KLM Catering Services

Utmaning

Att leverera stora kvantiteter av måltider, snacks och drycker snabbt och korrekt är inte ett enkelt företag. Genom åren har KLM Catering Services (KCS) utvecklat en sofistikerad process för att ta fram mat och dryck för sina flygningar i precis rätt tid, så att innehållet är så färskt som möjligt, samt placera det i matvagnarna i den ordning de ska serveras på flygplanet. På så sätt kan de undvika att kabinpersonalen behöver springa fram och tillbaka i onödan.

– För att hålla allt i ordning förlitade vi oss i många år på en närmast sönderanpassat affärssystem. Det gick bra under en lång tid men när mjukvaran till sist inte kunde uppdateras längre visste vi att vi behövde modernisera. Inte minst eftersom vi vill kunna vara ständigt innovativa och möta förändrade behov och önskemål från våra passagerare, säger Marc Snijders Blok, ICT Manager på KCS.

I jakten på en framtidssäkrad plattform tog KCS hjälp av en oberoende upphandlingskonsult. De mappade processer, utmaningar och ambitioner och gav därefter rekommendationer för val av plattform och implementationspartner.

– Det var så Microsoft Dynamics 365 och Fellowmind kom in i bilden. Dynamics 365 rekommenderades till oss på grund av dess breda funktionsområde och flexibilitet. Dessutom hade vi redan en uttalad Microsoft-strategi. Fellowmind övertygade oss om att de var rätt partner med sin expertis och arbetssätt, som genomsyras av samarbete och transparens.

Tillvägagångssätt

Efter att KCS och Fellowmind lärt känna varandra, samt en proof-of-concept och en efterföljande demo genomförts, gav KCS tummen upp för projektet. Just som samarbetet började ta fart tvingades KCS nödlanda projektet på grund av pandemi. Projekt-teamet säkrade framdriften och upplöstes sedan inom loppet av några dagar efter att flygtrafiken stannat av.

– Alla var inställda på en lång paus av projektet, men återstarten kom snabbare än väntat. Vi blev positivt överraskade över nyheten att KCS ville gå vidare med projektet trots att pandemin ännu inte ebbat av. Vi satte snabbt samman ett nytt agilt projekt-team som jobbade hårt med att leverera funktionalitet i tre veckor långa sprintar, säger Mark Kalter, konsultchef på Fellowmind.

Tillsammans kom vi fram till en MVP (Most Viable Product), vilket innebär att man listar den funktionalitet som är ett absolut måste för att så fort som möjligt få en fungerande plattform på plats. MVP:n bestod av nödvändiga aktiviteter och processer såsom produktion, inköp och stuvning/lastning. Det sistnämnda används för att komma fram till var i vilken ordning maten ska placeras i matvagnarna, vilket är nödvändigt för att leverera rätt mat till rätt passagerare i ett högt tempo på planet. Varje sprint avslutades med en demo där runt 80 personer deltog varje gång, vilket visar hur hög involvering KCS-medarbetarna hade i projektet.

En vital del av projektet var kundordergränssnittet. Det är en applikation som för samman information från en lång rad med datakällor och tillåter kabinpersonalen att göra ändringar. Idag kan applikationen utan problem ta hand om tusentals meddelanden och ge KCS-användarna sekundfärska ögonblicksbilder av orderläget. Det upplägget gör att ändringar kan göras så sent som 23 minuter innan flygavgång.

Resultat

När den planerade driftstarten närmade sig blev det tydligt att några delar av MVP:n var inaktuella och behövde ändras.

– Som en följd av det valde vi att flytta fram go live-datumet ett par månader för att addera ytterligare funktionalitet och automatisera fler processer. Vi utvecklade också en PowerApp som automatiskt kontrollerar om matvagnar som är på väg till flygplan innehåller rätt mat och dryck. Detta är en process som måste genomföras under hård tidspress och fel måste upptäckas snabbt för att vi ska hinna korrigera dem, säger Mark Snijders Blok.

Till slut kunde KCS fasa ut sitt gamla system och gå över fullt ut till Dynamics 365 i juni 2021, utan några direkta bekymmer.

– Tack vare att vi lade extra tid på att utbilda personalen och testa plattformen under projektet lyckades vi få medarbetarna att bli produktiva i den nya miljön snabbt. En stor fördel med Dynamics 365 är att den är bättre integrerad till kringliggande system för produktion, logistik och service vilket ger oss möjlighet att vara mer kundorienterade. Dessutom kan vi nu kontinuerligt fortsätta att utveckla vår IT-miljö, vilket var en omöjlighet i vårt gamla system, fortsätter Snijders Blok.

Samarbetet lyfts fram

– Det goda samarbetet med, och engagemanget från, Fellowmind överraskade mig positivt. Precis som alltid vid stora projekt så dyker det upp problem, men genom öppen kommunikation togs varje fråga om hand och blev löst på ett smidigt sätt. Vi ser därför positivt på framtiden och ser framemot ett långt partnerskap, avslutar Marc Snijders Blok.