KLM Catering Services

Wyzwanie

Szybkie i bezbłędne dostarczanie dużych ilości posiłków, przekąsek i napojów nie jest łatwym zadaniem. Przez lata firma KCS opracowała wyrafinowany proces produkcji świeżych posiłków i umieszczania ich w wózkach we właściwej kolejności. Ważny jest również sposób załadunku posiłków do samolotu. Zadanie polega na wyeliminowaniu potrzeby ciągłego przemieszczania się stewardów i stewardes po pokładzie samolotu w celu realizacji zamówień pasażerów.

– Przez wiele lat nadzór nad prawidłowym przebiegiem operacji sprawował niestandardowy system ERP – mówi Marc Snijders Blok, Kierownik ds. telekomunikacji w KCS. – Wszystko działało sprawnie do momentu, gdy okazało się, że oprogramowania nie można zaktualizować. Z uwagi na fakt, że innowacje pozwalające zaspokajać nieustannie ewoluujące potrzeby pasażerów są podstawą naszej działalności, podjęliśmy decyzję o modernizacji.

KCS powierzyło zadanie znalezienia odpowiedniej platformy niezależnej firmie konsultingowej. Po szczegółowej analizie procesów, wyzwań i ambicji KCS, konsultanci przedstawili rekomendacje dotyczące zarówno oprogramowania, jak i partnera wdrożeniowego. – To wtedy zainteresowaliśmy się oprogramowaniem Microsoft Dynamics 365 i usługami firmy Fellowmind. Wybraliśmy pakiet Dynamics 365 ze względu na obietnicę wartości i elastyczność. Poza tym w naszej firmie dominują produkty Microsoftu. Firma Fellowmind przekonała nas swoim know-how oraz podejściem ukierunkowanym na pracę zespołową i transparentność.

Podejście

Po okresie zapoznawczym, tymczasowej implementacji i demonstracji, KCS dało zielone światło dla projektu. W momencie, gdy współpraca z Fellowmind zaczynała nabierać tempa, wybuchła pandemia COVID-19. W ciągu zaledwie kilku dni rozwiązano zespół projektowy, pamiętając jednak o zachowaniu efektów dotychczasowej pracy.

Jak mówi Mark Kalter, Konsultant zarządzający w Fellowmind, prace wznowiono dość szybko, wbrew obawom wszystkich zaangażowanych osób. – "Byliśmy mile zaskoczeni wiadomością, że KCS chce wznowić prace już w maju. Z powodu pandemii sytuacja wewnętrzna zmieniła się do tego stopnia, że produkcja odbywała się na niskim poziomie i przy dużej dostępności pracowników. Zapewniło to idealne warunki do pracy nad wdrożeniem systemu ERP. Powołaliśmy nowy zespół projektowy bazujący na metodologii Agile, który miał za zadanie dostarczać funkcje w trzytygodniowych sprintach.

W ramach współpracy przyjrzeliśmy się minimalnym wymaganiom, które należało spełnić, aby zastąpić przestarzałe oprogramowanie ERP pakietem Dynamics 365. Stworzyliśmy tzw. MVP, czyli pierwszą i założenia niedoskonałą wersję rozwiązania, które miało wspierać podstawowe czynności i procesy, takie jak produkcja, zakupy i sztauowanie, czyli rozmieszczenie posiłków na wózku pozwalające na ich szybkie dostarczenie na pokładzie samolotu. Każdy sprint kończył się prezentacją nowych funkcjonalności. W sesjach tych brało udział nawet 80 osób, co świadczy o poziomie zaangażowania.

Istotną częścią projektu był interfejs klient-zamówienie, czyli środowisko gromadzące informacje z różnych źródeł, które pozwala personelowi pokładowemu uwzględniać preferencje i wprowadzać zmiany. Wymagało to integracji źródeł oraz automatyzacji niezbędnych procesów. W aktualnej wersji interfejs może z powodzeniem przetwarzać tysiące wiadomości, zapewniając użytkownikom przegląd sytuacji w czasie rzeczywistym, co pozwala wprowadzać zmiany nawet do 23 minut przed odlotem".

Wyniki

W miarę zbliżającego się terminu realizacji projektu stało się jasne, że niektóre komponenty MVP są przestarzałe. – Aby temu zaradzić, postanowiliśmy przesunąć datę uruchomienia o kilka miesięcy, aby zwiększyć liczbę funkcji i zautomatyzować dodatkowe procesy. Stworzyliśmy też aplikację PowerApp do zautomatyzowanej kontroli stanu uzupełnienia wózków. To ważne, ponieważ posiłki są zawsze przygotowywane na maksymalnie cztery godziny przed odlotem, co zawęża okno czasowe na wprowadzanie korekt.

Jak powiedział Marc Snijders Blok, wycofanie starego systemu i przejście na Dynamics 365 miało miejsce z początkiem czerwca 2021 r. – Dzięki dodatkowej uwadze poświęconej testowaniu i szkoleniu pracowników szybko osiągnęliśmy zadowalające wyniki. Główną zaletą nowej platformy jest to, że jest lepiej zintegrowana i pozwala produkować w sposób bardziej zorientowany na klienta. Dodatkowo możemy ją dalej rozwijać, co było niemożliwe w przypadku poprzedniego systemu.

Szczególnie pozytywne wrażenie zrobił na mnie poziom współpracy i zaangażowania Fellowmind. Zarówno w trakcie, jak i po wdrożeniu firma wykazywała się dużym zaangażowaniem, działając zupełnie transparentnie. Duże projekty mają to do siebie, że coś może zawsze pójść nie tak, jednak komunikacja z Fellowmind była całkowicie otwarta, a wszelkie wątpliwości były adresowane szybko i profesjonalnie. W rezultacie jesteśmy nie tylko gotowi na przyszłe wyzwania, ale także zainteresowani kontynuowaniem współpracy z naszym fińskim partnerem.