. Lopen de belangrijkste processen en is er één schaap over de dam, dan volgt de rest. Zorg dat er een partner is aangehaakt die van de hoed en de rand weet. Een partner die optreedt als implementatie- én businesspartner en helpt je missie en visie waar te maken. Een partner die strategisch meedenkt over je ambities en toekomstplannen en vervolgens kijkt naar je processen en daar de juiste platformcomponenten aan ophangt. Dat helpt je om een vliegende start met je platform te maken.
