ABC-klassificering för bättre lagerhållning

Ett ständigt växande antal produkter och större förväntningar på snabba leveranser har de senaste åren gjort lageroptimering till en allt viktigare fråga. Att minska på lagret, skära ner på kostnader och samtidigt bli ännu bättre på att möta kundernas behov kan låta som en svår nöt att knäcka, men det behöver det inte vara. Åtminstone inte om du har en bra förståelse för hur ditt lager är uppbyggt, vilka artiklar du har och vilket värde de tillför verksamheten. Ett bra verktyg för att skapa denna förståelse är ABC-klassificering.

– Artiklarna delas in i tre olika kategorier utifrån hur mycket värde de tillför verksamheten. A-artiklarna är viktigast och motsvarar ungefär 80 procent av värdet. B-artiklarna motsvarar runt 15 procent av värdet och minst värde har C-artiklarna. Ofta visar det sig att de värdefulla A-artiklarna står för en ganska liten del av det totala antalet produkter. Detta följer 80/20-regeln som innebär att ungefär 20 procent av artiklarna står för 80 procent av värdet, berättar Julia Montgomery, Customer Success Manager på EazyStock.

Fokusera på A-artiklarna

När du har identifierat vilka artiklar som hör till vilken kategori har du skapat dig en bild av vilka artiklar du ska lägga mest tid på så att du i nästa steg kan bestämma vilka lagerstrategier du ska ha för de olika kategorierna.

– ABC-analysen kan du till exempel ha som grund när du bestämmer vilken servicegrad du ska sätta på de olika artiklarna och vilka lagernivåer du ska hålla. För att alltid kunna leverera de viktiga A-artiklarna behöver du uppdatera efterfrågeprognoserna regelbundet och öka servicegraden genom att ha ett större säkerhetslagar. Bara genom att justera så att du har rätt kvantiteter i lager, inte mer och inte mindre, kan du göra stora besparingar i både inköpskostnader och lageryta.

XYZ-analys tar lageroptimeringen ett steg längre

Att förstå hur ABC-analys fungerar är inte svårt. För att gå ännu mer på djupet kan du klassificera ABC-artiklarna i tre subgrupper utifrån efterfrågan och därmed få nio olika grupper. Här pratar vi om XYZ-analys.

– X-artiklarna har jämn efterfrågan. Y-artiklarna kan till exempel vara säsongsartiklar med större variationer i efterfrågan. Z-artiklar har en oregelbunden efterfrågan som är svår att förutse. När du har gjort din analys kan det vara lämpligt att lägga en lägre servicenivå på Y- och Z-artiklar. Genom att inte lagerhålla produkter du säljer mer sällan kan du frigöra mycket kapital, förklarar Julia.

Så använder du resultatet

Om du behandlar alla varor på ditt lager likadant, gör lika stora inköp och har lika stort säkerhetslager oavsett artikel kommer du med största sannolikhet att köpa in för mycket av en del varor och för lite av andra. Efter att ha gjort en ABC-analys vet du vilka artiklar som är viktigast och i regel de artiklar du bör lägga mest energi på – dina A-artiklar.

För att garantera tillgänglighet av A-artiklar kan du till exempel uppdatera efterfrågeprognoserna oftare och hålla ett högre säkerhetslager. C-artiklar däremot är inte lika kritiska för verksamheten så dem behöver du inte hålla i lager i lika stor utsträckning.

Kalkylark eller dedikerat lageroptimeringssystem?

Det är inte ovanligt att företag kategoriserar sina artiklar, men ju fler artiklar desto svårare att göra arbetet manuellt. Istället kan det vara läge att komplettera företagets affärssystem med ett lageroptimeringssystem som är byggt för att kunna optimera stora mängder data.

– Specialiserade lageroptimeringssystem kan göra beräkningar av prognos och inköpsparametrar och automatiskt klassificera och kategorisera alla artiklar utifrån deras nuvarande status. Affärssystemet förser lageroptimeringssystemet med nödvändig säljhistorik och sedan görs alla beräkningar automatiskt. Systemet räknar själv ut den optimala lagernivå som behöver hållas för att möta den önskade servicegraden. Genom att automatisera inköpen ser du till att du alltid har rätt kvantiteter på lagerhyllorna, säger Julia.

En annan fördel med att använda ett lageroptimeringssystem för sin ABC- och XYZ-klassificering är att beräkningarna alltid är uppdaterade. Varje gång nya data importeras går systemet igenom om det har skett några förändringar.

– En människa är bra på att bygga relationer och prata med leverantörer och kunder, men inte lika bra på att se mönster och förändringar i stora datamängder. Systemet ser när det sker förändringar och kan uppdatera säkerhetslager, servicenivå och beställningspunkter direkt. Det gör också att du kan fånga upp trender som du annars hade missat, till exempel artiklar som sjunker i försäljning eller att en artikel har gått från B-klass till A-klass, säger Julia.

Lägg din tid där den gör som mest nytta

Med ett automatiserat system som hjälper dig att ha rätt produkter i lager frigör du tid för såväl inköpare som planerare. Det är tid som enligt Julia kan användas på bättre sätt:

– I en värld där allting hela tiden går lite snabbare behöver vi bli bättre på att lägga vår tid där den gör som mest nytta. Med ett automatiskt system och ett slimmat lager kan du ta snabbare beslut, vara alert på förändringar och hänga med när marknaden förändras. Något som kommer att bli ännu viktigare i framtiden.