7 saker att tänka på när du ska välja WMS-system för din verksamhet

Nya konsumentbeteenden och krympande marginaler har förändrat spelreglerna för i princip alla företag som sysslar med handel. En förutsättning för att du ska bli lönsam är att du har ett lagerhanteringssystem som lever upp till de krav som ställs idag. För att kunna möta kundens förväntningar behöver du kunna anpassa dig snabbt, parera svängningar och förändra dina processer oftare än tidigare.

En del företag kan hantera utmaningen med sitt nuvarande affärssystems befintliga lagerhanteringsfunktionalitet. Andra väljer att satsa på ett dedikerat WMS-system (Warehouse Management System) som kan optimera lagret baserat på realtidsinformation och historiska trender.

Hur vet du vad du ska välja och vad ska du tänka på för en lyckad implementering? WMS-experten Fredrik delar med sig av sina bästa tips.

Kartlägg och förstå dagens och behov

Först och främst måste ni kartlägga hur företagets behov ser ut och vad syftet är med att införa ett WMS-system. Behöver ni spara de sista kronorna på varje orderrad? Uppnå en högre grad av automatisering? Minska beroendet av att viktiga nyckelpersoner håller information i huvudet? Få ordning och reda på lagret? Mer tillförlitliga saldon? Om du inte vet vad du har för behov kommer du inte att få ett system som passar din verksamhet. Eftersom ingen vet vilket behov som finns i framtiden behöver du också tänka på att välja flexibilitet och standardlösningar så långt det går.

Vilken funktionalitet finns i ditt ERP-system idag?

Många ställs inför valet om det räcker med den funktionalitet som finns i det befintliga affärssystemet eller om det behöver kompletteras med en dedikerad WMS-lösning. Vilken väg som är rätt för ditt företag beror på vad ni har för krav och hur komplexa era processer är. Om ditt ERP-system motsvarar 80 procent av era krav kan det vara en idé att anpassa lösningen efter företagets behov. Men om affärssystemet bara klarar av att uppfylla era krav till 20 procent är en komplett WMS-lösning en bättre väg att gå.

Vad behöver du för inmatningsenheter?

Vad behöver du ha för inmatningsenheter på lagret? Oavsett om du behöver sträckkodsläsare, handdatorer eller pick by voice-teknik kommer det att ha betydelse för ditt val av WMS-system.

Bedöm mer än bara funktion

När du har valt väg är det dags att scanna av marknaden för att hitta rätt lösning och leverantör. Välj den lösning som matchar era krav bäst funktionsmässigt så att ni kan välja en så standardiserad lösning som möjligt. Det kommer ni att vinna på i längden.

Det är också viktigt att bedöma leverantören. Hur många gånger har leverantören implementerat sina lösningar och i vilken typ av projekt? Har de erfarenhet av er bransch och de logistiklösningar som ni behöver?

Tvärfunktionellt arbete är ett måste

Är projektet att välja WMS-lösning drivet från logistikorganisationen på egen hand får företaget förmodligen de funktioner som behövs för att stödja verksamheten, men risken finns att integrationen med den befintliga IT-miljön kommer i andra hand. Om det är IT-chefen som drar i projektet är risken den motsatta: att verksamhetens behov blir sekundära.

Oavsett vilken sida du kommer från är det viktigt att teama upp och arbeta tvärfunktionellt. Arbetsgruppen bör även innefatta nyckelpersoner från ekonomi, sälj- och marknadssidan. Om du ska optimera logistiken för att möta nya konsumentbeteenden måste vi veta vilka beteendena är.

Vad kommer det att kosta?

När du jämför kostnader är det inte bara de timmar som läggs på projektet som du behöver ta hänsyn till utan alla de kostnader som tillkommer under projektets livslängd. Om du om tre år behöver göra ett nytt projekt för att anpassa dig efter nya konsumentbeteenden blir det snabbt en dyrare affär än vad du först hade tänkt dig.

Kommer du kunna ändra dina processer utan att behöva ringa alla konsulter igen? Hur fungerar det med uppdateringar? Har du möjlighet att välja standardlösningar kommer det underlätta längre fram i och med att du kan ta del av uppdateringar som löpande görs av leverantören, baserat på alla användares behov och marknadens utveckling.

Klä på en process i taget

Tänk på att det är när du valt system som det verkliga jobbet börjar. Hur bra du kommer att lyckas beror på projektet. För att lyckas behöver du ha ett agilt arbetssätt som låter dig bygga en bit i taget med tät dialog mellan inblandade parter, korta avstämningar och återkommande workshops. I designstadiet är det svårt att föreställa sig alla detaljer och hur systemen ska samverka men det kommer förhoppningsvis att ge sig under arbetet gång. Klä på en process i taget tills det är klart.