Stapsgewijs digitaliseren: zo moet je starten
Digitaliseren wordt steeds belangrijker voor de maakindustrie. Bijvoorbeeld om flexibel te reageren op de klantvraag en om de groeiende internationale concurrentie aan te kunnen. Hoewel uit onderzoek blijkt dat er meer geld wordt uitgetrokken voor digitalisering dan in voorgaande jaren, staat het nog niet overal bovenaan de agenda. In sommige gevallen blijkt digitaal transformeren een brug te ver; een kostbare en ingrijpende aangelegenheid die de kern van de bedrijfsvoering raakt. Meestal is een volledige transformatie echter niet nodig. Met kleine stappen behaal je al concurrentievoordeel.
De eerste stap is het beantwoorden van de waarom-vraag. Waarom wil je digitaliseren, waar zitten je grootste pijnpunten en wat zijn kansen die een digitale reis de moeite waard maken? Breng de huidige situatie in kaart. Verouderde systemen die niet meer doorontwikkeld worden, kunnen in de weg zitten van je ambities. Maar hetzelfde geldt voor processen. Een onlogisch proces automatiseren zal niet tot betere resultaten leiden. Het kan zelfs averechts werken, omdat je meer rigide processen creëert die moeilijk zijn te optimaliseren.
Het kan ook zijn dat je de basis op orde hebt, maar mogelijkheden ziet om te groeien door eindklanten rechtstreeks te bedienen. Om van B2B naar B2B2C te verschuiven, moet je dichter bij de eindklant komen en inzicht krijgen in zijn behoeften. Een eigen saleskanaal opzetten is één ding, maar je moet ook klantdata ophalen en verwerken om passende producten en diensten te kunnen leveren. Alleen zo kun je schakels in de keten overslaan en je winstgevendheid verhogen.
Maak een business case
Digitaliseren omdat het moet of omdat de concurrentie het doet, is niet het juiste uitgangspunt. Je hebt heldere doelstellingen nodig en om die scherp te krijgen kan een business case helpen. Hiermee maak je inzichtelijk wat je wilt bereiken en hoe je de investeringen denkt terug te verdienen. Bijvoorbeeld doordat repeterende taken worden geautomatiseerd, er meer inzicht uit data kan worden gehaald of doordat mensen in het veld tools tot hun beschikking krijgen om onderweg hun administratie te doen.
Een business case helpt ook om de organisatie mee te krijgen in een verandering. Het digitaliseren van processen gaat immers gepaard met nieuwe werkwijzen. Pas als je vakmensen begrijpen waarom zaken anders moeten en wat daarvan de voordelen zijn, zullen ze een verandering volledig omarmen.
Doe het stapsgewijs
Wil je een te grote impact op je corebusiness voorkomen, begin dan gefaseerd en klein. Hierdoor duurt je digitale reis weliswaar langer, maar je kunt sneller van start, eenvoudiger bijsturen en anticiperen op veranderingen in je reis. Dankzij voortschrijdend inzicht maak je betere keuzes en beperk je risico’s. En door kleine successen te vieren, krijg je de organisatie mee en creëer je geleidelijk een cultuuromslag die nodig is.
Een business case helpt om de organisatie mee te krijgen in een verandering.
Verzamelen van data
Zie je een business case in datagedreven bedrijfsvoering? Het is niet altijd nodig om meteen grote investeringen te doen en state-of-the-artsystemen te implementeren. Het begint vaak met het verzamelen van relevante data, het valideren ervan en het samenbrengen en op elkaar laten aansluiten van de verschillende databronnen. Want ook hier geldt het gezegde: garbage in, garbage out. Werken met schone data is behapbaar en levert direct voordeel op.
Opslaan van data
Door gegevens netjes te labelen en veilig te bewaren op een centrale plek – in de cloud – weet je wat je hebt en kun je er sneller iets mee doen. Denk aan rapportage en analyse voor betere forecasting. Het verzamelen van data op een centrale plek leidt er bovendien toe dat wijzigingen slechts één keer hoeven doorgevoerd. Dit levert niet alleen tijdswinst op, maar verlaagt tegelijkertijd de kans op fouten omdat je het werken met oude data hiermee ondervangt.
Je kunt klein beginnen door niet meteen je volledige organisatie naar de cloud te brengen, maar te starten met deelprocessen. Los pijnpunten op door bijvoorbeeld eerst je finance en inkoop te digitaliseren. Je ervaart dan de voordelen die een cloudplatform biedt en kunt altijd later nog besluiten om uit te breiden.
Bouw je fundament
Een andere behapbare stap is om bij je serviceorganisatie te starten met het bijhouden van veelvoorkomende problemen of storingen, en hoe die worden opgelost. Misschien is er een specifiek onderdeel van een machine dat vaak leidt tot storingen en moet worden verbeterd. Kun je de onderdelen zelf produceren? Is de verkoop van reserveonderdelen zelf te organiseren, zodat je minder afhankelijk bent van derden waardoor je een nieuwe inkomstenbron aanboort?
Veel maakbedrijven kijken met grote belangstelling naar de mogelijkheden van de ‘cash cow’ genaamd servitization. Door dienstverlening aan producten te koppelen, wordt service niet meer een kostenpost, maar een kans om meer omzet te genereren en actief in te spelen op klantwensen. Daarvoor is wel inzicht nodig. Welke klanten hebben je machines in gebruik, waar staan ze en hoe worden ze ingezet? Maken je klanten al gebruik van service en wat zijn hun verwachtingen? Het zijn stuk voor stuk zaken die je in kaart moet brengen, voordat je start met digitaliseren.
Er zijn tal van manieren om schaalbaar en zonder grote risico’s en/of investeringen je organisatie te optimaliseren met behulp van digitalisering. Kleinere stappen helpen je gestaag toe te werken naar het realiseren van je doelstellingen (de ‘waarom’), zonder dat je corebusiness eronder lijdt. En heb je op een gegeven moment de digitale basis op orde, dan ligt er een mooi fundament om verder te stroomlijnen en onderscheidend in je markt te blijven.
Meer weten? Neem contact op met onze specialisten!
