Jak wdrożyć system ERP w branży świeżych produktów – sukces w 8 krokach

Jedną z popularnych strategii pchania naprzód i zwiększania konkurencyjności jest wykorzystanie narzędzi technologicznych, które są obecnie dostępne w branży świeżych produktów.  Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) są jednymi z najbardziej niezbędnych rozwiązań w tej kategorii, ponieważ mogą „zaowocować” dzięki ujednoliconej bazie danych i solidnej analizie, którą zapewniają.

 To jednak wiąże się z pewnymi zastrzeżeniami.  Po pierwsze, ogólna platforma ERP prawdopodobnie nie zapewni Twojej firmie wszystkich potrzebnych korzyści, ponieważ potrzebujesz narzędzi do radzenia sobie z określonymi wyzwaniami, takimi jak śledzenie przesyłek, identyfikowalność, zarządzanie zapasami świeżej żywności, prognozowanie popytu i wiele innych.  Zatem to, czego szukasz, to system ERP dostosowany do produkcji, który jest specjalnie zaprojektowany z funkcjami, które służą Twojemu sektorowi.

 Co więcej, musisz mieć zorganizowane i metodyczne podejście do wdrażania swojego rozwiązania, aby zapewnić maksymalny zwrot z inwestycji.  W tym miejscu przeanalizujemy kroki niezbędne do pomyślnego wdrożenia oprogramowania ERP dla Twojej produkcji, abyś był przygotowany na rozpoczęcie swojej cyfrowej transformacji.

1. Zdefiniuj cel wdrożenia dla wszystkich

 W ludzkiej naturze leży przedkładanie sprawdzonych metod nad nieznane — w końcu powiedzenie „jeśli nie jest zepsute, nie naprawiaj” to klasyczny frazes.  Mając to na uwadze, możesz oczekiwać, że Twoi pracownicy będą pytać, dlaczego istniejące systemy Twojej firmy muszą zostać zastąpione oprogramowaniem ERP.  Twoim obowiązkiem jest zadowalająca odpowiedź na to pytanie ze szczegółowym wyjaśnieniem korzyści, jakie przyniesie, oraz tego, w jaki sposób nowy system wesprze strategię Twojej firmy.

 Upewnij się, że wszyscy — od hali produkcyjnej do Sali konferencyjnej — rozumieją zalety nowej platformy.  Przypomnij im, że wdrożenie będzie wymagało od nich nauczenia się nowych interfejsów i procedur, ale ma na celu ułatwienie, a nie utrudnienie pracy.  A odpowiednia technologia będzie miała łatwy w użyciu interfejs, co wszystko znacznie ułatwi.

 To nie tylko uspokoi to personel, ale także usprawni wdrożenie i integrację, skracając czas zwrotu z inwestycji.  Każdy wygrywa.

2. Ustal jasne i wymierne cele

 Ten krok jest ważny nie tylko ze względu na ustalenie „linii mety”, ale także dla zapewnienia, że ​​możesz dokładnie ocenić swoje postępy w osiąganiu celów.  W przeciwnym razie ryzykujesz, że implementacja nigdy nie osiągnie punktu końcowego.

 Pomyśl o realistycznych, osiągalnych wynikach, które Twoja firma może osiągnąć dzięki wdrożonemu systemowi ERP i śledź swoje postępy wyznaczając kamienie milowe.  Utrzymuj tempo, świętując sukcesy i doceniając osiągnięcia jednostek i zespołów.

3. Zidentyfikuj swoje krytyczne procesy

 Oceń swoje codzienne operacje i określ, jakie procesy i zadania są najważniejsze dla poprawy produktywności i rentowności.  Nawet jeśli Twoja firma wydaje się pracować w dobrym tempie, nadal prawdopodobnie masz problemy i wąskie gardła w procedurach i procesach, i musisz zrozumieć, w jaki sposób rozwiązanie ERP je rozwiąże.

 Kiedy możesz wykazać swoim pracownikom, że krytyczne problemy zostaną rozwiązane przez nowy system, uzyskasz ich entuzjazm i zaangażowanie we wdrożenie.

4. Uzyskaj poparcie od góry do dołu

 Absolutnie niezbędne jest, aby wszyscy w organizacji wierzyli w Twoją wspólną misję — w końcu Twój zespół kierowniczy nie jest w stanie samodzielnie wdrożyć produkcyjnego systemu ERP.  Poinformuj wszystkich swoich pracowników o ich obowiązkach w procesie wdrażania i o tym, jak ich praca nad wspólnym celem sprawi, że ich codzienne obowiązki będą mniej uciążliwe i łatwiejsze do bezbłędnego wykonywania dzięki automatyzacji czy integracji z podłączonymi urządzeniami.

 Rozwiązania ERP mogą mieć prawdziwie transformacyjny wpływ na firmy zajmujące się żywnością i napojami, czyniąc je bardziej wydajnymi i elastycznymi na konkurencyjnym rynku.  Ten projekt stanowi inwestycję w przyszłość, którą podziela cała Twoja firma, więc zachęcaj pracowników do skupienia się na korzyściach, które pomogą im efektywniej pracować.

5. Rozpocznij podróż pewnym krokiem

 Powinieneś oznaczyć początek wdrożenia wydarzeniem, wirtualnym lub osobistym, podczas którego:

• Omów korzyści z wdrożenia produkcyjnego rozwiązania ERP
• Określ ramy czasowe dla różnych faz projektu
• Podkreśl, jak ważne jest dla wszystkich zaangażowanych, aby wdrożenie zakończyło się sukcesem
• Nadaj procesowi chwytliwą nazwę do użytku wewnętrznego, która przypomina pracownikom o jego znaczeniu
• Zaplanuj cotygodniowe spotkanie, aby raportować postępy, aktualizując odpowiednie strony i kluczowych interesariuszy
• Omów komunikację się za pośrednictwem biuletynów lub notatek dla całej firmy, zaznaczając kamienie milowe i nadchodzące cele

Dobre rozpoczęcie projektu oraz utrzymanie jasnej i proaktywnej komunikacji wpłynie na pozytywny morale i sukces całego przedsięwzięcia.

6. Współpracuj z dostawcą, który zna Twoją branżę

 Wspomnieliśmy, jak ważne jest, aby wybrać system ERP dostosowany do potrzeb branży, z czego wynika, że ​​dostawca rozwiązań będzie dobrze znał Twój sektor, aby zaprojektować kompetentną ofertę.  Mimo to musisz upewnić się, że dostawca naprawdę rozumie Twoje wyzwania i dobrze pasuje do Twojej organizacji na poziomie kulturowym.

 Wieloletnie doświadczenie w obsłudze firm podobnych do Twojej to dobry znak, że dostawca może działać jako partner podczas procesu wdrażania i poza nim.  Pamiętaj, że wybierając platformę ERP od dostawcy, któremu możesz zaufać, będziesz mógł wykorzystać jego wiedzę, najlepsze praktyki i doświadczenie podczas wdrożenia i miejmy nadzieję, że unikniesz problemów, które mogą pojawić się w wyniku zmian w całej organizacji.

7. Umieść najlepszych ludzi w projekcie

 Widząc, że proces wdrażania będzie wymagał znacznego poświęcenia czasu, pieniędzy i energii, będziesz chciał zmaksymalizować swoje szanse na sukces, wykorzystując umiejętności najlepszych i najzdolniejszych członków zespołu.  Prawdopodobnie mają wiele na głowie bez dodatkowej odpowiedzialności za prowadzenie procesu wdrażania, więc wspieraj ich, wypełniając ich codzienne role, a nawet sprowadzając tymczasową pomoc, jeśli to konieczne.

 Postaraj się upewnić, że w zespole projektowym reprezentowane są różne działy Twojej firmy, ponieważ będzie to uświadamiać wszystkim, że kierownictwo dba o ich punkt widzenia i obawy.  Zachęć ich, aby przychodzili do członków zespołu projektowego z pytaniami na temat procesu, aby byli zaangażowani i poinformowani.

8. Wyznacz profesjonalnego kierownika projektu ERP

 Chociaż wszyscy pracownicy będą w pełni zaangażowani, nadal będziesz potrzebować kogoś, kto poprowadzi ten proces.  Jeśli ktoś w firmie ma doświadczenie z rozwiązaniami ERP, a także zdolności przywódcze, należy wziąć pod uwagę tę kluczową rolę;  w przeciwnym razie może być konieczne wyjście poza organizację.

 Pomocne może być skontaktowanie się z istniejącymi klientami Twojego dostawcy, a także z innymi partnerami zajmującymi się świeżymi produktami, aby usłyszeć o ich doświadczeniach z kierownikami projektów ERP.  Oto krótka lista kwalifikacji, których szukasz:

• Dogłębna znajomość sektora świeżych produktów
• Doświadczenie wdrożeniowe ERP
• Zrozumienie wdrażanego rozwiązania
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne
• Podejście, które jest zarówno przyjazne, jak i pewne siebie, aby wszystko posuwało się do przodu

 Podążanie za przyszłością i skupianie się na niej

 Te osiem kroków stanowi ogromne przedsięwzięcie ze strony każdej firmy, ale jeśli przystąpisz do działania przygotowany i polegasz na sile swoich przywódców i usługodawcy, zobaczysz znaczny zwrot z inwestycji – zarówno pod względem finansowym, jak i w inny niematerialny sposób, na przykład  jako zaangażowanie i utrzymanie pracowników.

Źródło: Aptean blog - 8 Steps for a Successful Produce ERP Software Implementation