Puhdistamo

Utmaningar  

Puhdistamo grundades när en grupp vänner som var superfood-entusiaster gick samman och startade en webbutik som fokuserade på superfood. Verksamheten växte snabbt och Puhdistamos produkter säljs nu även i detaljhandeln och i specialbutiker. Företaget bedriver verksamhet i Finland och Sverige, och Puhdistamos produkter säljs även på flera andra marknader, till exempel i Tjeckien, Nederländerna och Sydkorea. 

Puhdistamo, som har en egen produktions- och importverksamhet, har redan ökat sin omsättning till 19 miljoner euro under de drygt tio år företaget har varit verksamt. Företagets tillväxt har varit lönsam, men dess befintliga system har nått slutet på sin livscykel. 

Det krävdes koordinering av försäljning i flera kanaler: företagets egen webbutik, logistik för import och råvaror, företagets egen fabrikstillverkning samt logistik för förpackning, leverans och produktreturer. Puhdistamos anställda behövde en ny lösning för att kunna hantera den växande affärsverksamheten. 

– Vårt mål var att förbättra informationsflödet och transparensen eftersom vi snabbt måste kunna hitta information på ett enda ställe. I första hand ville vi öka förutsägbarheten och tillförlitligheten hos leveranserna i vår verksamhet, säger Puhdistamos ekonomidirektör, Krister Wihinen. 

Han fortsätter: Det är även viktigt för oss att systemen är enkla att använda – det ökar våra anställdas självständighet och möjliggör arbetsrotation. Dessa faktorer lyfts fram i vår ungdomliga företagskultur.

I diskussionerna mellan Fellowmind och Puhdistamos experter kom man snabbt fram till att en lösning som baseras på Microsoft Dynamics 365 Business Central är en utmärkt plattform för Puhdistamos framtida tillväxt.

Strategi

För Puhdistamo-teamet var det oerhört viktigt att dess växande verksamhet skulle kunna skötas effektivt. I takt med att verksamheten blir mer omfattande får till och med små förseningar i processen eller onödiga aktiviteter allt större betydelse när dessa mäts i euro. ”Det gamla systemet hade inget stöd för tillväxt, utan snarare bromsade den”, säger Wihinen. 

Utan god prognosberäkning kan resurser slösas på produktion som i slutändan inte säljer. Å andra sidan måste Puhdistamos fabriksanställda säkerställa upp till sex månader i förväg att råvaror kommer att finnas tillgängliga. Av denna anledning var förmågan att kunna förutsäga efterfrågan och samordna egna marknadsförings- och säljkampanjer de grundläggande utgångspunkterna för den nya lösningen. 

Lösningen, som är konstruerad kring Dynamics 365 Business Central, ger ett konsekvent informationsflöde och en företagsplattform för centrala arbetsuppgifter. Integrerad affärsplanering omfattar processerna för produktion, inköp, lagerstyrning, kundservice och kundhantering. Lösningen omfattar även en Shopify-baserad webbutik och förbättrar markant logistiken för denna. 

– Vårt team arbetar i fabriken, på kontoret, på lagret och ute i butikerna. Att kunna använda den nya lösningen direkt på en surfplatta gjorde livet enklare för oss alla och ledde till att all information var aktuell, säger Wihinen. 

Projektgenomförandet var processorienterat. Målet för Fellowminds experter var att avlägsna flaskhalsar som hindrade tillväxt och att anpassa Puhdistamos och Business Centrals processer så att de bildade en enhet där de var ett stöd för varandra. 

Eftersom Puhdistamos verksamhet måste kunna fortlöpa utan avbrott under projektets genomförande testades alla viktiga funktioner först, och togs först därefter i bruk. Till exempel finjusterades vid flera tillfällen processerna för att välja ut artiklar i lagret och processerna för näthandel för att säkerställa att de fungerar väl ur användarnas synvinkel. ”Projektet krävde hårt arbete, men det lönade sig. Vi förbättrade effektiviteten i alla delar av vår affärsverksamhet”, säger Wihinen. 

Resultat 

Den enhetliga plattformen tar nu fram aktuell information för alla användargrupper och möjliggör en förbättrad dataanalys. Alla Puhdistamo-anställda använder gemensamma data i sitt arbete, och det skapas inga silo. 

De största fördelarna med den nya affärsplattformen är: 

• Det går snabbare att söka efter information, och informationen är mer aktuell. 
• Transparensen kring den ekonomiska situationen har förbättrats markant. 
• Verksamhetsplaneringen och prognoserna är mer precisa. Prognoserna på efterfrågan används nu för produktions- och logistikstyrning. 
• Användbarheten på mobila enheter tog ett stort kliv framåt. 
• Ledtiderna för hantering av beställningar i webbutiker förkortades. 
• Automatiseringstakten ökade, vilket har lett till att arbetstid har frigjorts för de anställda inom ekonomiadministration och orderhantering. 
• Effektiv spårbarhet för produkter och receptspecifik batchspårning. 

Små effektivitetsvinster på flera områden speglas av att samma antal anställda nu kan få mer gjort än tidigare. Ett annat mål är att den ökade förmågan att samordna aktiviteter inom produktion, lager och försäljning återspeglas av ökad kundnöjdhet bland såväl återförsäljarna som slutkunderna i webbutiken. 

– Processerna flyter nu smidigare och systemet är snabbare att använda. Nu kan vi prestera mer med samma antal anställda, säger Wihinen. 

En mer effektiv resursanvändning är även förenlig med principerna för hållbar utveckling. När leveranskedjan är mer effektiv och efterfrågestyrd hinner råvarorna inte passera utgångsdatum i Puhdistamos fabrik. Även kunderna gynnas av att produkterna har utgångsdatum som ligger så långt fram i tiden som möjligt, och produkterna kasseras i mindre omfattning på grund av passerat utgångsdatum. 

Den nya lösningen stöder Puhdistamos mål att verksamheten ska fortsätta att expandera internationellt. I framtiden kan Puhdistamos utländska dotterbolag bygga upp sina verksamheter med den lösning som nu skapats. ”Det viktigaste är att våra positiva affärsframgångar kan fortsätta tack vare den här lösningen. Vi har nu en stark grund för framtida tillväxt”, säger Wihinen. 

Enligt Fellowminds Connected Company-vision skulle nästa steg i utvecklingen kunna vara att länka samman Power BI-lösningar med företagsplattformen och stödja den operativa verksamheten genom Power Platform. Dessa skulle ytterligare förbättra verksamheten för säljarna ute i butikerna och göra kundkontakterna mer systematiska.

Puhdistamo, ett företag som är etablerat i Lempäälä, är Finlands första superfood-varumärke och ett innovativt hälsoföretag, som är särskilt känt för sin passionerade och kompromisslösa inställning till ren nutrition och kvalitet.