Diab

Diab är ett globalt bolag och världsledande inom så kallad sandwich-teknologi. För att samordna bolagets alla marknader byggde Fellowmind för några år sedan e-commercesystemet eCom, ett centralt order- och prognossystem där alla ordrar kan hanteras. Ett stort antal ERP-system från olika länder är integrerade med eCom.

En utmaning visade sig snart: artikelinformationen höll inte önskad kvalitet. Den var ofullständig och ibland rent felaktig. Rutinerna för att tvätta informationen var inte vattentät, regelverket var krångligt och svårt att sätta sig in i. Diab vände sig till Fellowmind med önskemålet att kunna läsa in, validera och monitorera globala produktattribut för att få och bibehålla en hög datakvalitet i hela bolaget.

Fellowmind tog sig an projektet utifrån modellen för Data Control 7 steps, en metod i sju steg som syftar till att ta kontroll och skapa korrekt information för hela verksamheten.

– Vi inledde projektet med en förstudie, en så kallad 'hälsokontroll', berättar Johan Lindberg, Fellowminds arkitekt och utvecklare i MDM-projektet. Det innebär att vi definierar projektets omfattning, analyserar den befintliga datakvaliteten och utvärderar den förväntade effekten på verksamheten.

Nästa steg var att titta på vilket system som var lämpligt för lösningen. I detta fall valdes Microsoft Master Data Services som ingår i SQL Server. Eftersom Diab redan körde SQL Server blev det en relativt liten kostnad för att implementera MDS.

Nästa fas i projektet var att rätta befintligt data och säkerställa att datakvaliteten bibehålls även i framtiden. All befintlig data togs ut ur eCom och tvättades först maskinellt, därefter manuellt. Den tvättade datan återinfördes i MDS-lösningen som i sin tur uppdaterade hela eCom-lösningen så att kvaliteten följde med i varje steg. Detta itererades tills alla kvalitetsproblem var borttvättade.

– Det är ett stort jobb men absolut nödvändigt, säger Johan Lindberg. Annars skjuter man problemet framför sig och säljavdelningen, produktion och leveransorganisationen får problem längre fram i ledet istället.

Parallellt jobbade man med att förebygga framtida kvalitetsproblem genom att utveckla säkrade processer för hur artiklar och information kan läggas till och valideras.

– Hela syftet är att skapa och behålla en hög datakvalitet – då måste man jobba både med IT-lösningen och med de mänskliga faktorerna, slår Johan Lindberg fast.

Diabs datakvalitet är nu mycket bra. Det har skapat en ännu effektivare verksamhet där ingen del av organisationen behöver lägga tid på onödig administration på grund av felaktiga artiklar.

Säljarna kan dessutom skapa merförsäljning då tilläggstjänster som ytbehandling är synkad mot datan i systemet.

– En viktig framgångsfaktor i det här projektet är det lyckade samarbetet mellan oss som kund och Fellowmind som leverantör, säger Christoffer Hallin, Group IT Infrastructure Coordinator på Diab Group. Tillsammans har vi skapat en stabil och homogen plattform och vi vet att det lönar sig i längden.

MDM-lösningen är en förhållandevis liten del i det stora projektet. Ända sedan 2014 har DIAB och Fellowmind skapat processförändringar, jobbat med systemförbättringar, utvecklat eCom-lösningen med mera. Framöver finns webbshop och BI-lösning med i planeringen. Men utan det grundliga arbetet som lagts på MDM så hade övriga delar inte kunnat genomföras lika effektivt och med samma höga kvalitet.

– Idag har vi en gemensam sanning, säger Christoffer Hallin. Informationen i MDS gäller och kan enkelt kompletteras eller ändras via vårt ärendehanteringssystem. Det är ett effektivare system i sig självt men också en förutsättning för kommande IT-projekt eftersom rätt data finns i grunden.