7 frågor att ställa dig när du ska implementera ett nytt IT-system i din verksamhet
Har du nyligen köpt in i ett nytt IT-system för att förenkla och effektivisera era processer? Då står du sannolikt inför utmaningen att introducera det nya systemet i verksamheten och inte minst motivera dina medarbetare att använda det. Genom tydlig förändringsledning kan du skapa rätt förutsättningar för verksamheten att ta in det nya systemet på bästa möjliga sätt.
Vi har samlat de sju viktigaste frågorna du bör ställa dig för att framgångsrikt implementera ert nya IT-system i verksamheten!
1. Varför gör vi det här?
Möjligen den mest väsentliga frågan du bör kunna besvara för att dina medarbetare ska förstå syftet med förändringen är varför. Ett exempel kan vara att ni behöver göra besparingar eller digitalisera delar av verksamheten för att effektivisera och utveckla er verksamhet. Vet dina medarbetare om varför ett så omfattande arbete görs blir det lättare för dem att gå igenom den förändring som det innebär med ett nytt IT-system.
2. Vad får dina medarbetare ut av det?
Förutom att förstå varför ni gör det behöver även dina medarbetare få veta hur förändringen gynnar dem. Kommer det exempelvis innebära sparad tid som de istället kan lägga på arbetsuppgifter som är mer meningsfulla? Det blir betydligt lättare att motivera större förändringar genom att peka på konkreta fördelar även för individen.
3. Vad kommer förändringen innebära?
Gör en analys och en kartläggning över vilka avdelningar, roller och team som blir direkt och indirekt påverkade av förändringen. Detta för att få en bättre förståelse för vad förändringen kommer att innebära för specifika individer och avdelningar och hur ni ska utvecklas framåt tillsammans.
4. Hur motiveras mina medarbetare?
Många tycker att förändring är både roligt och utvecklande, medan andra personer kan behöva en morot för att hänga på en förändringsresa. Förstår du själv syftet med arbetet kan du lättare anpassa dina argument efter olika medarbetare. Medan vissa vill vara med i processen och förstå varje del behöver andra bara förstå målet med förändringen. Det är din uppgift att anpassa förändringen efter dina medarbetare så att alla blir nöjda och glada!
5. Vad är slutmålet?
Formulera delmål och slutmål med tydliga nyckeltal och KPI:er för att lättare utvärdera ert arbete och göra justeringar därefter. Målen kan vara stora som små – det viktiga är att de är tydliga och att ni kan motivera för att de är både realistiska och genomförbara.
6. Är ledningen med på tåget?
Förutom att få med era medarbetare på förändringsresan bör även ledningen vara med på tåget och styra loket i rätt riktning. De bör äga arbetet och ansvara för att förändringen integreras i dagordningen. Det vill säga att det finns tid att lägga på att arbeta med förändringarna. Ser man det som en bisyssla som man plockar fram när det finns tid över riskerar hela projektet att falla mellan stolarna och dra ut på tiden.
7. Är vi ute i god tid?
Tänk på att förändringar tar tid att både arbeta fram och implementera i verksamheten. Se därför till att börja med förändringsarbetet i mycket god tid, gärna så snart som möjligt efter att beslutet har tagits. Redan då bör ni veta varför förändringen ska ske och hur det kommer att gynna hela verksamheten. På så sätt kan ni också informera och förbereda medarbetare som påverkas av förändringen innan det är skarpt läge.
