DEKRA

Automatisera och digitalisera avtals- och fakturahanteringen i befintligt besiktningssystem – det var DEKRAs behov när de först kom till Fellowmind. Med en ny plattform på plats har DEKRA nu ett digitaliserat flöde, tydligare överblick och kortade ledtider för avtalshantering, besiktning och fakturering.

DEKRA är ett globalt företag verksamt i 28 länder. Sedan 1925 har de haft säkerheten som sitt lagstadgade uppdrag, vare sig det handlar om säkerhet i hemmet, på arbetet eller på vägen. Uppdraget innefattar olika typer av besiktningar, certifieringar och provningar av allt från hissar och kärnkraftverk till sjukhus.

Behov av automatiserade flöden

DEKRA hanterar stora volymer data varje dag. Allt från avtal och besiktningsprotokoll till fakturor och intyg som ska loggas och tas omhand på rätt sätt. Det är ett tidskrävande arbete när det sker helt manuellt.

– När vi började arbeta med Fellowmind behövde vi hjälp att effektivisera våra processer och minska den manuella handpåläggningen. Vi såg att många av våra anställda var fast i långsamma administrativa processer som slukade onödigt mycket tid. Det ville vi förändra, säger Ann-Sofie Nyberg, CFO på DEKRA.

Samlad data ger värdefulla insikter

I nära samarbete med DEKRA utvecklade Fellowmind en applikation för den svenska grenen av företaget. Målet var att digitalisera processerna och effektivisera arbetet. För att knyta ihop DEKRAs besiktningssystem och affärssystem med Fellowminds lösning, implementerade Fellowmind också en integrationsplattform, byggd på Microsoft Azure.

– Applikationen tar hand om avtal, fakturor, utskrifter av intyg och besiktningsskyltar. Denna information, som tidigare gått att hitta i ett eget CRM eller i en fysisk pärm, är nu tillgängliga digitalt med bara några knapptryck. Eftersom allt är samlat kan DEKRA nu få värdefulla insikter, fatta välgrundade beslut och löpande följa upp verksamheten, säger Arvid Josefsson, Solution Architect på Fellowmind.

– Att säkerställa korrekt fakturering och intäktsredovisning är den främsta funktionen i lösningen. En funktion som har minskat det manuella arbetet för administrationen och förbättrat de interna kontrollerna. Förutom att administration har blivit betydligt lättare har det också lett till kostnadsbesparingar och förbättrat kommunikationen mellan DEKRA och DEKRAs kunder, förklarar Ann-Sofie.

Ett givande samarbete

Ann-Sofie är mycket nöjd över det pågående samarbetet med Fellowmind och uppskattar öppenheten och lyhördheten i deras relation. Vidareutveckling av lösningen sker kontinuerligt med nya funktioner och förbättringar.

– Fellowmind förstår vår verksamhet och är snabba på att lyssna till, och agera på, våra önskemål. De är också transparenta och kan vara öppna med om något inte är en bra lösning för just oss och komma med alternativa förslag. Vi har ett förtroende för Fellowmind och att de levererar kvalitetssäkrade lösningar. Det känns dessutom tryggt att de verkligen kan tekniken.

Även Arvid är nöjd med samarbetet med DEKRA och upplever att förståelsen för varandra som partners är en viktig ingrediens i framgångsreceptet. Han menar också att det är kombinationen av skräddarsydd utveckling och nyttjandet av standardkomponenter som möjliggjort den verksamhetsnytta lösningen bidragit till.   

– Vårt mål är inte att skräddarsy all funktionalitet. Det gäller att kunna använda befintliga systems styrkor och komplettera med skräddarsydda applikationer för att stötta verksamhetens processer. Vi har haft en rådgivande roll i vad som blir bäst i längden. Vi har, och har haft, ett tätt samarbete med en bra dialog. Det är ett roligt och givande partnerskap att ingå i!

Fler funktioner i lösningen framåt

DEKRA ser stora fördelar med lösningen som Fellowmind implementerat och nyttan med en plattform för samlade processer. Nu är målet att utöka med fler funktioner för bland annat avtalshantering och abonnemangshantering.