Wat te doen als je tegen de grenzen van je bedrijfssoftware loopt
Ondernemingen die aangeven tegen de grenzen van hun systemen aan te lopen, hebben vaak meer behoeften dan waarin hun bedrijfssoftware kan voorzien. Maar omdat er door de jaren heen steeds meer maatwerk aan de bestaande software is toegevoegd, blijkt onderhoud en doorontwikkeling lastig. Er wordt voortgeborduurd op het oude, terwijl de markt en organisatie om vernieuwing vragen. De denkwijze dat software alleen de bedrijfsprocessen kan ondersteunen als deze volledig op maat is gesneden, ligt hieraan ten grondslag. De cloud laat zien dat het ook anders kan.
Allerlei toeters en bellen aan je ERP– en/of CRM-systemen toevoegen, is een recept voor problemen. Wie gaat straks die brei aan functionaliteiten onderhouden en fouten oplossen, als de kennisdragers het bedrijf verlaten? Vroeg of laat wordt de software überhaupt niet meer ondersteund en is een upgrade noodzakelijk.
In een situatie met veel maatwerk kan angst bestaan om te upgraden. Elke verandering kan ervoor zorgen dat bepaalde maatwerkfuncties niet meer functioneren, waarmee de bedrijfscontinuïteit in gevaar komt. Maar door alles bij het oude te laten, blijf je hangen in je eigen bubbel. Omdat je denkt vanuit je huidige systemen, processen en werkwijzen is het lastig om te anticiperen op een veranderende wereld.
De wereld aan je voeten
Dat is anders bij een cloudplatform, dat in de basis al voor 90 procent in de behoeften voorziet en zich steeds ontwikkelt. Zo’n platform is schaalbaar in gebruik, mogelijkheden en kosten. En als de standaard niet voldoende blijkt, kan met lowcode de functionaliteit en gebruikersinterface naar wens worden uitgebreid.
Naast dat beheer en upgrades automatisch zijn geregeld, komen steeds nieuwe functionaliteiten en innovaties beschikbaar. Die vernieuwingen bieden een breder perspectief, omdat ze afkomstig zijn van buiten de muren van je organisatie. Ze zijn het resultaat van de wijze waarop het platform voor uiteenlopende industrieën continu wordt doorontwikkeld. Met andere woorden, je profiteert van de kennis en ervaringen van de hele wereld.
Zodra je de cloud en de bijbehorende standaarden omarmt, zul je merken dat je wendbaarder wordt en meer ruimte krijgt om te focussen op je onderscheidend vermogen. Je kunt makkelijker omgaan met de toenemende verwachtingen van je mensen. Die willen in bedrijfs-apps de toegankelijkheid en flexibiliteit van consumentensoftware terugzien.
Maar hoe zit het met veiligheid? En kun je door de ‘Amerikaanse’ cloud te gebruiken nog wel voldoen aan de Europese AVG? Microsoft investeert naar eigen zeggen jaarlijks meer dan een miljard dollar in de security van haar datacenters en in digitale beveiliging en onderzoek. Ook zet het bedrijf een team van ruim 3500 cybersecurity-experts in om zwaktes in haar cloudinfrastructuur te identificeren en op te lossen. Onafhankelijke derde partijen voeren periodiek audits uit op de datacenters van Microsoft. Hiermee wordt getoetst of het bedrijf zich houdt aan de regels waaraan het zich zegt te houden. Zo wordt voorkomen dat er situaties ontstaan waarin de slager zijn eigen vlees keurt.
Verder bepaal je zelf waar je data wordt opgeslagen, in Nederland of elders. Wanneer je kiest voor een Europees datacenter – de grootste van Microsoft bevindt zich in het Noord-Hollandse Middenmeer – voldoe je volledig aan de AVG en kunnen de cloudleverancier noch de Amerikaanse overheid zomaar gegevens opvragen. Ze moeten daarvoor eerst een verzoek moeten indienen bij de Nederlandse overheid.
Veranderen en verbeteren
De cloud maakt het eenvoudiger om veranderingen door te voeren en sneller te adopteren, omdat je een platform inzet dat zelf doorlopend verbetert en change faciliteert. Een systeem met veel maatwerk is statisch en ondersteunt je onvoldoende om te groeien en bloeien. Hierdoor loop je vroeg of laat ook tegen de grenzen van je organisatie aan.
Elk traject heeft zo zijn ups en downs, maar met de juiste mindset kan elke organisatie de stap naar de cloud zetten.
Dit besef is een belangrijke eerste stap in de verandering. Vervolgens zul je duidelijk naar alle betrokkenen moeten communiceren wat de visie van de verandering is, zodat het beoogde doel – bijvoorbeeld continuous improvement – helder is. Met goede communicatie creëer je draagvlak en kun je zaken als onzekerheid en angst voor een groot deel wegnemen.
Daarnaast zul je verwachtingen moeten managen – en in sommige gevallen – temperen. Een cloudtransitie kost nu eenmaal tijd. Maak onderscheid tussen must haves en nice to haves, en wees bereid om onderweg te leren. Elk traject heeft zo zijn ups en downs, maar met de juiste mindset kan elke organisatie de stap naar de cloud zetten.
