Zo ziet continuous improvement er bij KLM Catering Services uit
Fellowmind ondersteunde KLM Catering Services (KCS) bij de upgrade van haar systemen en het verbeteren van bedrijfsprocessen. Sinds de zomer van 2021 heeft het bedrijf een geïntegreerd, toekomstbestendig IT-platform met de flexibiliteit om klantgerichter te produceren. Sinds de livegang is hard gewerkt aan verdere optimalisaties. Hoe staan de zaken er nu voor?
KCS verzorgt de inflight catering voor luchtvaartmaatschappijen als KLM. Via een geavanceerd cateringsysteem voorziet het bedrijf dagelijks passagiers op honderden vluchten van ruim 55.000 maaltijden. Omdat KCS haar faciliteiten direct aan het platform op Schiphol heeft, kunnen wijzigingen of extra wensen tot enkele minuten voor vertrek doorgegeven worden. Ook is de cateraar aangesloten op de IT-infrastructuur van de luchthaven, waardoor het realtime inzicht heeft in vluchtinformatie en direct kan inspringen op veranderingen. Alles wat een passagier aan boord nodig heeft, kan zo tijdig worden geleverd.
Doorontwikkelen
Begin juni 2021 faseerde KCS zonder noemenswaardige problemen haar oude systeem uit en stapte het over op Dynamics 365. “Een groot voordeel van het nieuwe platform is dat het beter geïntegreerd is en ons de flexibiliteit biedt om klantgerichter te produceren”, vertelt Marc Snijders Blok, Manager ICT bij KCS. “Daarnaast kunnen we onze ICT blijven doorontwikkelen, iets wat met het vorige systeem ondenkbaar was.”
En dat is de afgelopen maanden zeker gebeurd, aldus Edwin Buisman, Consultant Managed Services bij Fellowmind. “Na livegang is het projectteam niet direct opgeheven, maar verder gegaan met het doorvoeren van verbeteringen. Het team bleef tot en met mei 2022 bestaan, waarna een hand-over van Operations naar Managed Services volgde. Dat de leden van het projectteam zo betrokken bleven, zie je niet vaak bij dit soort projecten. Het zorgde voor een soepele overdracht en een groot aantal waardevolle verbeteringen.”
Daarbij valt te denken aan een eenvoudigere wijze om orders voor vluchten te wijzigen, vervolgt Edwin. “KCS is geen standaard productiebedrijf: zo kunnen wijzigingen in orders tot 21 minuten voor vertrek worden doorgevoerd. Om voedselverspilling tegen te gaan is zichtbaarheid en automatisering key. Het proces is nu zo geregeld dat productie een seintje krijgt bij een wijziging of annulering van een order. Bij elke stap – van in- en verkoop tot productie en uitlevering – wordt automatisch gecheckt of de bestelling nog klopt.”
De organisatie heeft de agile volledig omarmd. Daardoor hebben we in korte tijd veel voor elkaar weten te boksen.
Efficiency
Daarnaast heeft het team een faalveilige inrichting van telling gerealiseerd. Omdat passagiers kort voordat ze aan boord gaan nog hun maaltijdkeuze kunnen veranderen, moeten er op verschillende plekken op de luchthaven tussenvoorraden aanwezig zijn. Elke dag moeten die worden gecheckt en aangevuld. “Het systeem zorgt ervoor dat alles netjes gesynchroniseerd wordt – ook tussen de verschillende magazijnen – zodat vliegtuigen altijd over de juiste maaltijden beschikken. De efficiency waarmee dat gebeurt, is uniek.”
Efficiency is sowieso het toverwoord bij KCS, aldus Edwin. “De voorkeuren van passagiers veranderen continu en hun verwachtingen stijgen. Om daaraan te voldoen moet je flexibel zijn, en dat is alleen mogelijk wanneer je processen efficiënt en logisch zijn ingericht. Passagiers kunnen ook speciale maaltijdwensen (zoals kosher, vegetarisch en glutenvrij) doorgeven, wat extra complexiteit met zich meebrengt. Ook hiervoor hebben we een oplossing gevonden waarbij maaltijden automatisch stickers krijgen waarop de juiste passagiersinformatie staat.”
Tijdens het samenwerken en implementeren van verbeteringen is het team tot diverse nieuwe inzichten gekomen. Bijvoorbeeld over functionaliteiten en rapportagemogelijkheden die relevant zijn voor KCS, maar nog niet onderdeel waren van het MVP. “De organisatie heeft de agile manier van werken, met scrumteams en sprints van steeds drie weken, volledig omarmd. Daardoor hebben we in korte tijd veel voor elkaar weten te boksen én is KCS nog servicegerichter geworden.”
