Pomocy, zostałem kluczowym użytkownikiem! Co teraz?
Kluczowi użytkownicy odgrywają ważną rolę w wyborze nowego oprogramowania biznesowego i jego implementacji. Jak nikt inny znają biznes i wewnętrzne procesy oraz potrzeby hali produkcyjnej. Dzięki temu są w stanie zadbać o to, aby każde nowe rozwiązanie dobrze wpisywało się w zamierzone metody i procesy pracy. Ponadto, kluczowy użytkownik jest niezastąpiony podczas testowania rozwiązania, wdrożenia oraz wsparcia użytkowników końcowych w fazie startu. Bez zaangażowania kluczowych użytkowników nie ma udanych wdrożeń!
Nie ma najmniejszych wątpliwości co do tego, jak dużą rolę odgrywają kluczowi użytkownicy. A gdyby poproszono Cię o pełnienie takiej roli przy kolejnym projekcie? Czego możesz się spodziewać i jak sprawić, by Twoje wysiłki doprowadziły do pożądanego rezultatu? Czy rzeczywiście chcesz być zaangażowany?
Istnieje tylko jeden powód, aby nie podejmować się tego zadania: to wymaga czasu! Czas, który - pod warunkiem, że wdrożeniem zajmie się odpowiednio kierownictwo – jesteś w stanie wygospodarować, poprzez oddelegowanie części swoich codziennych zajęć innym. Nadal masz wątpliwości? Otóż, jest więcej powodów, aby się zgodzić.
Edukacja
Po pierwsze, otrzymanie takiej propozycji oznacza, że jesteś postrzegany jako autorytet w swoim dziale. Reprezentujesz interesy swojego zespołu i możesz zapewnić swoim współpracownikom optymalne korzyści z nowego oprogramowania biznesowego. Zyskasz większy wgląd w to, jak funkcjonują i współpracują ze sobą różne działy, częściowo ze względu na zintegrowany charakter oprogramowania. Możesz stać się tylko mądrzejszy!
Będziesz także zaangażowany w optymalizację procesów - procesów w obrębie swojego działu ale również pozostałych działów. Wdrożenie niemal z definicji zmienia dotychczasowe metody. Nie tylko podczas wdrożenia, ale również po jego zakończeniu przyczyniasz się do optymalizacji różnych procesów. Jesteś również punktem kontaktowym dla swoich kolegów. Jesteś jedną z pierwszych osób, którzy są zaangażowani w tworzenie zawartości rozwiązania i masz znaczną przewagę wiedzy, zwłaszcza podczas i bezpośrednio po uruchomieniu.
Wskazówki dla kluczowych użytkowników
Chcesz podjąć wyzwanie? Oto kilka praktycznych wskazówek, które pozwolą Ci się dobrze przygotować.
- Weź odpowiedzialność
Podczas wdrożenia dużo rozmawiasz z konsultantami dostawcy oprogramowania. Rozumieją oni branżę, w której działasz, znają oprogramowanie i mają bogate doświadczenie z wdrożeń w podobnych firmach. Udzielają Ci właściwych rad, ale pozostają krytyczni. Ty i Twój dział musicie docelowo pracować z rozwiązaniem. Jesteś odpowiedzialny za proces i możesz najlepiej ocenić, czy wskazówki dla Twojego działu rzeczywiście stanowią wartość dodaną. Dokładnie sprawdź i przetestuj to, co radzi konsultant. - Stwórz instrukcje pracy
Podczas wdrażania oprogramowania, Ty jako kluczowy użytkownik określasz metodę pracy, która wspiera Twój proces. Bardzo ważne jest, abyś to udokumentował, nawet jeśli jest to tylko koncepcja. Jeśli tego nie zrobisz, istnieje ryzyko, że szybko o czymś zapomnisz. Instrukcje pracy stanowią wskazówki dla Ciebie i Twoich współpracowników. - Nagrywaj decyzje
Kiedy podejmowane są ważne decyzje, należy je nagrywać! Z pewnością decyzje, które dotyczą wielu działów, muszą być zapisane. Stanowi to wskazówkę dla wszystkich zaangażowanych. Nie należy dokumentować tylko samej decyzji, ale także jej motywację. Dzięki temu można się do niej odwołać w dalszej części procesu. - Bądź krytyczny wobec bieżącego procesu
Zawsze zadawaj sobie pytanie, jaki jest powód określonego działania w bieżącym procesie. Dlaczego drukujesz ten dokument? Dlaczego zapisujesz te dane? Konsultant oprogramowania pomoże Ci, zadając nieustannie te pytania. "Zawsze robimy to w ten sposób" jest w każdym przypadku błędną odpowiedzią. Obecne procesy są często wynikiem (nie)możliwości z przeszłości. Należy raczej odejść od istniejących systemów i pomyśleć o pożądanej metodzie pracy jutra. - Wprowadź ulepszenia
Być może najważniejsza rada: szukajcie ulepszeń! To może być dość trudne, jeśli wcześniej nie byłeś tak angażowany. Jednak wdrożenie nowego oprogramowania to czas na wprowadzenie usprawnień w procesach biznesowych. Gdyby nikt nigdy nie pomyślał o usprawnieniach, nadal mieszkalibyśmy w jaskiniach i polowali na zwierzęta, żeby wieczorem móc postawić coś na stole. A ten stół powstał właśnie dzięki naszemu poszukiwaniu usprawnień.
