3 viktiga framgångsfaktorer i bytet av affärssystem
Det är lätt att underskatta engagemanget som krävs för ett framgångsrikt affärssystemprojekt under en begränsad tid. Här delar projektledaren på Surgical Science med sig av sina erfarenheter och råd om hur du bäddar för ett lyckat byte av affärssystem.
Kristina Bengtsson har lång erfarenhet av att arbeta med olika typer av affärssystem i sin roll som fristående ekonomikonsult. Inte minst när det gäller att hitta och genomföra olika förbättringar i processer och smartare arbetssätt för företag i tillväxt.
Att välja, och att implementera, ett nytt affärssystem är en utmaning för de flesta verksamheter. För tillväxtföretag med begränsade resurser och svårigheter att avgöra vad som är en framtidssäker lösning är det särskilt utmanande.
− Som inhyrd konsult på Surgical Science fick jag frågan om att driva ett projekt för upphandling av ett nytt affärssystem och att då utvärdera behovet från grunden. Ingen visste vilket system det skulle bli så vi fick ta det helt från början för att ta reda på hur det såg ut ute i organisationen, berättar Kristina.
1. Tid är en nyckelfaktor – inte minst under startfasen
När ett företag väl fattat beslut om att det är dags att byta affärssystem vill alla att det ska gå fort, men det är otroligt viktigt att inte slarva med förarbetet.
− Det viktigaste är att inte snåla in på tiden det tar att gå igenom hela verksamheten. Ett bra förarbete är en förutsättning för att lyckas – och det tar mer tid än du tror. Du måste sätta av mycket tid för att prata med flera personer ute i organisationen. Jag frågade verkligen mycket och många om hur de arbetar idag och vilka behov de såg, men jag kunde ha lagt ännu mer tid på att fråga!
Ett bra förarbete är en förutsättning för att lyckas – och det tar mer tid än du tror.
När ett företag väl fattat beslut om att det är dags att byta affärssystem vill alla att det ska gå fort, men det är otroligt viktigt att inte slarva med förarbetet. Under startskedet av projektet arbetade Kristina motsvarande en 25-30 procentig tjänst, under vissa perioder upp till 50 procent med att kartlägga organisationens befintliga processer och framtida behov.
− Att prioritera tid för projektet är en nyckelfaktor! Det är många olika perspektiv som behöver fångas upp, fördjupas och vägas ihop. Jag har suttit i mängder med intervjuer, gått igenom dokument, rapporter och rutiner. Det gäller att vara lyhörd och noggrann. Även om man är insatt i verksamheten är det lätt att det uppstår missuppfattningar på vägen.
Som regel uppkommer det alltid saker i efterhand som påverkar projektet. Det som kan vara en självklarhet för någon, kan vara helt avgörande för någon annan att veta. Att avsätta tillräckligt med tid och resurser i ett tidigt skede tjänar du på i längden, ur flera aspekter.
2. Kommunikation och förankring
Förutom den extra tid och resurser det kräver, har vissa medarbetare svårt att hantera förändringen i sig. Det blir ofta extra tydligt när en så central hub som affärssystemet ska bytas ut.
− Folk har olika inställning till förändring – vissa är rädda och upplever det svårt att tänka utanför boxen. Som projektledare och ledning måste du ha förmågan att inse det. Det är viktigt att alla som berörs får komma till tals och även får en rättvisande bild av vad projektet innebär och vad som är möjligt.
För Surgical Science har prioritering och förankring varit mycket viktigt. Med en tight deadline har det haft stor betydelse att ha en dedikerad projektledare i Kristina och en tydlig process för att kunna göra behovsanalysen. Projektet tog allt som allt cirka 6 månader och förarbetet inför valet av affärssystem cirka två månader.
− För att du ska få tillgång till de personer du behöver för att få rätt information måste projektet vara väl kommunicerat från ledningen. Förankringen har varit extra viktigt för mig som extern konsult för att få rätt gehör i organisationen. Vissa vill gärna prata, andra delar inte med sig lika självklart. Alla behöver förstå vikten av att bidra och vad som förväntas av dem.
Detsamma gäller även under implementationsfasen. Är projektet tydligt prioriterat och förankrat i organisationen undviker man mycket av den oro och de oklarheter som annars kan uppstå, menar Kristina.
3. Verklig förståelse för företagets processer
Att byta affärssystem är ett av de mest betydelsefulla besluten du fattar i ditt företag. För att kunna jämföra olika affärssystem och veta vad som passar bäst för just ditt företag, måste du förstå hur det kan stötta just dina processer och din organisation.
− Den som driver projektet måste ha god förståelse för organisationen, kunna sätta sig in i och förstå vad enskilda personer gör och vilka processer olika arbetsuppgifter tillhör. Du måste också ha sett en del affärssystem, veta vilka möjligheter som finns och förstå vad som krävs. Det är först då som du kan komma fram till vad som verkligen kan effektivisera arbetet.
Surgical Science valde Microsoft Dynamics 365 Business Central som nytt affärssystem. Projektet ledde till att företaget bland annat flyttade in ett antal tidigare manuella processer i systemet, uppdaterade regelverk och effektiviserade kontrollfunktionen på ekonomiavdelningen. Även en tidigare manuell lagerhantering håller nu på att automatiseras.
− Vi gjorde även vissa förändringar i de interna processerna för att effektivisera arbetet. Till exempel upptäckte vi i vår kartläggning att det fanns personer på olika håll i organisationen som gjorde delvis samma saker. Det förbättringsarbetet fortsätter även nu när systemet är i drift.
