Wat is Microsoft Power Automate en hoe werkt het?

Power Automate is een drag-and-drop/low-code oplossing om repetitieve taken en bedrijfsprocessen te automatiseren met behulp van workflows. Het is ontworpen om snel resultaat te boeken en is eenvoudig in gebruik. Je kunt er van alles mee automatiseren, van kleine taken tot grootschalige processen. Ga bijvoorbeeld eens na hoeveel e-mails je dagelijks ontvangt, en hoe vaak een belangrijk bericht aan je aandacht ontsnapt. Met Power Automate kun je een template inschakelen die ervoor zorgt dat je een melding krijgt wanneer iemand je een mail met hoge prioriteit stuurt. 

Power Automate verbindt en automatiseert taken in honderden apps, zowel binnen het Microsoft ecosysteem als externe bronnen. Populaire koppelingen zijn er onder meer met SharePoint, Power BI, Word, Outlook, Teams, Planner, Asana, Mailchimp, Twitter, Adobe Sign, DocuSign, Google Drive, Eventbrite, FreshBooks en Trello. De oplossing is beschikbaar als mobiele of desktop app, maar kan ook binnen Microsoft Teams gebruikt worden. De use cases variëren sterk - van het beheren van leads, het verzamelen van feedback van klanten, ziekmeldingen, verlofaanvragen en meer. 

Power Automate biedt een groot aantal kant-en-klare templates waarmee gebruikers aan de slag kunnen. Deze zijn eenvoudig in gebruik en kunnen naar behoefte worden aangepast.

Integratie

Een groot voordeel van Power Automate is dat er meer dan 300 connectoren worden aangeboden om de integratie tussen Power Automate en verschillende systemen zo naadloos mogelijk te laten verlopen. Naast de eerder genoemde opties zijn dat Excel, Dataverse, Dynamics 365 Business Central, YouTube, Salesforce en SAP ERP.

Hoe weet je wat je kunt of moet automatiseren?

Met flows binnen Power Automate kun je uiteenlopende processen en taken automatiseren. Er zijn een aantal criteria die maken dat een taak geschikt is voor automatisering:

• De taak is repetitief
• De taak is tijdrovend

Zijn beide criteria van toepassing, dan is het nuttig om de taak te automatiseren. Bij de keuze van de te automatiseren taken is het goed rekening te houden met het volgende:

• Welke taken zijn het belangrijkst?
• Welke taken zijn het meest veeleisend?
• Welke taken kosten de meeste tijd?

Is de prioritering helder en ga je aan de slag, neem dan ook het volgende in overweging:

• Wat is het doel van de taak?
• Welke gegevens zijn nodig?
• Hoe wordt de taak uitgevoerd?
• Hoe wordt over de taak gerapporteerd?

Verouderd systeem? Geen probleem met Power Automate Desktop!

Een groot voordeel van Power Automate is dat het legacysystemen ondersteunt die geen API's hebben. Voor het automatiseren van legacysystemen wordt gebruikgemaakt van Power Automate Desktop, waarmee gebruikers zonder codering workflows op schaal kunnen maken.

Met een point-and-click interface registreer je muis- en toetsenbordbewegingen terwijl een taak wordt voltooid. Power Automate Desktop zet deze informatie om in een geautomatiseerde workflow, zoals het verzamelen van gegevens voor een wekelijks rapport.

Process Advisor

Process Advisor is een nieuwe toevoeging aan Power Automate. Het is een hulpmiddel voor de uitsplitsing van processen dat inzicht verschaft in de manier waarop mensen werken. Process Advisor brengt workflows in kaart, vindt knelpunten en identificeert taken die geautomatiseerd kunnen worden. De tool zoekt uit welke applicaties je team vaak gebruikt en hoe je belangrijke acties kunt automatiseren, zoals het kopiëren van gegevens van de ene app naar de andere.