6 steg för bättre hållbarhetshantering

Om du jobbar inom livsmedels- och dryckesindustrin vet du att tiden är viktig. Dina kunder förväntar sig att produkterna ska vara färska och du har ett lager som kräver omsättning innan det förstörs och blir olämpligt för försäljning. För att lyckas med det måste du känna till utgångsdatumen för alla dina råvaror och sätta tidpunkten för deras användning och distribution därefter.

Men när ditt lager är fullt av olika ingredienser och färskheten på varorna från dina leverantörer varierar kraftigt hur kan du då klara av att hålla ordning på allt? Det kan kännas som en oändlig kamp för att uppdatera register och få ut försändelser i tid - men det behöver inte vara så.

Även om det alltid kommer att kräva ansträngning av din personal, är det mycket lättare att behärska hanteringen av produkters hållbarhet om du inför vissa åtgärder och kombinerar dem med modern teknik.

1. First expiry, first out-inventarier

Med tanke på att det finns många enskilda artiklar i lager som har varierade utgångsdatum bör du alltid välja att använda det med närmast förfallodatum när du plockar råvaror för produktion eller beställning. Ändå fortsätter vissa företag att använda FIFO-metoden (First-in, first-out) för att plocka av bekvämlighetsskäl istället för den mer idealiska FEFO-metoden (First-expiry, first-out).

Genom att använda FEFO-inventarielogik minskar inte bara förlusterna på grund av fördärv och gör att du får ut mer av det du köper, utan det hjälper dig också att leverera produkter till konsumenterna som är giltiga längre. Naturligtvis kräver det också att alla utgångsdatum loggas och är lättillgängliga och det är oöverkomligt att göra allt för hand.

Det leder oss däremot till vårt nästa tips…

2. Implementera integrerad affärsprogramvara

Det är slut med Microsoft Excel-kalkylblad - och än mindre pappersdiagram - för att få en ordentlig lagerkontroll i ditt företag i food-branschen. Det finns för stor risk för mänskliga fel när man använder dessa medel och det är alldeles för tidskrävande för att logga alla kritiska produktdata som du behöver.

Tack och lov har specialutvecklad teknik utvecklats för att hantera ärenden som rör informationsinsamling och databasunderhåll. De bästa som finns på marknaden är branschspecifika ERP-system (Enterprise Resource Planning), eftersom de inte bara tjänar till att spåra ditt lager. De är kraftfulla allt-i-ett-plattformar som hjälper varje avdelning i din organisation och driver holistiska förbättringar i hela företaget.

ERP:s helt digitala och integrerade egenskap är en klar fördel, eftersom du kan utnyttja kompletterande lösningar för att effektivisera verksamheten ännu mer, allt från ett enda gränssnitt. Från smarta sensorer och vågar till uppkopplad tillverkningsutrustning har du alltid de senaste uppdateringarna och kan flagga avvikelser och trender i realtid.

3. Använd informationsrika streckkoder

När det gäller att påskynda datainsamling är streckkoder (eller alternativt QR-koder) en ’game changer’. Massor av information kan rymmas på bara några centimeter och allt kan importeras till ditt system med en enda skanning vilket gör processen effektiv och felfri.

Om du dessutom använder streckkoder som följer GS1-standarderna kan du lättare registrera dina viktiga utgångsdatum så det är något som är värt att fastställa mellan ditt företag och dina leverantörer. För att återgå till ämnet integrationer som erbjuds av ERP, är synkronisering med handhållna scanners för omedelbar import av viktiga produktdata en annan viktig fördel med denna avancerade programvara.

4. Hantera leverantörer optimalt

Vi nämnde i början att olika leverantörer kommer att tillhandahålla varor med olika tidsperioder för lönsamhet och det är t.o.m. troligt att vissa enskilda leverantörer kommer att vara inkonsekventa från sändning till sändning. Även om du kanske inte direkt kan kontrollera datumintervallen för det du får bör du förhandla om villkor som överensstämmer med det som faktiskt tillhandahålls och genomföra kvalitetskontroller före mottagning för att granska inkommande sändningar.

Ett Food ERP som Aptean med Business Central hjälper till att hantera relationer med leverantörer genom en fullt konfigurerbar backend som gör det möjligt att lägga till och ta bort partners i leveranskedjan samt att kodifiera dina kontrakt med dem. Med den nivån av kontroll kan du känna dig säker på att du betalar rätt pris för de material du köper.

5. Sök försäljningsmöjligheter för kortvariga produkter

Även om du använder de fyra ovanstående strategierna kommer ditt företag garanterat att ha osålda produkter som närmar sig sitt utgångsdatum och som måste säljas omedelbart för att få tillbaka ens en bråkdel av kostnaderna som gick till deras produktion. Den gammaldags metoden att erbjuda en rabatt på priset och ringa upp potentiella köpare för att göra en affär är säkert fortfarande en lämplig taktik för att uppnå detta mål.

Här kan återigen supply chain management-funktionerna i en ERP-lösning komma väl till pass eftersom de gör att du enkelt kan introducera nya kunder inom plattformen så att försäljning kan ske. De tillhandahåller också exakta prissättningsverktyg som gör det mycket enklare att beräkna dina rabatter och granska vinstmarginaler.

6. Analysera mönster och justera inköpen

Även om du tror att dina inköpsplaner tjänar din organisation väl ligger det i ditt eget intresse att analysera siffrorna och se över resultaten du uppnår. Du kanske upptäcker att svinnet fortfarande är för stort och bestämmer dig för att se över dina rutiner för hantering av hållbarhetsinventarier, eller så kanske du bestämmer dig för att en leverantör är mer pålitlig när det gäller färskheten på de produkter de levererar.

Robusta finansiella analyser är ännu en viktig komponent i ett affärssystem och kan skapa datavisualiseringar som ger en bild av ditt resultat bättre än vad någon intäktsrapport kan göra. Detta underlättar i sin tur ett välgrundat beslutsfattande som kan leda till ännu större framgångar längre fram.

Bättre processer för hantering av hållbarhetstider kan frigöra större synlighet för data, högre lönsamhet och bättre kundupplevelser. En ERP-plattform som är utvecklad speciellt för food-företag som ditt är avgörande för att se till att du skördar alla dessa belöningar från dina ansträngningar eftersom det bara är med den tekniska grunden som du kan dra nytta av de strategier som diskuterats här.

Aptean Food & Beverage ERP för Business Central utmanar konkurrenterna eftersom den utformades med årtionden av samlad branschkunskap och en djup förståelse för bästa praxis, inklusive de som rör att få ut det mesta av dina råvaror. Vårt system är fullt skalbart och vi erbjuder flexibla molnimplementeringar utöver traditionella installationer på plats för organisationer som vill maximera tillgängligheten och de mobila funktionerna.

Behöver du ytterligare en anledning att överväga ett nytt affärssystem för dina behov av mjukvarulösningar, eller är du redo att lära dig mer om Aptean Food & Beverage ERP för Business Central och de verktyg som finns för hantering av produkters hållbarhet? Kontakta oss och få en personlig demo.