Projekty

Cyfrowa transformacja w Grupie Selena

Fundamentem rewolucji jest nowoczesna technologia, w tym sprawne narzędzia do komunikacji i współpracy - Office 365 oraz innowacyjny system ERP oparty o rozwiązanie Microsoft Dynamics.

Grupa Selena to jeden z trzech największych na świecie producentów piany poliuretanowej. Wrocławska spółka swoją pozycję w branży i dynamiczny wzrost zawdzięcza innowacyjnym produktom, przywiązaniu do jakości oraz efektywnemu zarządzaniu rozproszoną, międzynarodową strukturą.

W gronie globalnych liderów

W 2017 roku Selena obchodziła ćwierćwiecze działalności. Trudno o lepszy dowód na to, że nie ma rzeczy niemożliwych: wrocławska firma rozpoczynała swoją działalność w garażu w Świdnicy, gdzie produkowała eksperymentalną serię pierwszej wysokowydajnej piany poliuretanowej Tytan 65. Dziś należy do grona liderów światowej chemii budowlanej. Od początku swojej działalności budowała silne marki – z Tytanem na czele - rozpoznawalne na czterech kontynentach i dostępne w ponad 70 krajach. Firma zarządza 33 spółkami w 16 krajach oraz 17 zakładami produkcyjnymi w Europie, Azji oraz Ameryce Południowej. W 2017 roku roczny obrót firmy przekroczył miliard zł. Mimo tak dużej skali działania, firma nie zwalnia tempa rozwoju – w 2017 roku osiągnęła dwucyfrową dynamikę sprzedaży. Dla branży budowlanej (B2B) oraz indywidualnych nabywców (DYI) Selena to synonim innowacyjnych rozwiązań, unikalnego modelu budowy relacji z klientami, jak również firmy szybko odpowiadającej na zmiany otoczenia rynkowego:

Nasza strategia oparta jest na bliskości z klientem i rozwiązywaniu jego problemów poprzez dobór produktów dostosowanych do lokalnych potrzeb w oparciu o globalne doświadczenia zdobyte na zróżnicowanych rynkach lokalnych. Niemniej ważna dla nas jest również kwestia operational excellence w ramach usprawniania procesów logistyczno-przemysłowych oraz odpowiedzi na zmiany technologiczne. Kluczem do sukcesu firmy jest również otwartość na nowe rozwiązania i opieranie się o benchmarki, nawet te, które pochodzą spoza branży budowlanej. Tak rozumiana otwartość prowadzi do wdrażania w firmie dobrych praktyk, usprawniających m.in. procesy biznesowe. Optymalizacja i automatyzacja działań to niewątpliwie jeden z celów, do którego dążymy jako cała Grupa.

U progu cyfrowej transformacji

W zarządzaniu tak złożoną międzynarodową organizacją nowoczesne technologie pełnią kluczową rolę. Selena idzie o krok dalej – chce w najbliższych latach przejść gruntowną transformację cyfrową na globalną skalę, tak by jeszcze lepiej sprostać wyzwaniom rynkowym i technologicznym. – Musimy to zrobić jak najszybciej. Świat idzie do przodu. Ci, którzy się nie zaadaptują do nowych warunków nie przetrwają. Digitalizacja biznesu powinna być jednym z kluczowych celów strategicznych każdej firmy – nie ma wątpliwości Wojciech Knapik, CIO IT.

Fundamentem cyfrowej rewolucji jest spójny system ERP oraz nowoczesne środowisko pracy. Do wykonywania efektywnej pracy każdej dynamicznie rozwijającej się firmie tego typu narzędzia są niezbędne. Grupa Selena w tym przypadku nie stanowiła wyjątku. Gdy firma dynamicznie rośnie, danych i procesów przybywa często w tempie geometrycznym. Kluczem do tworzenia przewagi konkurencyjnej jest efektywne zarządzanie danymi – wygrywają te firmy, które z morza danych potrafią wyłuskać kluczowe informacje mające wpływ na rentowną działalność w kolejnych latach. I właśnie taka motywacja przyświecała Selenie, gdy w 2014 roku przystępowała do wyboru optymalnego rozwiązania IT. Tak o celach wdrożenia mówi Wojciech Knapik: - Zmagaliśmy się z wyzwaniem rozdrobnionych danych, nieoptymalnych i niewystandaryzowanych procesów. Naszym głównym narzędziem analitycznego wsparcia i źródłem informacji zarządczej przez lata był Excel. Mamy świadomość, że coraz częściej przewagi rynkowe trzeba budować nie tylko na specyfice produktowej, ale także na kosztach wytwarzania produktów. Zależało nam też na automatyzacji, by uniezależniać się od błędów ludzkich i budować firmową bazę wiedzy, z której mogą korzystać obecni i przyszli pracownicy. Dodatkowo stawiamy na zintegrowane i chmurowe rozwiązania, które umożliwiają nieponoszenie wielkich kosztów inwestycyjnych.

Projekt z wizją

Selena postawiła na kompleksowe wdrożenie praktycznie wszystkich modułów dostępnych w rozwiązaniu Microsoft Dynamics – Uspójniliśmy procesy operacyjne w produkcji i łańcuchu dostaw, przenieśliśmy best-practice wypracowane przez lata przez naszą spółkę dystrybucyjną jako referencja procesów sprzedażowych, ujednoliciliśmy procesy finansowe i kadrowo-płacowe. Przed nami jeszcze sporo prac rozwojowych - przyczyniających się do pełnego zwrotu z inwestycji - zarówno po stronie systemu jak i organizacji. W tym roku planujemy rollouty w pozostałych spółkach polskich oraz USA, w kolejnych latach będziemy obejmować systemem kolejne spółki – mówi Wojciech Knapik. - Selena przez lata udowadniała, że działa wizjonersko, odważnie, nierzadko wyprzedzając trendy. Cieszymy się, że firma podobnie postąpiła przy wyborze systemu ERP – komentuje Magda Taczanowska z Microsoft. – Warto też podkreślić, że Selena była jedną z pierwszych firm w Polsce, które zdecydowały się na wdrożenie Office 365 w chmurze. Już wtedy, sześć lat temu, Selena trafnie prognozowała, że przyszłość należy do rozwiązań chmurowych, jako ogromnej szansy na wzrost efektywności pracy i procesów biznesowych. Cieszymy się, że kolejne lata potwierdziły, że warto było postawić na pionierskie wtedy rozwiązanie – dodaje Magda Taczanowska z Microsoft.

Za kluczowe cele wdrożenia Selena uznała:

lepsze zarządzanie rentownościa produktów
standaryzacja i poprawa efektywności procesów we wszystkich obszarach (operacje i back-office)
poprawa cashflow, dzięki redukcji zapasu zarówno po stronie surowców jak i wyrobów gotowych oraz zarzadzanie zobowiązaniami należnościami
usystematyzowanie gromadzonych w firmie danych i ich analityka pod kątem dalszych udoskonaleń procesów.

Szukaliśmy rozwiązania ergonomicznego, elastycznego, które umożliwiłoby szeroko zakrojoną, a jednocześnie prostą automatyzację. Mieliśmy dobre doświadczenie z Dynamics AX w spółce polskiej, który dał się nam poznać jako system elastyczny i łatwo adaptowalny w organizacjach.

Efekty implementacji systemu ERP

Selena jest obecnie na etapie weryfikacji efektów wdrożenia Microsoft Dynamics. Wiele rezultatów widać „gołym okiem”: - Czas obsługi zamówień międzyfirmowych skrócił się kilkukrotnie – wcześniej operacje musieliśmy przepisywać między systemami, teraz robi to automat. Raporty ze spółek objętych rozwiązaniem otrzymujemy praktycznie na „klik” – dodaje Wojciech Knapik. Zyskaliśmy bardzo komplementarne narzędzia, o dużej ergonomii pracy, elastyczności i możliwościach dalszego rozwoju. Z perspektywy czasu utwierdziłem się w przekonaniu, że wybór Dynamics dla Grupy Selena był wyborem jak najbardziej słusznym. Widać jak bardzo Microsoft inwestuje w to rozwiązanie i jaki przyrost funkcjonalny zaobserwowaliśmy w tym czasie. Choć zdaję sobie sprawę, że i tak nie wykorzystujemy wszystkich dostępnych w standardzie funkcjonalności. – ocenia Wojciech Knapik.

Jedyne takie wdrożenie

Projekt charakteryzował się rzadko spotykaną w polskich realiach skalą i złożonością. Grupa implementowała rozwiązanie równolegle w 7 spółkach o różnej specyfice. Bardzo starannie przygotowała się do startu projektu, poświęcając dużo czasu na prace przygotowawcze, w tym tworzenie nowego modelu biznesowego. Stabilizacja trwała około roku. Kolejnym elementem do całej architektury dla Digital Business będzie projekt Business Inteligence. Kierunkową decyzję, jaką podjęliśmy jest rozwiązanie chmurowe oparte o Power BI, łatwo integrowalny zarówno z Dynamics jak i narzędziami Office 365 z których Selena korzysta już na całym świecie. Na mapie drogowej naszego cyfrowego rozwoju znajdują się także systemy klasy CRM, SFA, Marketing Automation, PIM, LIMS. W zasadzie chcemy objąć transformacją cyfrową wszystkie obszary Grupy Selena – mówi Wojciech Knapik.

Nowoczesne środowisko pracy w chmurze

Microsoft Dynamics naturalnie współgra z chmurowym Office 365, który już od sześciu lat stanowi informacyjny „krwioobieg” firmy. Przy tak złożonym organizmie, jakim jest Selena, chmurowe usługi Office 365 to duża wygoda pracy, ale i efektywność oraz bezpieczeństwo procesów biznesowych. Nie ma np. ryzyka dublujących się dokumentów, różnych ich wersji, bo wszyscy pracują na współdzielonej, najnowszej wersji pliku. Pracownicy mobilni mają pełen dostęp do firmowej poczty, danych, dokumentów czy prezentacji dla klientów z dowolnego urządzenia. Rozwiązanie chmurowe uwolniło wrocławską firmę od konieczności bieżącego utrzymywania poczty – takie zadania, jak kontrola pojemności czy archiwizowanie poczty, są „zaszyte” w usłudze.

- Po tych kilku latach działania w chmurze nie wyobrażam sobie powrotu do rozwiązań typu on-premisse. To by było trochę tak, jak wycofanie wszystkich oszczędności z banku (czyli bezpiecznego, pojemnego miejsca, z którego swoje pieniądze jesteś w stanie wyciągnąć z każdego miejsca na Ziemi) i schowanie ich w domu pod poduszką (gdzie każdy może się włamać). Aby zabrać oszczędności trzeba wrócić do domu, a zainwestowanie w taką infrastrukturę, która daje gwarancję spokojnego snu mogłoby „zutylizować” całe oszczędności – mówi Wojciech Knapik.

Bardzo pomocny na co dzień jest Skype dla Biznesu – dzięki któremu widać od razu dostępność współpracowników. Omawiając projekt z kolegą z oddziału oddalonego nierzadko o tysiące kilometrów, ma się wrażenie, że siedzi on przy biurku obok… - Znając otwartość Seleny na innowacje technologiczne, można z dużym prawdopodobień-stwem założyć, że firma będzie jedną z pierwszych w Polsce, która wykorzysta pełnię możliwości rozwiązania Teams. Teams, już dziś nazywany następcą Skype, to znacznie bardziej zawansowane możliwości pracy projektowej, intuicyjne biblioteki dokumentów, możliwość komentarzy, etc. Selena brała już udział w warsztatach prezentujących nowe rozwiązanie. Praca z klientem, który tak dobrze czuje technologiczne trendy to dla nas wielka satysfakcja, ale i zobowiązanie, by stale doskonalić nasze usługi. – komentuje Edyta Apriasz-Urban z Microsoft.