Projekty

Poczta Polska postawiła na chmurę Microsoft Azure

Największy operator pocztowy na rynku polskim wprowadził rozwiązanie Microsoft Dynamics AX, które integruje się z 26 innymi systemami, już działającymi w przedsiębiorstwie i pozwala na sprawniejsze działanie 1100 użytkownikom systemu.

Poczta Polska S.A., firma o ponad 460-letniej tradycji to największy operator na rodzimym rynku, zatrudniający ponad 80 000 Pracowników.

Strategia biznesowa Poczty Polskiej podkreśla znaczenie wsparcia technologii informatycznych, wpisując się tym samym w globalny trend transformacji cyfrowej, jako krytycznego czynnika sukcesu nowoczesnych przedsiębiorstw logistycznych. Aktywne wykorzystanie nowoczesnych technologii IT pozwoli umocnić pozycję Spółki na rynku.

Do zarządzania jednym z największych przedsiębiorstw w Polsce niezbędne są odpowiednie rozwiązania, które ułatwiają podejmowanie właściwych decyzji. Ważne jest także, by oferowały one odpowiedni poziom bezpieczeństwa, kontroli nad kosztami oraz minimalizowały wymagany nakład pracy potrzebny do utrzymania infrastruktury.

Z uwagi na liczbę transakcji i różnorodność usług świadczonych przez Pocztę, zaplanowano budowę jednego z największych (pod względem liczby transakcji i danych) systemów finansowo-księgowych w Europie. W ramach projektu wdrożono system Sz@fir wykorzystując technologię firmy Microsoft – Dynamics, szynę danych BizTalk oraz środowisko chmury publicznej Azure. Obecnie system obsługuje ok. 10 mln operacji księgowych miesięcznie, a w szczytowych okresach zapewnia księgowanie około 100 tys. transakcji na godzinę, zapewniając jednocześnie wyliczenie największego pliku JPK w Polsce, z raportem VAT przekraczającym 30 tys. stron.

Kluczem do sukcesu przy wdrażaniu projektów na taką skalę jest aktywne zaangażowanie osób zarządzających oraz odpowiedzialnych za poszczególne obszary biznesowe po stronie Klienta.

Wdrożony system klasy ERP wspiera około 150 procesów biznesowych, z obszarów: finansów i księgowości, logistyki, zakupów i sprzedaży, obsługi nieruchomości, środków trwałych, centralnej bazy kontrahentów, centralnego rejestru umów, ułatwia integrację z 26 innymi systemami, już działającymi w przedsiębiorstwie i pozwala na sprawne wykonywanie obowiązków 1100 użytkownikom.

Celem nadrzędnym projektu było usprawnienie procesów księgowych, ujednolicenie danych oraz automatyzacja pracy poprzez integrację systemu finansowo-księgowego z systemami dziedzinowymi. Zaadresowano 1124 wymagania funkcjonalne, pozafunkcjonalne, prawne i techniczne, zdefiniowane w pierwszej fazie projektu Sz@fir.

Jednocześnie zakres projektu pozwolił na pełne wdrożenie centralnej bazy kontrahentów, centralnej bazy umów, automatyzację procesu zakupów, elektronicznych płatności z Bankiem Pocztowym oraz mechanizmów analizy danych i raportowania. Uzyskano też wiele efektów optymalizacji procesów, integracji różnych systemów źródłowych i ogólnego podniesienia poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego.

Już w początkowej fazie projektu, Poczta Polska S.A. dążąc do ograniczenia kosztów wdrożenia i przyszłego utrzymania systemu, redukując wiele ryzyk projektowych, a jednocześnie kierując się zasadami jak najwyższego, wymaganego przez prawo bezpieczeństwa teleinformatycznego, podjęła decyzję o budowie systemu Sz@fir w środowisku chmury publicznej Microsoft Azure. Tak więc przyjęto zcentralizowaną wersję architektury systemu, pozwalającą uzyskać: minimalizację kosztów, wysoki poziom dostępności i skalowalności, realizację opartą o standardy przemysłowe oraz w maksymalny sposób wykorzystującą istniejącą infrastrukturę Poczty. Obecnie w chmurze Azure utrzymywane jest 8 środowisk (produkcyjnych, testowych, szkoleniowych) zbudowanych łącznie z ponad 80 maszyn (powyżej 500 rdzeni procesora 3,5 tyś GB RAM). Jest to jedno z największych tego typu środowisk uruchomionych dla jednego klienta.

Korzyści jakie osiągnęła Poczta Polska po wdrożeniu rozwiązania chmurowego

Zastosowanie platformy chmury publicznej Azure, w tym środowisk wirtualnych i usług, pozwoliło rozwiązać wiele problemów z jakimi borykają się projekty tej skali.

Oszczędnie i szybko

Oparcie rozwiązania na chmurze obliczeniowej umożliwiło poprawę efektywności wdrożeniowej, szybkie wprowadzenie systemu do eksploatacji, zapewnienie wymaganej elastyczności i skalowalności, łatwą integrację z systemami już działającymi w firmie, wysoki poziom bezpieczeństwa oraz pozwoliło Poczcie realizować strategię nacisku na rentowność biznesu i zachować wysoką dyscyplinę kosztową.

W pierwszej kolejności uniknięto kosztownych i czasochłonnych procesów związanych z projektowaniem, zamawianiem i budową infrastruktury dla systemu. Platforma Azure zapewniła nieomal błyskawiczne kreowanie środowisk wirtualnych zgodnych z wymaganiami projektu. Jednocześnie zastosowanie dynamicznie skalowalnych środowisk w chmurze pozwoliło na dostosowywanie wielkości środowisk testowych, rozwojowych i produkcyjnych do aktualnych potrzeb projektu. Takie podejście pozwoliło na zwiększanie (w przypadku potrzeb i pików przetwarzania) rozmiarów środowisk lub na ich ograniczanie i wyłączanie w przypadku niskiego wykorzystania.

Bezpieczeństwo klasy światowej

Standaryzacja rozwiązania pozwoliła określić i utrzymać parametry usługi, zapewniając jej ciągłość biznesową, kontrolowalność i bezpieczeństwo informacji.

Szeroki zakres usług dostępnych w Azure pozwolił zastosować zasadę security-by-design, wykorzystać wiele gotowych rozwiązań gwarantujących wysoką dostępność oraz uzyskać w łatwy sposób zgodność z technicznymi wymaganiami prawnymi. Narzędzia dostępne w chmurze pozwoliły na pełną realizację zasad rozliczalności działań w systemie Sz@fir.

Przewidywalność kosztów

Usługi chmury obliczeniowej upraszczają planowanie inwestycyjne, w szczególności ryzyko szacowania komponentów systemu i utrzymywania nadmiarowości jest po stronie dostawcy usługi. Koszty utrzymania systemu, w oparciu o stale aktualizowane środowiska i wiele gotowych usług zarządzania, monitorowania i bezpieczeństwa, stają się przewidywalne, ale ich budowa we własnym zakresie znacznie powiększyłaby koszty projektu.

Zweryfikowany w praktyce sukces biznesowy

Po kilkumiesięcznym okresie działania systemu Sz@fir, można było zaobserwować pierwsze efekty ekonomiczne działania systemu i jego wpływ na kluczowe procesy w Poczcie Polskiej S.A. Obecnie system obsługuje 10 mln transakcji księgowych miesięcznie, pozwalając realizować procesy finansowo – księgowe Poczty Polskiej w sposób zdefiniowany, kontrolowany i zautomatyzowany. Wdrożenie podniosło efektywność i satysfakcję użytkowników. Jednocześnie projekt pozwolił zbudować kompetencje w Poczcie, dotyczące rozwoju nowych technologii w celu polepszenia efektywności kosztowej przyszłych zmian i wdrożeń, oraz pozwalające redukować przyszłe ryzyka w działaniu systemu.

Głównymi osiągnięciami po wprowadzeniu systemu Sz@fir było kilkukrotne zwiększenie sprawności procesów finansowych, obniżenie kosztów operacyjnych, redukcja czasu obsługi poszczególnych procesów oraz optymalizacja większości procesów biznesowych.