5 vanliga misstag vid upphandlingen av ett nytt affärssystem – och hur du undviker dem

Att byta affärssystem är inte något som de flesta företag gör speciellt ofta. Det gör att kunskapen inför en upphandling kan vara begränsad. Många ställer sig frågan vad som är viktigast att tänka på inför valet av ett nytt affärssystem. Andra undrar vilka fällor som lurar när systemet ska implementeras.

Många går i fällan att tänka att ett nytt affärssystem ska fungera på precis samma sätt som det man har sen tidigare, speciellt om systemet är skräddarsytt för den egna verksamheten. Frågan du bör ställa dig är om det är rätt att låta kravställningen för en ny lösning spegla det system som företaget har arbetat i de senaste 10-15 åren?

Se istället bytet av affärssystem som en möjlighet att ompröva hur företaget jobbar. Ta chansen att låta dig utmanas av den implementationspartner du valt. Rätt partner hjälper dig att ifrågasätta gamla sanningar och hitta nya lösningar på vad som kan fungera ännu bättre utifrån hur ni vill arbeta framöver.

Olika branscher fungerar och gör affärer på olika sätt. För handelsföretag kan orderläggningen eller lagerhanteringen vara extra viktig. För producerande företag är det inköpsprocessen eller tillverkningen. Det betyder att kraven på affärssystemet skiljer sig åt.

För att få maximal utväxling av ditt nya system räcker det inte att välja en leverantör som är duktig på affärssystem. Var noga med att också välja en partner som förstår branschens unika utmaningar och förutsättningar. I valet av affärssystem gäller att balansera kunskap och best practice från branschen med ditt företagets unika behov. En partner med rätt kunskap kan hjälpa dig dra fördel av tidigare erfarenheter och samtidigt hitta det som hjälper er att differentiera er lösning för att spara pengar och resultat på sista raden.

Det händer att företag väljer affärssystem utifrån vad andra har valt snarare än sina egna behov. Ett för begränsat affärssystem blir lätt ett hinder för företagets fortsatta tillväxt. Ett för avancerat system riskerar att bli onödigt dyrt i både licens- och implementationskostnader.

Idag finns det affärssystem för alla storlekar av företag, från enklare redovisningssystem till mer kvalificerade ERP-lösningar. Vilket system som är rätt för din organisation beror på företagets storlek, komplexiteten i era affärsmodeller och hur många transaktioner som ska hanteras. För att hitta den bästa lösningen, ha en öppen dialog med den konsult eller leverantör du valt. Gör referensbesök och titta på andra verksamheter som liknar din och som använder systemet för att bekräfta att du valt rätt.

Många företag begår misstaget att underskatta det arbete som behöver göras i den egna organisationen för att få ett nytt affärssystem att flyga. Det rör sig om allt från att delta i det inledande kravarbetet, att tvätta och strukturera masterdata till att testa systemet inför driftsstart.

Det är ni som kan ert företag, era processer och har koll på den data ni har idag. Det är också ni som ska leva och arbeta med systemet när det väl är implementerat. Om du är tveksam till vilken arbetsinsats som kommer behövas, be din partner om hjälp för att få en bra bild av vad som krävs. Diskutera också vad som kan gå snett på vägen och sätt upp en gemensam plan för hur eventuella utmaningar ska hanteras.

På samma sätt som det är lätt att underskatta arbetsinsatsen som krävs är det vanligt att tro att det hela löser sig utan en formell projektstruktur. Men om de personer som ska få allt att hända samtidigt har kvar sitt vanliga 40-timmarsjobb vid sidan av är risken stor att både budget och tidsplaner krossas på vägen.

Utse därför en dedikerad projektledare som har tid, engagemang och mandat att driva projektet i mål. Glöm inte att ge projektledaren rätt och tillräckligt mycket resurser för att arbete ska kunna utföras på bästa sätt. Det blir din bästa garanti för att lyckat projekt som går i mål på tid och budget.