5 fällor du bör undvika när du upphandlar nytt affärssystem
Att upphandla ett nytt affärssystem innebär en stor investering i både tid, pengar och engagemang. Det är ett stort beslut som påverkar hela verksamheten. Här går vi igenom ett antal utmaningar som du bör se upp med på vägen för att inte köra i diket.
Att upphandla ett nytt affärssystem innebär en stor investering i både tid, pengar och engagemang. Det är ett stort beslut som påverkar hela verksamheten. När du och ditt företag väl bestämt er för att byta system är förväntningarna på förbättring ofta stora. Men det finns ett antal upphandlingsutmaningar som du bör se upp med på vägen för att inte köra i diket.
Trots att betydligt fler affärssystemsprojekt idag än för 10 år sedan upplevs framgångsrika, är det fortfarande många som misslyckas med att implementera sina nya system på ett tillfredsställande sätt. Systemen ger inte det stöd och den förbättring som hade förväntats samtidigt som kostnader och tidplan rinner iväg. Här presenterar vi fem fällor du bör undvika för att lyckas i din upphandling av nytt affärssystem.
1. För lite tid och engagemang läggs på förarbete och planering
Resultatet av upphandlingen kommer att påverka hela verksamheten, mer eller mindre direkt. Det innebär en stor möjlighet till förändring och en potentiell förbättring som inte ska slarvas bort. Börja i rätt ände, gör en ordentlig förstudie. Med rätt nivå på förväntningar och genom att prioritera interna resurser för projektet, ökar förutsättningarna för att lyckas.
I förvånansvärt många upphandlingar tar man alltför lätt på tankearbete och behovsanalysen, och dyker istället för snabbt ner i arbetet med att formulera en kravspecifikation. I en förstudie bör ni diskutera och prioritera mellan krav, önskemål och ”nice-to-have” i flera led av din organisation. På så sätt blir det lättare att skapa en bild av vad du och din organisation verkligen vill uppnå. Det viktigaste är inte att i detta första skede lista en massa krav, utan att ta reda på vad som är värdet av olika moment eller funktioner för olika processer och roller i ditt företag. I ett företag där projektkontrollen och projektredovisningen är central blir detta extra tydligt. Genom att kartlägga både bransch- och företagsspecifika krav och önskemål lägger du en bra grund. Risken är annars att projektet drar ut på tiden på grund av sena kompletteringar eller otydligt definierade informationsflöden. Det kan i sin tur leda till ökade kostnader.
2. För stort fokus på systemfunktionalitet och gamla arbetssätt i behovsanalysen
Ofta utses någon ansvarig i organisationen att identifiera behoven utifrån hur arbetet utförs idag och de system- och informationsbrister som behöver förbättras. Här är det dock viktigt att snarare fokusera på det önskade resultatet och en framtida målbild. ”Vad vill vi uppnå? Var befinner vi oss idag? Och vad hindrar att vi når dit vi vill?”. Om du fokuserar alltför mycket på enskild funktionalitet finns risk att fastna i gamla invanda hjulspår och missa alternativa lösningar och smartare arbetssätt.
3. Otydlig eller bristfällig kravspecifikation som skjuter utanför målet
Det är inte ovanligt att kravspecifikationen kan vara otydlig. Bristerna beror på olika saker, men vanligast är att det faller tillbaka på att behovet inte är tillräckligt tydligt formulerat. En otydlig kravspecifikation kan leda till att förväntningarna skiljer sig åt, vilket i sin tur kan leda till feltolkning och missvisande offerter. Det kan också vara en orsak till att det uppstår ”dolda kostnader” längre fram i projektet, när delar behöver kompletteras på grund av att man inte haft samma syn på vad som ingår och inte. Här gäller det att du är tydlig som köpare, men också att du kräver tydliga svar från de leverantörer som deltar i upphandlingen. Annars är det svårt att säkerställa att alla parter är överens om målbild och förväntningar.
En viktig poäng med kravspecifikationen är att dina potentiella leverantörer ska kunna relatera till på vilket sätt och i vilken omfattning de skulle kunna hjälpa dig att nå önskad förbättring och utveckling. Och det kommer kunna finnas flera lösningsalternativ. Om du har smalnat av dina krav enbart utifrån de förutsättningar och behov som finns i verksamheten idag, finns risk att en leverantör som erbjuder en ännu mer modern och smartare lösning än den du tänkt dig inte kan matcha din kravspecifikation. Dessutom finns även risken att du missar viktig funktionalitet som du kanske inte har behov av idag, men imorgon. Därför är det viktigt att lyfta blicken och även väga in framtida behov.
4. Svårt att jämföra och utvärdera olika leverantörer
När du väl kommit så långt att du bett ett antal leverantörer att lämna in förslag, kommer nästa utmaning. Att jämföra och utvärdera leverantörerna mot varandra. Här är risken att det blir en jämförelse mellan äpplen och päron om du inte är tydlig i dina frågeställningar. Tekniska detaljer om produkten och systemdemonstrationer är bara en del av utvärderingen. Det är också viktigt att du inte blir alltför styrande i dina frågor, utan uppmanar leverantören att med egna ord beskriva nyttan, projekt- och leveransmodell, ansvar etc. På så sätt blir det lättare att bedöma vilken kunskap och kompetens som du kommer att kunna dra nytta av i ert framtida samarbete.
Prisjämförelsen är självklart en av de viktigaste delarna i utvärderingen. Att be om ett pris enbart baserat på vad ni har för uppfattning om verksamheten eller ett visst systemstöd leder ofta till felaktiga kostnadsuppskattningar. Som expert på din verksamhet har du en bild av vad systemet ska göra, medan leverantören som är expert på systemet har en annan.
Be leverantörerna koppla priset till ett lösningsförslag eller en beskrivning av ditt företags processer och systemfunktioner, med fördel kopplat till din bransch.
Be leverantörerna koppla priset till ett lösningsförslag eller en beskrivning av ditt företags processer och systemfunktioner, med fördel kopplat till din bransch. Då blir det mycket lättare att förstå vad priset avser i praktiken och skapa rätt nivå på förväntningar.
5. Implementationsprojektet bara början – vad händer sen?
Av naturliga skäl läggs mycket fokus och energi på att säkerställa en säker och kostnadseffektiv implementering. Det är ofta en väldigt intensiv period i nära samarbete med din partner. Men leveransen av ett affärssystem innebär ett mycket längre åtagande än så.
När du köper ett affärssystem, investerar du i en långsiktig affärsrelation. Kunskapen och kompetensen hos projektledare och implementationskonsulter är självklart viktig att säkerställa. Risken finns dock att du i ett upphandlingsskede missar att fånga upp de mer långsiktiga förutsättningarna för ett gott samarbete. Vad ingår och gäller exempelvis för löpande drift, support, kompletterande utbildning, licenser, uppgradering etc.? Organisationen ”bakom” de personer du möter är därför också ett viktigt kriterium att väga in för ett långsiktigt lyckat partnersamarbete. Du får inte bara ett nytt affärssystem, utan även en partner som ska hjälpa dig och din verksamhet att växa och utvecklas på lång sikt.
