Bemz
Behov av automatiserade processer och bättre data för fortsatt tillväxt
Anneli Kansbod klev in som CEO för Bemz sommaren 2019 med uppdraget att utveckla verksamheten och säkra fortsatt tillväxt. När hon kom till Bemz var företaget mitt i ett stort webbprojekt och i september 2019 lanserades en ny global e-handelsplattform. Nästa steg var att se över ERP-systemet och byta ut Microsoft Dynamics AX 2009 mot en mer modern, molnbaserad systemlösning.
– Vi satt på ett väldigt gammalt system och väldigt många manuella rutiner, berättar Anneli. Det fanns många manuella och repetitiva arbetsuppgifter som var en stor fråga att ta tag i.
För att skapa rätt förutsättningar för tillväxt framåt behövdes en infrastruktur och en systemlösning som var både modern och skalbar, och som framförallt var anpassad efter hur verksamheten såg ut idag.
Val av nytt affärssystem
– Efter att Dynamics AX implementerades för många år sedan hängde man inte riktigt med i de uppdateringar och nya releaser som kom vilket gjort att vi nu sitter med en infrastruktur och systempark som är väldigt gammalmodig och hämmar vår fortsatta utveckling, konstaterar Anneli.
Bemz valde i slutänden att börja om med en ny systemlösning istället för att försöka uppgradera den befintliga. Automatiserade processer och bättre uppföljning stod högt på agendan.
– Vi hade ett behov av digitalisering och automatisering, och faktiskt också bättre data, säger Anneli. Det var svårt att få ut specifika rapporter ur vårt dåvarande system och knöligt att till exempel följa upp lönsamheten per land. Så fort man ville gräva i något mer specifikt så var det tvärstopp.
Molnbaserat system med automatiska uppdateringar
Tillsammans med sina kollegor Carl Beijer, CFO och Alfons Blomstedt, COO inledde Anneli arbetet med att byta affärssystem i slutet av 2019.
– Vi tittade en del på vad andra företag har för system, förklarar Anneli. Vår ägare Verdane äger ganska många andra e-handlare så det finns ett nätverk av företag där vi kunde se vad de satt i för lösningar och hur de hade tänkt i sina tidigare byten. Det fanns helt enkelt lite best practices att ta del av.
Vi ville ha en plattform som fortsätter vara effektiv när företaget växer, som stödjer oss både nu och i framtiden.
Anneli och hennes kollegor landade i att affärssystemet D365 Business Central från Microsoft var rätt för dem. Ett molnbaserat, modernt system med automatiska uppdateringar. Möjligheten att utveckla och skala lösningen allteftersom företaget växer och behoven förändras var en viktig pusselbit.
– Vi ville ha en plattform som fortsätter vara effektiv när företaget växer, som stödjer oss både nu och i framtiden, fortsätter Anneli. Ett stabilt och skalbart system från en välkänd leverantör med automatiska releaser och uppdateringar, så att vi får ta del av ny funktionalitet. Självklart skulle det också vara molnbaserat och anpassat för e-handel.
Bättre kontroll och mer effektiva processer med Business Central och Power BI
Implementationen av Business Central inkluderade även integrationer mot Bemz e-handelsplattform Litium, ett tredjepartslager samt Klarna. Dessutom omfattade projektet elektronisk fakturahantering och ett Business Intelligence-verktyg.
Sedan Bemz gick live med den nya lösningen har de kunnat effektivisera flera processer. Många arbetsmoment som tidigare innebar tidskrävande manuella processer, sker idag automatiskt.
Ett exempel på automatisering av manuella processer är fakturahanteringen. Vid systembytet implementerades ExFlow, en helintegrerad lösning för elektronisk fakturahantering med tillhörande attestflöde som förenklat många arbetsmoment för Carl Beijer, CFO på Bemz.
– Vi hade en manuell process kopplad till leverantörsfakturor. När vi gick över till Business Central med ExFlow kunde vi istället attestera digitalt och flödet stärker vår internkontroll, berättar Carl.
Det nya Business Intelligence-verktyget Power BI med Fellowminds paketering First Insight ger Bemz bättre kontroll över sin data som resulterat i bättre beslutsunderlag.
– Vi har fått ett starkare analysverktyg genom Power BI och upplever nu att vi har större möjligheter att använda data för att göra bättre analyser och fatta klokare beslut, avslutar Carl.
