Giełda Papierów Wartościowych

Giełda Papierów Wartościowych SA w Warszawie jest spółką akcyjną powołaną przez Skarb Państwa. Jej zadaniem jest organizacja obrotu instrumentami finansowymi. Giełda zapewnia koncentrację w jednym miejscu i czasie ofert kupujących oraz sprzedających, w celu wyznaczenia kursu i realizacji transakcji.

GPW jest jedną z najszybciej rozwijających się giełd wśród europejskich rynków regulowanych i rynków alternatywnych regulowanych przez giełdy oraz największą giełdą krajową w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Dynamiczny rozwój GPW SA oraz debiut spółki na giełdzie w listopadzie 2010 r. spowodowały znaczący wzrost potrzeb raportowych spółki i obciążenie zespołu rachunkowości finansowej.

Przed wdrożeniem w GPW korzystano z oprogramowania finansowego firmy Oracle. Ponieważ miało ono niewielkie możliwości raportowania, wszelkie modyfikacje okazywały się bardzo drogie, a moduł raportowania nie spełniał wymagań ustawy o rachunkowości, zdecydowano się na jego wymianę. –Program był mało elastyczny, nie miał wielu potrzebnych funkcji i możliwości dokonywania zmian we własnym zakresie. Był też uciążliwy w bieżącej obsłudze – mówi Lidia Michalska, Główna Księgowa GPW SA.

Czas na zmiany

Pod uwagę brano różne systemy, równorzędne co do jakości i bezpieczeństwa, w tym Microsoft Dynamics AX oraz system firmy Simple. Wybrano Microsoft Dynamics AX, o czym zdecydowały głównie dwa powody. – Podczas prezentacji AX sprawiał wrażenie bardzo przyjaznego, łatwego w użytkowaniu przy jednocześnie dużych możliwościach. Ponadto dział IT optował za rozwiązaniami Microsoftu, gdyż mamy inne systemy tej firmy – wyjaśnia Lidia Michalska. AX bazuje na rozwiązaniach Microsoft SharePoint, więc dział IT uznał, że będzie dobrze współpracować ze środowiskiem informatyczno-biurowym GPW oraz że łatwiej go będzie wdrożyć.

Wdrożenie objęło standardowe moduły Microsoft Dynamics AX 2009: księgę główną, środki trwałe, gospodarkę magazynową, rozliczenia z bankiem, zakupy oraz sprzedaż. AX wspiera prowadzenie ksiąg rachunkowych we wszystkich aspektach, zarówno finansowych, jak i podatkowych, łącznie z tworzeniem raportów. Z systemu korzysta cały zespół rachunkowości finansowej oraz osoby z innych działów zajmujące się wystawianiem faktur sprzedaży.

Rozpoczęcie wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęło się grudniu 2010 r. i składało się z kilku faz, zgodnie z metodyką wdrożeniową. Pierwszą fazę stanowiło przygotowanie projektu, drugą – analiza wdrożeniowa, zakończona dokumentem Koncepcji Wdrożenia Systemu, określającym zakres projektu. Dokument zawierał też najważniejsze punkty do realizacji, np. opis procesów, które będą obsługiwane w nowym systemie, wykaz interfejsów pomiędzy systemami, zakres danych, które należy przenieść z dotychczasowego systemu, zakres modyfikacji standardowych modułów oraz szczegółowy harmonogram wdrożenia. – Przygotowanie dokumentacji wdrożenia, a następnie jej aktualizacja po szkoleniach i testach systemu oraz przygotowanie wszystkich instrukcji i procedur, co do których byliśmy zobowiązani umową wdrożeniową, okazały się dla nas najbardziej pracochłonnym i żmudnym elementem wdrożenia. Ta uwaga dotyczy zwłaszcza aspektów technicznych – mówi Monika Raszewska, Kierownik Zespołu Wdrożeń. 

Zgodnie z harmonogramem wdrożenia, po przygotowaniu modyfikacji i interfejsów, zostały przeprowadzone szkolenia dla wszystkich użytkowników i administratorów mających korzystać z systemu AX. – Były prowadzone fachowo i w sympatycznej atmosferze. Zresztą muszę powiedzieć, że tak też przebiegała cała współpraca, z której jesteśmy bardzo zadowoleni – mówi Lidia Michalska.

Zgodnie z metodyką, po szkoleniach użytkowników nastąpiły testy systemu. Polegały one na przejściu użytkowników przez wszystkie procesy opisane w Koncepcji Wdrożenia Systemu, w celu potwierdzenia ich prawidłowości. We wdrożenie było zaangażowanych kilkanaście osób: po stronie Klienta cały sześcioosobowy zespół rachunkowości finansowej oraz 5–6 informatyków z działu IT, po stronie wykonawcy – 3–5 konsultantów i programistów.

Przejście na nowy system nie wymagało zmian w strukturze organizacyjnej spółki, natomiast trzeba było dokupić nowe serwery i bazę danych SQL. – W ramach wdrożenia przygotowaliśmy dokumentację infrastruktury systemowo-sprzętowej i bazodanowej, w której zawarliśmy opis optymalnej konfiguracji. Na tej podstawie Klient we własnym zakresie zapewnił odpowiedni sprzęt i zasoby.

Specyfika rozwiązań Giełdy

Microsoft Dynamics AX współpracuje z trzema specyficznymi systemami używanymi przez księgowość GPW: z systemem obsługującym obieg dokumentów księgowych, z systemem do budżetowania oraz z systemem bilingowym, służącym do wystawiania faktur. Ponadto AX obsługuje system homebankingu w zakresie eksportowania przelewów oraz importu wyciągów bankowych oraz współpracuje z oprogramowaniem do obsługi wynagrodzeń. Uruchomiona została również możliwość importowania dowolnych zapisów z arkusza Excel.

– Oprogramowanie dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych musi być na tyle elastyczne, aby się łatwo łączyło z systemami zasilającymi te księgi. Mamy specyficzny system wystawiania i ewidencji faktur. Faktury są pobierane z tzw. systemu billingowego, który te faktury tworzy – mówi Lidia Michalska.

Korzyści z wdrożenia

• Integracja Microsoft Dynamics AX ze specyficznymi systemami Klienta
• Przyjazny i łatwy w użyciu system
• Dobra integracja rodowiskiem biurowym i Microsoft SharePoint
• Prosta obsługa systemu pod względem informatycznym

Większość modyfikacji była uwzględniona i opisana już na poziomie wymagań funkcjonalnych, np. zbudowanie interfejsów do innych systemów, z którymi współpracuje AX, m.in. do systemu obiegu dokumentów, fakturowania, kontrolingowego czy też do importu list płac. – Oprócz tego w czasie wdrożenia okazywało się, że wartobyłoby pewne rzeczy zmienić, dostosowując system do naszychpotrzeb. Chodziło głównie o wygodę użytkowania i ergonomię pracy oraz zaspokojenie pewnych wymagań, które pojawiły się, gdy już zaczęliśmy testować system – mówi Lidia Michalska.

Dla zespołu Giełdy najtrudniejszym elementem wdrożenia okazała się migracja danych. – Wypełnianie arkuszy migracyjnych okazało się bardzo żmudnym i czasochłonnym zajęciem dla całego zespołu rachunkowości na wiele dni. W dodatku tę pracę wykonywaliśmy równolegle z naszymi normalnymi obowiązkami. To było dla nas ogromne obciążenie – mówi Lidia Michalska. Ze względów bezpieczeństwamigracja danych była robiona dwukrotnie, pierwsza– próbna, latem, druga – robocza, jesienią.

Z kolei dla zespołu wdrożeniowego największą trudnością były ograniczenia związane z bezpieczeństwem, m.in. brak dostępu zdalnego do systemu Klienta. – Wszystkie problemy wymagające analizy danych musieliśmy rozwiązywać w siedzibie Klienta. Dlatego w pierwszym okresie po uruchomieniu, kiedy system jeszcze nie jest stabilny i ostatnie zmiany są wprowadzane dynamicznie, zapewniliśmy dużą asystę użytkownikom na miejscu. Po pierwszym miesiącu intensywnych prac z nowo uruchomionym systemem sytuacja się ustabilizowała – mówi Monika Raszewska.

AX przyjazny i łatwy w obsłudze

Zespół rachunkowości finansowej Giełdy pracuje z systemem Microsoft Dynamics AX od niedawna, ale widzi pierwsze pozytywne efekty. – Przede wszystkim AX jest znacznie łatwiejszy w użyciu. Działa bardziej przejrzyście, nie wymaga skomplikowanych operacji technicznych jak nasz poprzedni system. Ma też więcej funkcji i możliwości, które ułatwią nam pracę – mówi Lidia Michalska.

Postęp jest znaczny, gdyż poprzedni system nie był systemem zintegrowanym, pewne zapisy trzeba było przesyłać do Księgi Głównej (np. rozrachunki, środki trwałe), uzgadniać dane pomiędzy poszczególnymi elementami systemu. Obecnie każdy dokument od razu ma odzwierciedlenie na kontach Księgi Głównej.

– Myślimy o dalszych modyfikacjach np. raportów i o uruchomieniu nowych funkcji. Szczególnie chodzi o automatyzację pracy i poprawę współpracy pomiędzy AX a innymi systemami, jakich używamy.  – mówi Lidia Michalska.