Erikshjälpen

Vad händer när du vet vad du söker men lösningen finns inte att hitta på marknaden? Det är då innovation, utveckling och nära samarbete är avgörande med en partner som har kompetensen att ta fram nya skräddarsydda lösningar med dig. Vårt samarbete med Erikshjälpen är ett bra exempel på det.

Utmaningen: Manuell hantering av miljontals unika varor  

Erikshjälpen är välkända för sina second hand-butiker och är en av Sveriges största ideella organisationer som varje år hanterar och säljer miljontals donerade produkter i sina butiker för att låta intäkterna hjälpa världens barn.   

Under lång tid hade organisationen en decentraliserad modell där privatpersoner lämnade in varor direkt till den lokala butiken. Där genomgick de en manuell sorteringsprocess innan utvalda produkter prismärktes och placerades ut på hyllorna. Detta arbetssätt saknade samordning kring sortiment och prissättning, vilket gjorde det svårt att maximera försäljningen och säkerställa en effektiv hantering.  
  
Dessutom var de manuella systemen för prismärkning och inventering både tidskrävande och ineffektiva, vilket försvårade spårbarheten genom kedjan. För att förbättra processen centraliserade verksamheten beredningen till hubbar runt om i Sverige, där varorna kan sorteras, registreras och prismärkas innan de skickas ut till butikerna baserat på efterfrågan och försäljningsdata.  

Men en viktig pusselbit saknades fortfarande – ett modernt digitalt verksamhetssystem som kunde effektivisera bort den manuella tidskrävande och opålitliga hanteringen av den stora mängden unika varor.

 – Många saker som vi använt oss av är som att de är från stenåldern. Som manuella handprismärkare med en liten datummärkning på klisterlappen för att kunna plocka bort gamla varor från butiken. Det tar mycket tid från personalen och gör varorna svåra att följa upp. Eftersom vi säljer mellan 12–14 miljoner varor per år och prismärker dubbelt så många är tidsbesparingar på bara en sekund per vara enormt värdefulla, berättar Stefan Engström, it- och internkontrollansvarig på Erikshjälpen.  
  
Utöver de interna arbetsflödena fanns också en utmaning i att traditionella system för detaljhandel inte passade Erikshjälpens verksamhet. De flesta system är byggda för att hantera massproducerade produkter med fasta streckkoder, medan Erikshjälpen enbart hanterar unika varor utan standardiserade identifierare. 

– Vanliga kassasystem är utformade för att hantera tusentals av samma produkt, men vi har en produkt, en vara. Det gjorde att vi behövde något helt skräddarsytt, förklarar Stefan.  

Lösningen: En skräddarsydd produktdatabas 

Erikshjälpen valde att samarbeta med Fellowmind eftersom vi kunde hjälpa till med att utveckla en skräddarsydd modern lösning som kunde möta deras specifika behov. Resultatet blev en molnbaserad produktdatabas där varje vara fick en digital tvilling. På så sätt kan Erikshjälpen spåra sina varor genom hela processen och få en bra överblick för vad som sålts. Därmed kan de automatisera påfyllning och styra både sortiment och prissättning till butikerna. 

Allt hanteras via en innovativ webbapplikation som använder sig av unika QR-koder för att registrera och spåra varje enskild produkt. Applikationen integrerades med Erikshjälpens kassasystem och möjliggjorde en smidig hantering från inlämning till försäljning eller återvinning. I butikerna och på hubbarna gick personalen från manuella metoder till att använda mobiltelefoner och surfplattor för varuhanteringen och har förenklat betalning och utrensning m.m. i butiken. 

– Detta är ingen standardlösning. Alla Erikshjälpens produkter är unika. Att skapa ett system som kunde hantera detta, samtidigt som det integrerades med deras befintliga system, var en spännande utmaning, säger Lucas Björkman, utvecklare på Fellowmind.  

Samarbetet: En gemensam vision och engagerade parter

En av de mest framträdande aspekterna av projektet var det nära samarbetet mellan Erikshjälpen och Fellowmind. Från dag ett var kundens engagemang en avgörande faktor för projektets framgång. 

– Det som gjorde detta projekt så lyckat var den täta dialogen och förtroendet mellan oss och kunden. Stefan och hans team hade en tydlig vision och var involverade i hela utvecklingsprocessen, vilket gjorde det lättare att fatta snabba och rätt beslut, berättar Håkan Strandh, projektansvarig.

– Vi har verkligen jobbat som ett team. Det har varit en glädje att arbeta med en kund som är så positiv och lösningsfokuserad, tillägger Lucas Björkman. 

Resultatet: Effektivitet, transparens och framtida möjligheter 

Implementeringen började i Borås, där applikationen nu stödjer tre butiker och har förbättrat processerna avsevärt. Resultatet? I nuläget finns en uppskattad tidsbesparing på 30 % i flera centrala arbetsmoment, i kassan i synnerhet, och bättre översikt över produktflöden.

Projektet har också lagt grunden för framtida utveckling. Planer finns på att expandera systemet till fler butiker och hubbar, samt visioner om att introducera AI-baserad produktigenkänning för att ytterligare förbättra prissättningen. Men allt det ligger i nästa steg i Erikshjälpens digitaliseringsresa. 

En digital resa med ett ideellt syfte

Erikshjälpens samarbete med Fellowmind visar hur digitalisering kan användas för att skapa reella förändringar, inte bara för verksamheten utan främst för de alla barn som kan hjälpas av det ideella arbetet. Uppåt 90 % av intäkterna går till bl.a. biståndsprojekt och opinionsbildning för barns rättigheter i världen. 

Och som Sveriges främsta second hand-kedja, spelar Erikshjälpen även en betydande roll för omställningen till ett hållbart samhälle där de ger saker en andra chans att användas istället för att slängas. För de varor som de inte lyckas sälja har Erikshjälpen ett samarbete med en liknande organisation i Estland och byter marknad för att ge varorna ytterligare en chans att användas, samt att ge fler organisationer möjlighet att bidra miljömässigt, socialt och ekonomiskt.

– Tekniken är inte ett ändamål i sig, utan ett verktyg för att göra skillnad i världen och med detta system är vi ett steg närmare att uppnå vårt mål, avslutar Stefan.